Proteja sus datos confidenciales: Gestión de documentos con potentes controles de metadatos

Una de las consideraciones más importantes para cualquier empresa es cómo asegurar y proteger eficazmente la información confidencial. Según una encuesta de AIIM, el 60 % de las grandes empresas afirma que el impacto potencial de una fuga de información confidencial sería alto, y para el 13 % sería desastroso, lo que subraya aún más la importancia de garantizar que los documentos confidenciales de su organización estén protegidos de accesos no autorizados.

Definir y aplicar políticas y procesos para determinar quién está autorizado a acceder, editar y aprobar documentos específicos es de vital importancia para empresas de todos los tamaños y sectores. Y aunque las políticas relacionadas con los permisos de acceso pueden variar en función de su negocio, muchas organizaciones hoy en día están aprovechando los metadatos para crear una estrategia más inteligente y exitosa para proteger los activos de información confidencial.

CSP frente a ECM: las principales diferencias

La información de un sistema tradicional de gestión de documentos basado en carpetas suele heredar los permisos de acceso de la carpeta en la que reside. Un enfoque adicional soportado por muchos sistemas de gestión de documentos es lo que se conoce como Lista de Control de Acceso (ACL), que es básicamente una lista de permisos de acceso que se pueden asignar a una carpeta específica, que luego es heredada por todos los documentos almacenados en esa carpeta.

Estos enfoques basados en carpetas son intrínsecamente inflexibles y restrictivos porque dependen de que la información resida en una única ubicación (una carpeta), lo que plantea un dilema, ya que las diferentes versiones de los documentos suelen residir en más de una carpeta. Este intratable problema simplemente no puede resolverse de forma eficaz con los enfoques basados en carpetas.

GartnerDefinición de servicios de contenidos

Las soluciones de software de gestión de documentos más avanzadas de la actualidad ofrecen nuevas formas de derivar la configuración del control de acceso de los metadatos, lo que hace que el proceso de establecimiento de permisos para documentos y otra información sea dinámico y automático. Los permisos basados en metadatos y la pista de auditoría y registro de eventos asociados también ayudan a las organizaciones a demostrar que realmente siguen las políticas de control de acceso que han definido.

De los procesos orientados a los contenidos a los orientados a los servicios

En una solución basada en metadatos, el acceso a los contenidos puede controlarse mediante una combinación de permisos específicos para cada objeto y ACL determinadas automáticamente por sus metadatos. La idea es que en lugar de heredar la configuración de control de acceso de una carpeta contenedora, un documento debería tener sus permisos de acceso finales derivados de sus metadatos, por lo que un solo documento podría ser accesible a los miembros de un equipo de proyecto, a un determinado grupo de directivos, a toda la dirección y contabilidad, sólo a los empleados con una determinada habilitación de seguridad, o cualquier combinación de estos. Además, los permisos pueden cambiar automáticamente en función del estado del flujo de trabajo de un documento, ya esté en borrador y en proceso de revisión, o aprobado y listo para ser publicado. Y simplemente asignando o cambiando los metadatos del documento se pueden ajustar automáticamente los permisos según convenga.

De forma similar, puede especificar los miembros de un proyecto con propiedades de metadatos y configurar el sistema de gestión documental para que herede los permisos de los documentos relacionados con un proyecto del propio objeto de proyecto. De este modo, puede cambiar dinámicamente los permisos de todos los objetos relacionados con el proyecto añadiendo o eliminando miembros del proyecto en el objeto de proyecto. También puede implementar permisos basados en roles de tal forma que los gestores de proyecto tengan acceso completo a todo el contenido del proyecto, mientras que los ingenieros de proyecto sólo vean los tipos de documentos que son relevantes para su trabajo.

Ventajas de una plataforma de servicios de contenidos

El control de acceso es un componente fundamental de la gestión documental, y M-Files a nuestros clientes una forma revolucionaria de gestionar el acceso a la información confidencial.

Otras soluciones de ECM presumen de contar con capacidades de gestión de permisos basadas en metadatos, pero estos sistemas solo incluyen controles de seguridad de primera generación basados en metadatos que obligan a los administradores a definir propiedades de tipo «nivel de seguridad» que afectan a los permisos. Con M-Files, cualquier propiedad (o atributo) de metadatos puede servir como base para definir quién tiene acceso o privilegios de edición sobre un documento o una clase de documentos (por ejemplo: el grupo de proyecto tiene acceso a la documentación del proyecto). Además, se pueden combinar varias propiedades de metadatos para establecer los permisos (por ejemplo: el grupo de proyecto tiene acceso a la documentación del proyecto, excepto si la clase es «Presupuesto»).

M-Files: un líder visionario en el mercado de los CSP

M-Files en la gestión de permisos elimina las demoras y las conjeturas, ya que los usuarios solo tienen que definir cuál es el contenido, y el sistema establece los permisos en consecuencia basándose en las propiedades de sus metadatos. Esto se traduce en un control de acceso más eficaz y eficiente, auditorías de seguridad más satisfactorias, así como un entorno de gestión de contenidos más fluido y dinámico.

Por qué M-Files reconocido en el Cuadrante Gartner

M-Files más allá de los controles básicos de seguridad de metadatos, ya que permite que cualquier propiedad de metadatos determine los privilegios de acceso y edición. Esta flexibilidad garantiza que su organización pueda adaptar la seguridad de sus documentos a sus necesidades específicas, mejorando tanto la seguridad como la facilidad de uso.

¿Está preparado para adoptar el futuro de la gestión de contenidos con una plataforma de servicios de contenidos? Programe una demostración gratuita o inicie su prueba gratuita hoy mismo.