Pourquoi le contrôle des documents techniques est défaillant et comment y remédier

Le plan qui se trouve dans l'atelier n'est pas celui qui a été validé.

Ça commence toujours de la même façon.

Une demande de modification est émise. Un fournisseur soumet un dossier. Une autorité de régulation programme un audit. Du jour au lendemain, il faut prouver quelle version était officielle, qui l’a approuvée et si les personnes concernées en ont bien pris connaissance.

Les ingénieurs passent au crible les fils de discussion par e-mail à la recherche de la dernière version d'un plan. Les responsables du contrôle des documents reconstituent les registres d'envoi de mémoire et en fouillant dans leur boîte de réception. Les chefs de projet tentent de se rappeler quel fournisseur a accusé réception de quel dossier, et lequel n'a jamais répondu. Les responsables de la conformité demandent une piste d'audit PSM/MOC qui se trouve dans trois systèmes différents, dont aucun ne correspond aux autres.

Tout le monde travaille dur. Personne ne travaille à partir de la même version.

C'est ainsi que se présente aujourd'hui la gestion des documents dans de nombreuses entreprises industrielles, non pas parce que les équipes manquent de rigueur, mais parce que les systèmes sur lesquels elles s'appuient n'ont jamais été conçus pour gérer la gestion des documents techniques comme un processus unique et cohérent.

Le vrai problème, ce n'est pas le système PLM. C'est le fait que tout le monde travaille en dehors de ce système.

La plupart des fabricants utilisent déjà un système PLM, et pour l'ingénierie, celui-ci remplit bien son rôle. Il gère le dossier de conception, la nomenclature et le plan d'exécution.

Mais le PLM a été conçu pour les ingénieurs. Il s'étend rarement aux personnes qui interviennent sur un document une fois que celui-ci a quitté le service d'ingénierie : le responsable de la gestion documentaire qui prépare un dossier de transmission, le fournisseur qui accuse réception, l'équipe qualité qui rassemble des éléments probants pour un audit, ou encore l'ingénieur d'usine qui vérifie que la fabrication respecte bien la révision en vigueur.

Ces personnes travaillent en dehors du système PLM et s'appuient sur les e-mails, les tableurs et les disques partagés au lieu d'un véritable système de gestion des documents de fabrication. Ainsi, si le dossier de conception est bien contrôlé, le processus d'échange et de validation des modifications qui s'y rapporte ne l'est pas.

Il en résulte un décalage entre les informations dont dispose le système PLM et ce qui se passe réellement sur le terrain, et c'est précisément dans ce décalage que réside le risque.

À quoi ressemblent concrètement les frictions opérationnelles

Ces frictions ne constituent pas seulement un désagrément. Elles se traduisent par un coût réel et mesurable :

• Incidents liés à l'utilisation de plans obsolètes : un opérateur ou un fournisseur fabrique un produit en se basant sur un document qui n'a jamais été la version en vigueur, ce qui entraîne du rebut, des retouches ou le non-respect d'une échéance.
• Litiges relatifs à la transmission : aucune trace dans le système permettant de savoir quelle version a été envoyée à un fournisseur ou à un prestataire, ni si celle-ci a bien été reçue
• Exercices de préparation aux audits : les éléments justificatifs relatifs au PSM/MOC et à l'ISO sont rassemblés à partir des archives d'e-mails quelques jours avant une inspection, au lieu d'être disponibles en permanence
• Conflits de modifications simultanées : deux ingénieurs valident des modifications apportées au même dessin sans révision consolidée
• Les lacunes du SLA : les chefs de projet doivent suivre manuellement quelles notifications sont en attente et depuis combien de temps

Une seule opération de reprise due à une révision erronée, ou une seule transmission contestée dans le cadre d'un projet en cours, coûte régulièrement plusieurs centaines de milliers, soit souvent plus que le coût du logiciel de gestion documentaire qui aurait permis d'éviter cette situation.

Pourquoi les correctifs ponctuels ne résolvent pas le problème

De nombreux fabricants ont tenté de pallier ce problème en mettant en place une structure de disques partagés, une convention de nommage plus stricte ou un module PLM plus sophistiqué dédié aux ordres de modification. Chacune de ces solutions apporte une amélioration marginale. Aucune ne résout toutefois le problème sous-jacent.

Les logiciels traditionnels de gestion de contenu d’entreprise et de gestion des archives ont été conçus pour stocker des fichiers, et non pour contrôler qui peut modifier un document, à quel moment et selon quelle procédure d’approbation. Stocker un document n’équivaut pas à le contrôler. Ce qui manque, ce n’est pas un nouveau référentiel, mais l’automatisation du flux de travail documentaire pour le processus de modification et d’échange lui-même, afin que le respect des règles ne dépende pas de la mémoire des personnes, qui doivent s’assurer de les suivre à chaque fois, pour chaque projet, chaque site et chaque fournisseur.

La pièce manquante : le contenu réglementé

Un dessin stocké dans un dossier partagé ne permet pas de savoir quelle version a été validée, à quel projet il appartient, à quel fournisseur il a été envoyé, ni si ce fournisseur en a jamais accusé réception.

Ces connaissances sont stockées dans la tête des gens, dans leurs boîtes de réception et dans des tableurs, ce qui signifie qu’elles disparaissent dès qu’une personne est en arrêt maladie, change de poste ou oublie tout simplement de mettre à jour le tableau de suivi.

Ce dont les fabricants ont besoin, c’est plutôt d’une approche intelligente de la gestion des documents : verrouiller chaque document sur sa version approuvée, faire passer chaque modification et chaque échange par un processus structuré et vérifiable, et enregistrer automatiquement la piste d’audit au fur et à mesure que le travail avance, plutôt que de la reconstituer a posteriori.

Présentation d'une approche différente : l'M-Files e appliquée à l'industrie manufacturière

M-Files « for Manufacturing » est un logiciel de gestion documentaire destiné au secteur industriel qui apporte précisément cette rigueur à la gestion des modifications techniques et aux échanges. Le contrôle des modifications techniques régit l’ensemble du cycle de vie d’une modification, depuis son lancement jusqu’à son examen pluridisciplinaire, son approbation, sa révision et sa validation, le document concerné étant verrouillé sur la version exacte en cours d’examen. La gestion des envois remplace les fils de discussion par e-mail et les disques partagés par un dossier spécifique, dont le suivi est assuré par un accord de niveau de service (SLA), et qui est transmis aux fournisseurs et sous-traitants via un canal externe réglementé.

Le résultat ne se résume pas à une meilleure organisation. Il s'agit d'un historique contrôlé indiquant qui a modifié quoi, qui l'a approuvé et à qui il a été transmis, accessible à tout moment et ne nécessitant pas d'être reconstitué à la hâte.

De la reconstitution des preuves à leur possession effective

Lorsque les modifications et les échanges sont gérés dès le départ, la préparation d’un audit cesse d’être un événement ponctuel. Les ingénieurs valident les documents en se basant sur la bonne révision, car c’est la seule disponible. Les responsables du contrôle des documents peuvent extraire l’historique complet des transmissions en quelques minutes, et non plus en plusieurs jours. Et lorsque le prochain audit ou le prochain incident lié à un dessin remplacé est sur le point de se produire, c’est le système, et non la mémoire d’une personne, qui le détecte en premier.

En résumé

Les fabricants n'ont pas besoin d'un module PLM supplémentaire ni d'une nouvelle convention relative aux disques partagés. Ils ont besoin d'un logiciel de gestion des documents de fabrication qui régisse chaque modification technique et chaque échange, et qui s'intègre aux systèmes PLM et ERP dont ils disposent déjà.

En effet, lorsque le changement et les échanges sont adaptés au contexte, tout ce qui en découle s'accélère : moins de litiges, moins d'incidents et bien moins de précipitation à l'approche du prochain audit ou de la prochaine inspection.

Découvrez comment « M-Files for Manufacturing » comble le fossé entre les informations dont dispose votre système PLM et ce qui se passe réellement en atelier et sur le terrain.