Comment intégrer en toute sécurité l'IA dans votre pile technologique ?

Trois façons d'utiliser Aino M-Files Aino la comptabilité

Les cabinets d'expertise comptable sont confrontés à de nouveaux défis en matière de sécurité des données liés à des plateformes telles que ChatGPT, Google Gemini et Microsoft Copilot. Certains collaborateurs partagent des données clients sur des plateformes publiques de GenAI, malgré les consignes strictes de leur cabinet. Ils utilisent ces plateformes pour un large éventail de tâches, telles que la recherche comptable, la révision des documents de travail, la communication avec les clients, etc.

Les entreprises doivent déterminer comment intégrer l'IA dans leur pile technologique en toute sécurité. La meilleure façon d'avancer est de fournir à leur personnel des ressources approuvées par l'entreprise.

Dans cet article, nous allons voir comment les comptables peuvent utiliser Aino leur travail quotidien, à l'aide d'exemples tirés directement du système.

Gagner du temps avec la comptabilité alimentée par l'IA

Ayant déjà travaillé dans l'expertise comptable, j'ai l'habitude de jongler avec des centaines de documents pour plusieurs clients et avec des échéances, le tout en l'espace de quelques mois. Il m'arrivait régulièrement d'examiner ces documents pour me familiariser avec l'approche unique du client et comprendre si c'était bien ce que j'avais demandé. Nous étions toujours à la recherche d'une meilleure solution !

Grâce à la technologie d'intelligence artificielle (IA) M-Files , Aino le travail intellectuel à un niveau supérieur en mettant la base de données de votre entreprise à portée de main. M-Files Aino organise les informations, comprend le contexte des documents et permet aux utilisateurs d'interagir facilement avec leur contenu. Aino du temps aux utilisateurs en automatisant les tâches administratives nécessaires telles que la synthèse de contenu, la recherche comptable, la saisie de données et bien plus encore !

Le modèle de langage naturel Aino permet aux utilisateurs d'interagir facilement avec leur contenu et la plateforme.

L'avantage du traitement du langage naturel (NLP)

Les techniques de la PNL permettent aux ordinateurs de comprendre le langage humain. Elles comblent le fossé entre ce que les humains parlent et écrivent et ce que les ordinateurs peuvent traiter. Selon Gartner, "la PNL fournit des formes intuitives de communication entre les humains et les systèmes. La PNL comprend des techniques linguistiques computationnelles (symboliques et subsymboliques) visant à reconnaître, analyser, interpréter, étiqueter automatiquement, traduire et générer (ou résumer) des langues naturelles"*.

M-Files Aino la manière dont les utilisateurs peuvent interagir avec la technologie du traitement du langage naturel (NLP). Aino capable de traduire et de générer du texte à partir d'informations provenant de partenaires et destinées au personnel. De plus, Aino ajouter des métadonnées Aino génère lui-même aux documents.

Aino du temps

Selon le rapport annuel du Work Trend Index, 70 % des personnes délégueraient du travail à l'IA pour alléger leur charge de travail. Les chefs d'entreprise sont deux fois plus susceptibles d'affirmer que l'IA apportera une valeur ajoutée en augmentant la productivité plutôt qu'en réduisant les effectifs.

Dans la section suivante, nous nous concentrerons sur les types de documents suivants sur lesquels les comptables travaillent fréquemment ou qu'ils reçoivent de leurs clients :

• Lettres de mission/contrats
• Baux
• Soutien fourni par le client

Confirmation de l'exhaustivité

En ce qui concerne les lettres de mission et les contrats, les comptables vérifient tout d'abord si ceux-ci ont bien été signés par les signataires autorisés. Ensuite, ils s'assurent que la durée et les honoraires correspondant aux services concernés sont correctement indiqués. Aino savoir rapidement qui a signé votre document et à quelle date. Il permet également de déterminer le coût total de la mission.

Dans l'exemple ci-dessous, nous interrogeons Aino trois requêtes. Les réponses fournies nous permettront de gagner du temps en nous évitant de passer en revue chaque page manuellement.

Query: Qui est le signataire de ce document ?

Aino: Kyle Gillette

Demande de renseignements: Quand cette lettre d'engagement a-t-elle été signée ?

Aino: 01/04/24

Demande de renseignements: Quel est le coût des services ?

Aino: 50 000 $

Pour s'assurer qu'ils ont bien compris, les utilisateurs peuvent consulter le document soit via l'onglet « Aperçu », soit en l'ouvrant. Ils peuvent ainsi vérifier que les Aino correspondent bien au contenu du document. Une fois qu'ils savent ce qu'ils recherchent, ils peuvent le faire rapidement.

Résumer le contenu

Les clients fournissent souvent des baux de plusieurs dizaines de pages. Ils peuvent également être rédigés dans une langue différente en fonction de la localisation de l'objet ou du bien loué. Cela augmente le temps que le comptable doit consacrer à l'examen du document, afin de trouver les informations qu'il recherche pour étayer ses conclusions.

Avec M-Files Aino, vous pouvez demander un résumé du document dans votre langue. Cela permettra aux comptables de vérifier s’ils disposent des documents appropriés correspondant à leur demande. Ils peuvent également interroger Aino le montant du loyer, les révisions de loyer, le bailleur et le locataire, et bien plus encore. Une fois que le comptable a cerné ce qu’il recherche, il peut facilement ouvrir le document et vérifier si Aino les informations correctes.

Dans l'exemple ci-dessous, nous posons Aino questions Aino en même temps. Aino à chacune d'elles en conséquence.

Demande de renseignements: Qui sont le bailleur et le preneur dans ce bail ?

Aino: Bailleur : Real Estate Inc. Locataire : Acme

Demande de renseignements: Quel est le coût de la première année de location ?

Aino: Loyer pour la première année : 60 000,00 $

Question: De combien le loyer augmente-t-il annuellement entre l'année 1 et l'année 2 ?

Aino: Augmentation annuelle du loyer entre la première et la deuxième année : 10 000,00 $

Question: Le bail prévoit-il d'autres augmentations de loyer ?

Aino: Ce bail prévoit d'autres augmentations de loyer, le loyer augmentant de 10 000,00 $ par an.

Gestion de l'assistance fournie par le client

Les clients fournissent des ensembles de données dans divers formats, tels que Microsoft Excel et PDF. Afin de faire gagner du temps aux comptables lors de la mise en forme de ces documents, ceux-ci peuvent poser Aino des questions Aino concernant les tableaux ou les listes fournis par les clients. Dans l'exemple ci-dessous, nous demandons Aino calculer le total des dépenses sur plusieurs transactions.

Demande de renseignements: Quel est le montant total des dépenses publicitaires ?

Aino: 125 000 $

Demande de renseignements: Quelle est la période couverte par ce calendrier ?

Aino: Pour l'exercice clos le 31 décembre 2023.

Après avoir examiné le tableau des dépenses, nous pouvons constater que 125 000 $ sur 228 000 $ de dépenses totales de marketing ont été attribués aux dépenses de publicité pour la période se terminant le 31/12/23.

FAQ

Q : Notre cabinet gère de nombreuses informations sensibles. Comment M-Files Aino la sécurité et la confidentialité des informations de mes clients ?

R : Aino les paramètres de sécurité et les droits d'accès déjà définis dans votre M-Files . Les utilisateurs ne pourront consulter ou demander que les documents auxquels ils ont accès. Contrairement aux plateformes GenAI publiques, les informations et les requêtes stockées dans M-Files au sein de l'environnement de sécurité de l'entreprise, ce qui réduit globalement le risque de faille de sécurité.

Q : M-Files Aino le traitement du langage naturel (NLP). Faut-il un certain temps pour apprendre à utiliser efficacement cette technologie ?

M-Files Aino immédiatement opérationnel, car M-Files utilise des métadonnées et la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) pour analyser le contenu des documents. La base de données à partir de laquelle Aino ou fournit des informations existe déjà dans votre coffre-fort. Grâce à la capacité M-Files à maintenir une source unique de vérité et à organiser les documents en fonction de leur nature plutôt que de leur emplacement de stockage, Aino facilement et rapidement se mettre au travail pour aider ses utilisateurs.

*Source : https://www.gartner.com/en/topics/artificial-intelligence#q6

BIO :

Courtney Kunzig, expert-comptable Responsable des solutions sectorielles, Comptabilité M-Files

Courtney Kunzig, comptable chevronnée dotée d'une expérience variée acquise à travers divers postes et secteurs d'activité, occupe actuellement le poste de responsable des solutions sectorielles pour la comptabilité chez M-Files. Son expertise réside dans la mise à profit de la technologie pour améliorer l'expérience des employés, rationaliser les processus manuels et optimiser la gestion du temps dans le domaine de la comptabilité.

Leadership éclairé et apparitions

Articles publiés :

• "Q&R sur l'automatisation dans la comptabilité"
  • Kunzig explore le rôle critique de l'intelligence artificielle et de l'automatisation pour les cabinets comptables. L'article approfondit les applications pratiques et les stratégies pour réduire les tâches manuelles et s'engager dans une transformation numérique.
• "Combler les lacunes en matière de compétences comptables grâce à la rétention et à l'automatisation"

• Mme Kunzig présente des stratégies innovantes pour combler les lacunes en matière de compétences dans le secteur de la comptabilité. Elle souligne l'importance de la rétention et de l'automatisation dans le développement des talents et le maintien de la compétitivité.

• "Le rôle essentiel de l'IA dans le renforcement de la cybersécurité des cabinets d'experts-comptables

• Mme Kunzig met en lumière le rôle essentiel de l'intelligence artificielle dans le renforcement de la cybersécurité au sein des cabinets d'experts-comptables. Son article explore les applications pratiques et les mesures proactives pour protéger les données sensibles.

Le leadership éclairé et les contributions de Courtney Kunzig soulignent son engagement à faire progresser le domaine de la comptabilité grâce à des solutions axées sur la technologie. Son expertise trouve un écho auprès des professionnels qui cherchent à optimiser les flux de travail, à garantir la conformité et à améliorer l'expérience des clients.