Newsec
20 vuotta edelläkävijyyttä – Newsec vei kiinteistöhallinnan uudelle tasolle M-Filesin avulla
Kohokohdat
- Täydellinen toimintavarmuus M-Files Cloudissa: jatkuva käytettävyys ja päivitykset ilman käyttökatkoja.
- Kaikki tieto yhdessä paikassa: Kiinteistöihin ja sopimuksiin liittyvä data helposti löydettävissä ja aina ajan tasalla M-Filesin avulla.
- Saumaton Microsoft 365 -integraatio: M-Files toimii yhdessä Microsoft 365-ekosysteemin kanssa, tuoden automaatiot ja analytiikan osaksi arkea.
- Tehokkaampi ja kevyempi arki M-Files Cloudin myötä: IT-ylläpito keveni, prosessit nopeutuivat ja käyttäjäkokemus parani koko organisaatiossa.
Käyttötapaus
Asiakastietojen hallinta
Yrityksen omaisuudenhallinta
Projektitietojen hallinta
Laadunhallinta
Toimiala
Kiinteistöjen hallinta
Maa
Suomi
Jaa tämä tarina
Yritys
Newsec on yksi Pohjoismaiden ja Baltian johtavista kiinteistöalan asiantuntijaorganisaatioista. Newsec tarjoaa kattavan valikoiman palveluja kiinteistönomistajille, sijoittajille ja vuokralaisille. Yrityksellä on toimintaa seitsemässä maassa ja yhteensä noin 2700 työntekijää, joista Suomessa työskentelee noin 700. Suomen toiminta kattaa koko maan Helsingistä Rovaniemelle, ja Newsec hallinnoi mittavia kiinteistösalkkuja, asuntoportfoliota ja investointeja.
Newsecin liiketoiminta jakautuu kahteen pääalueeseen: Newsec Property & Asset Management, joka vastaa kiinteistöjen hoidon ja varainhallinnan palveluista, sekä Newsec Advisory, joka tarjoaa asiantuntijapalveluja sijoittajille, omistajille ja vuokralaisille.
Newsec on digitalisaatioyksikkönsä johdolla vienyt yrityksen datanhallinnan uudelle aikakaudelle hyödyntämällä M-Filesia ydinjärjestelmänä lähes kahden vuosikymmenen ajan.
Suurimmat haasteet ennen M-Filesia
Hajautettu tieto ja manuaaliset prosessit
Ennen M-Filesin käyttöönottoa Newsecin arjessa tieto oli hajautunut useisiin paikkoihin, kuten verkkolevyihin, sähköposteihin ja eri järjestelmiin. Tiedon löytyminen oli hidasta, ja versiohallinta oli haastavaa. Yrityksen toiminta perustui pitkälti paperisiin prosesseihin, mikä vaikeutti työn seurantaa ja vastuiden jakamista. Raportointi koostui useista irrallisista dokumenteista, joita yhdisteltiin käsin, ja kokonaiskuvan muodostaminen oli työlästä.
Yrityksen toiminta perustui pitkälti paperisiin prosesseihin, mikä vaikeutti työn seurantaa ja vastuiden jakamista. Raportointi koostui useista irrallisista dokumenteista, joita yhdisteltiin käsin, ja kokonaiskuvan muodostaminen oli työlästä.
Ylläpitotaakka ja tietoturvahaasteet
Omien palvelimien ylläpito vei paljon IT-resursseja. Päivitykset, tietoturvapäivitykset ja palvelinympäristöjen hallinta vaativat jatkuvaa työtä. Käyttökatkot ja hitaat yhteydet vaikuttivat työn sujuvuuteen, ja kustannusten seuraaminen oli vaikeaa. Samalla asiakkaiden odotukset kasvoivat: tieto haluttiin saataville reaaliajassa ja turvallisesti, sekä yrityksen sisällä että asiakasrajapinnassa.
"Meillä oli valtava määrä dataa eri järjestelmissä. Halusimme koota kaiken yhteen paikkaan ja varmistaa, että tieto palvelee liiketoimintaa eikä päinvastoin", kertoo Leo Keituri, Manager, Digitalization and Solution Management, Team Leader.
"Meillä oli valtava määrä dataa eri järjestelmissä. Halusimme koota kaiken yhteen paikkaan ja varmistaa, että tieto palvelee liiketoimintaa eikä päinvastoin."
Leo Keituri, Manager, Digitalization and Solution Management, Team Leader, Newsec
M-Filesin ratkaisut
Älykästä tiedonhallintaa metatiedolla jo kaksi vuosikymmentä
Newsec valitsi M-Filesin jo vuonna 2007 korvaamaan hajanaisen dokumenttihallinnan. Ratkaisun ytimessä oli metatietopohjainen ajattelu: tieto ei enää ole sidottu tallennuspaikkaan, vaan tiedon merkitykseen ja kontekstiin. Tämä mahdollisti nopean ja täsmällisen tiedonhaun sekä tiedon rikastamisen eri järjestelmistä.
Käyttöönotto suunniteltiin tiiviissä yhteistyössä M-Filesin asiantuntijoiden kanssa. Rakennetta muokattiin tukemaan olemassa olevia toimintamalleja, jotta henkilöstön olisi helppo omaksua uusi työtapa. Koulutuksia järjestettiin koko organisaatiolle, ja M-Files otettiin osaksi perehdytysohjelmaa.
Yhdistetyt prosessit ja työnkulut
Vuosien varrella M-Files on kasvanut Newsecin tietojärjestelmien ytimenä ja muodostunut keskeiseksi osaksi yrityksen päivittäistä toimintaa. M-Filesin avulla hallitaan vuokrasopimusten koko elinkaarta aina sopimusten luonnista allekirjoitukseen ja lopulliseen arkistointiin saakka. Järjestelmä toimii myös keskeisenä alustana Due Diligence -aineistojen hallinnassa, mikä varmistaa, että kiinteistövarallisuuteen liittyvä tieto on aina ajantasaista ja helposti saatavilla.
M-Files tehostaa myös huolto- ja tarkastusprosesseja älykkäiden työnkulkujen avulla. Työnkulut lähettävät automaattisesti muistutuksia esimerkiksi sammuttimien huolloista ja viranomaistarkastusten määräajoista, jotta kaikki lakisääteiset velvoitteet tulevat hoidetuiksi ajallaan. Myös sisäinen tiketöinti on toteutettu M-Filesin työnkulkujen avulla, ja järjestelmän kautta käsitellään vuosittain noin 15 000 tukipyyntöä ilman erillistä tiketöintijärjestelmää tehden prosessista merkittävästi sujuvamman ja läpinäkyvämmän.
M-Filesin joustavuus mahdollistaa erilaisten työnkulkujen luomisen low code -periaatteella, mutta tarvittaessa myös täysin räätälöidysti, jolloin järjestelmä taipuu monipuolisesti liiketoiminnan muuttuviin tarpeisiin.
M-Files Cloudiin siirtyminen
Taustat ja tavoitteet
Newsec käytti M-Filesia pitkään on-premise-ympäristössä, mutta digitalisaation kiihtyessä tarve pilvipohjaiselle ratkaisulle kasvoi. Tavoitteena oli parantaa suorituskykyä, keventää IT:n ylläpitotaakkaa sekä varmistaa tietoturva ja toimintavarmuus tulevaisuudessa.
"On-premise oli aikanaan hyvä ratkaisu, mutta sen ylläpito oli raskasta. Palvelimia oli paljon, päivitykset veivät aikaa ja kustannusten seuranta oli hankalaa. Halusimme ratkaisun, joka toimii ketterämmin ja luotettavammin", Leo toteaa.
Suunnitelmallinen ja vaiheittainen siirtymä
Pilvimigraatio käynnistettiin vuoden 2024 lopulla ja toteutettiin tiiviissä yhteistyössä M-Filesin asiantuntijoiden kanssa. Projekti eteni vaiheittain: ensin pienemmistä ympäristöistä suurempiin, jotta mahdolliset haasteet voitiin ratkaista ennen laajempaa käyttöönottoa. Selkeä projektisuunnitelma, vastuunjako osapuolten kesken ja testaaminen varmistivat, että siirtymä sujui hallitusti. Newsecin oma IT-tiimi osallistui aktiivisesti käyttöönottoon ja sisäiseen jalkautukseen. Lopputulos oli sujuva ja turvallinen siirtymä M-Files Cloudiin ilman merkittäviä käyttökatkoja.
Uusi toimintamalli ja vähäiset tukitarpeet
Pilvisiirtymän jälkeen M-Files Cloud on ollut Newsecillä täydessä tuotantokäytössä. Käyttäjäpalaute on ollut erittäin positiivista: järjestelmä toimii nopeammin, haku on tehokkaampi ja käyttö on erittäin vakaata.
IT-tiimin työkuorma on keventynyt merkittävästi, sillä palvelinympäristöjen ylläpito, päivitykset ja tietoturvapäivitykset tapahtuvat automaattisesti M-Filesin hallinnoimassa pilvessä. M-Files Cloudiin liittyviä tukipyyntöjä on tullut vain vähän, ja useimmat kysymykset liittyvät liiketoiminnan kehittämiseen, eivät teknisiin ongelmiin.
"Pilvipalvelu toi meille selkeyttä ja mielenrauhaa. Järjestelmä päivittyy automaattisesti, ja tiedämme aina tarkasti ympäristömme tilan. Se vapauttaa aikaa kehitystyöhön."
Leo Keituri, Manager, Digitalization and Solution Management, Team Leader, Newsec
Selkeyttä kustannuksiin ja tietoturvaan
Pilvipalvelu on lisännyt myös kustannusten ennustettavuutta. M-Files Cloudin käyttö perustuu selkeään hinnoitteluun, ja ylläpitokustannukset ovat aiempaa läpinäkyvämpiä. Lisäksi M-Filesin Azure-pohjainen ympäristö ja sen syvä integrointi Microsoft 365-ekosysteemiin vastaavat korkeimpiin tietoturvavaatimuksiin, mikä on erityisen tärkeää Newsecin hallinnoidessa laajoja kiinteistösalkkuja ja arkaluonteista asiakasdataa.
"Cloud toi meille selkeyttä ja huolettomuutta. Nyt järjestelmä päivittyy automaattisesti, ja tiedämme aina, missä kunnossa ympäristö on. Se vapauttaa aikaa kehitystyöhön".
Tulokset
Keskitetty tieto ja parempi läpinäkyvyys
M-Files on mahdollistanut Newsecille yhtenäisen alustan, joka kokoaa hajanaisen tiedon yhteen paikkaan. Metatietojen ansiosta kaikki kiinteistöihin, sopimuksiin ja projekteihin liittyvä tieto on helposti löydettävissä ja aina ajan tasalla. Työnkulut ja automaatiot tekevät prosesseista hallittuja ja läpinäkyviä, ja käyttäjät näkevät selkeästi oman työnsä etenemisen ja vastuut.
Parantunut käyttäjäkokemus ja tehokkuus
M-Files Cloudin myötä järjestelmä toimii aiempaa nopeammin ja vakaammin. Käyttäjät ovat kokeneet hakujen, dokumenttien avaamisen ja tallennuksen merkittävästi sujuvammaksi. Järjestelmän helppokäyttöisyys ja yhtenäinen rakenne ovat lisänneet M-Filesin käyttöastetta koko organisaatiossa. M-Files tukee myös yrityksen liiketoiminnan jatkuvaa kehitystä, sillä uusia prosesseja ja automaatioita voidaan ottaa käyttöön ilman raskaita IT-projekteja.
Varmuus, skaalautuvuus ja jatkuva kehitys
Pilvisiirtymän jälkeen M-Filesin toimintavarmuus on ollut koko ajan lähes sataprosenttista. Päivitykset tapahtuvat ilman käyttökatkoja, ja järjestelmä mukautuu automaattisesti uusiin tarpeisiin.
Newsec hyödyntää M-Filesia sekä Microsoft 365-tuoteperhettä osana kokonaisvaltaista digitalisaatiostrategiaansa. M-Files toimii linkkinä Microsoft Dynamics 365-ratkaisujen, Microsoft Power BI:n, Microsoft Power Appsin ja tekoälyratkaisujen välillä, mahdollistaen tiedon älykkään hallinnan ja jalostamisen.
Vuonna 2026 Newsec aloittaa M-Files Aino -pilottihankkeen, jonka tavoitteena on tuoda tekoäly osaksi tiedonhallinnan arkea ja automatisoida toistuvia prosesseja entistä pidemmälle. Jatkuva kehitystyö kuvastaa Newsecin ja M-Filesin pitkäaikaista kumppanuutta ja yhteistä tavoitetta viedä kiinteistöliiketoiminta uudelle digitaaliselle tasolle. "M-Files on keskeinen osa liiketoimintaamme, järjestelmä, johon mikään muu vastaan tullut ratkaisu ei kykene", Leo päättää.
"M-Files on keskeinen osa liiketoimintaamme, järjestelmä, johon mikään muu vastaan tullut ratkaisu ei kykene."
Leo Keituri, Manager, Digitalization and Solution Management, Team Leader, Newsec
Näe M-Files toiminnassa
Näkeminen vakuuttaa. Tutustu M-Filesiin sinulle sopivalla tavalla. Valitse live-demo tai maksuton 30 päivän kokeilu ja koe tekoälyä hyödyntävä sisältö oikeassa kontekstissa.
