Revisión de contratos mediante IA: de la información a la acción

Los contratos rara vez llegan en el momento oportuno ni siguen los procedimientos habituales.

Parece que siempre llegan nuevos contratos con clientes justo cuando el departamento jurídico está gestionando una larga lista de revisiones, los proveedores envían sus propias condiciones en lugar de aceptar el texto estándar de la empresa y las renovaciones vuelven con cambios ocultos en páginas muy avanzadas del documento.

El mayor reto consiste en comparar las condiciones con los requisitos internos y decidir qué pasos dar a continuación. La IA ofrece la oportunidad de cambiar ese modelo, pero solo si la IA participa de forma activa.

Tomar las mejores decisiones en el proceso de revisión de contratos

Un revisor de contratos con experiencia sabe en qué fijarse porque ha llevado a cabo este proceso en numerosas ocasiones, aprendiendo algo nuevo cada vez para mejorar sus competencias. Sabe qué cláusulas son habituales, qué desviaciones son relevantes y qué cuestiones deben dar lugar a un análisis más detallado.

La automatización tradicional resulta útil cuando la información y las decisiones siguen reglas predecibles, pero la redacción de los contratos no siempre se ajusta a ellas. Por ejemplo, una cláusula de limitación de responsabilidad puede aparecer en distintos lugares o estar redactada de forma diferente de un contrato a otro. Las condiciones de pago pueden parecer aceptables a primera vista, pero diferir de las condiciones preferidas por la organización. Es posible que las cláusulas esperadas ni siquiera figuren.

En el proceso habitual, las organizaciones tienen que revisar manualmente cada acuerdo o se arriesgan a que se les pasen por alto excepciones importantes.

Esto cambia cuando pueden aplicar el contexto empresarial histórico al proceso, permitiendo que la IA realice el análisis repetitivo de primera línea y derive las excepciones para su revisión.

Conoce al agente de revisión de riesgos contractuales de « M-Files »

M-Files A principios de este año, presentamos los «Custom Agents», que automatizan los pasos del flujo de trabajo que dependen de la lectura de contenidos y la toma de decisiones. Un ámbito en el que tanto los clientes actuales como los potenciales han mostrado interés es el de un agente de revisión de riesgos contractuales.

Al crear un agente de revisión de riesgos contractuales, las organizaciones pueden definir los requisitos que desean que el agente evalúe y, cuando el contrato entrante llega a « M-Files », el agente analiza el acuerdo en función de esos requisitos predefinidos.

Por ejemplo, el agente podría evaluar si se incluyen las cláusulas previstas, identificar términos que se desvíen de las normas de la organización, extraer información relevante del contrato y señalar las disposiciones que requieran una atención especial. Además, el agente también puede evaluar aspectos como la limitación de responsabilidad y utilizar su análisis para determinar el nivel de riesgo del acuerdo.

Ahí es donde se produce el cambio fundamental: comprender, evaluar y, a continuación, actuar, en lugar de limitarse a revisar y resumir un contrato.

• Comprender: En primer lugar , el agente interpreta el contrato. En lugar de basarse únicamente en la ubicación de un campo o en una frase concreta, la IA deM-Files analiza el contenido para identificar las cláusulas, los términos y la información del acuerdo que sean relevantes. El objetivo es comprender la información necesaria para el proceso.
• Juez: A continuación, el agente evalúa los resultados obtenidos comparándolos con los requisitos predefinidos de la organización.
  • ¿Falta alguna cláusula obligatoria?
  • ¿Las condiciones de pago se apartan de las habituales en la organización?
  • ¿Es necesario examinar más a fondo alguna disposición?
  • ¿Aumenta el riesgo del contrato la combinación de estos factores?

Aquí es donde la IA de « M-Files » convierte el conocimiento que tradicionalmente reside en la mente de las personas en criterios repetibles dentro del proceso de contratación, aplicando de forma coherente los requisitos definidos por la organización para que los expertos puedan revisar rápidamente en qué casos se necesita su experiencia.

• Actuación: Por último , el análisis se traduce en medidas concretas. Si el contrato cumple los requisitos definidos, puede seguir su curso a través del flujo de trabajo correspondiente. Si el agente detecta una excepción, la señala. Si el contrato cumple los criterios de alto riesgo de la organización, el flujo de trabajo lo remite al departamento jurídico para su revisión.

Convertir el contexto en acciones asistidas por IA

Un contrato no tiene valor por las palabras que figuran en sus páginas. Lo que le da valor son las relaciones: un cliente o un proveedor, un tipo de acuerdo, un proyecto, un responsable, un proceso de aprobación y los requisitos empresariales de la organización.

M-Files se basa en un grafo de objetos empresarial que vincula el contexto empresarial y sienta las bases que permiten a la inteligencia artificial trabajar con información empresarial regulada.

El siguiente paso para la IA empresarial es pasar a la acción

La primera oleada de IA generativa demostró a las organizaciones la rapidez con la que la IA podía leer, resumir y responder preguntas sobre la información. Resumir un contrato es útil, pero saber que el contrato incumple una cláusula dentro de un requisito empresarial definido y utilizar esa constatación para poner en marcha el proceso de revisión adecuado es donde la IA empieza a cambiar la forma de trabajar.

El proceso de revisión de contratos ilustra un valioso caso de uso que muestra cómo « M-Files Custom» ayuda a las organizaciones a incorporar la IA en la toma de decisiones. Analizaremos otros casos de uso de la IA empresarial que ayudarán a las organizaciones a eliminar las fricciones operativas, lograr una ventaja competitiva y avanzar en su proceso de adopción de la IA.