De la validation des documents à la préparation de la mise en production : intégrer l'IA dans le contrôle qualité

Nous nous sommes sans doute tous déjà retrouvés face à la version _FINAL (ou _FINAL_REAL) d'un document, en nous demandant si c'était bien la version validée. Pour les fabricants et autres organisations gérant des processus contrôlés, cette interrogation peut avoir des conséquences importantes.

La révision d’un produit peut dépendre de plusieurs documents connexes. Un processus qualité peut exiger un document signé avant que le travail puisse se poursuivre. Un document soumis peut ne pas comporter une page ou un cachet obligatoire. Tout peut sembler en ordre à première vue, mais un seul détail négligé peut entraîner d’importants travaux de retouche, des retards ou des problèmes de conformité en aval.

Pour vérifier que toutes les conditions requises et toutes les autorisations nécessaires sont bien remplies, les organisations doivent identifier les éléments disponibles, évaluer si les informations sont prêtes et prendre les mesures qui s'imposent en cas de lacunes.

C'est là qu'un agent « Qualité et préparation au déploiement » d'M-Files peut faire évoluer le processus.

Le coût du « presque prêt »

Les processus de qualité reposent sur la précision.

Avant qu'une démarche ne passe d'une étape à une autre, les employés peuvent être amenés à vérifier plusieurs éléments : tous les documents requis sont-ils présents ? Portent-ils le cachet requis ? Y a-t-il des éléments manquants ?

L'examen de ces questions relativement simples dans des centaines, voire des milliers de documents et de processus, génère une charge de travail manuel considérable. Et la tâche se complique encore davantage lorsque l'état de préparation dépend des relations entre les documents.

Prenons l'exemple suivant : une nomenclature peut comporter trois documents obligatoires. Ces trois documents existent, ce qui donne à première vue l'impression que le dossier est complet. Or, seuls deux d'entre eux ont été approuvés. Un processus se fondant uniquement sur la présence des documents pourrait entraîner une poursuite prématurée du travail.

Découvrez l'agent chargé de la qualité et de la préparation à la mise en production d'M-Files

Un agent chargé de la qualité et de la préparation à la mise sur le marché (un agent personnalisé de l’ M-Files ) peut jouer le rôle d’un contrôle intelligent au sein d’un processus axé sur les documents, en analysant les informations pertinentes au moment où une décision de mise sur le marché doit être prise.

L'agent peut

• Vérifier si les documents requis sont disponibles et s'ils se trouvent au stade d'approbation approprié.
• Vérifier le contenu afin de s'assurer qu'une signature ou un cachet obligatoire y figure bien
• Vérifiez si des pages attendues semblent manquer.

L'objectif est de répondre à la question cruciale : « Est-ce prêt à passer à l'étape suivante ? ». Si la réponse est oui, le processus se poursuit. Si une condition requise n'est pas remplie, le processus alerte un intervenant humain afin qu'il examine le problème.

Ce processus peut être divisé en trois étapes.

1. Comprendre : tout d'abord , l'agent analyse les documents et leur contexte. Quels sont les documents associés à ce processus ? Quel est leur état actuel ? Un élément obligatoire figure-t-il dans leur contenu ? Les informations nécessaires à l'étape suivante sont-elles réellement présentes ? Ces distinctions sont importantes, car le simple fait qu'un document ait été téléchargé ne signifie pas pour autant que les exigences correspondantes ont été respectées.
2. Juge : Ensuite, l’agent applique les exigences prédéfinies par l’organisation. Il se peut que trois documents liés doivent tous être validés avant qu’une révision puisse être validée. Il se peut qu’un document particulier nécessite une signature. Un autre processus peut exiger qu’un cachet figure sur un dossier soumis. L’agent évalue les éléments qu’il trouve à la lumière de ces conditions définies. Le fait de rendre ces vérifications reproductibles contribue à accélérer les processus et permet aux humains de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
3. Action : enfin, le flux de travail réagit à la décision. Si toutes les conditions sont remplies, le dossier avance. S'il manque une signature, le document peut être renvoyé pour être réexaminé. Si une autre condition n'est pas remplie, la personne concernée peut en être informée.

Grâce à cet agent personnalisé, le contrôle qualité s'intègre au flux de travail au lieu d'être une tâche manuelle distincte, et signale les erreurs aux personnes habilitées à les résoudre.

Intégrer l'IA là où se prennent les décisions

Les processus de qualité agentique doivent comprendre les informations pertinentes, les évaluer au regard d'exigences définies et utiliser le résultat pour déterminer la suite des opérations.

M-FilesCette approche « axée sur le contexte » relie les documents aux personnes, aux projets et aux processus qui les entourent. Un document de qualité est lié à un processus. Une validation est liée à une décision de mise en production. Ce contexte constitue une base essentielle pour intégrer l’IA dans des flux de travail comportant un volume important de documents. C’est là que les agents personnalisés d’ M-Files font passer l’IA du second plan au cœur même des décisions qui permettent au travail d’avancer – ou de l’interrompre lorsqu’il n’est pas prêt.