Takapihan löytöretki
Backyard Discovery tehostaa teknisten Change Management maailmanlaajuista yhteistyötä M-Files avulla
Kohokohdat
- Tekniset muutostilaukset hoidettiin jopa 75 prosenttia nopeammin, mikä lyhensi käsittelyaikoja yhdestä tai kahdesta viikosta noin kolmeen päivään.
- Asiakirjojen avaamisaika lyheni yli 95 prosenttia, minkä ansiosta globaalit tiimit pääsevät käsiksi piirustuksiin, osaluetteloihin ja kokoonpano-ohjeisiin lähes välittömästi.
- Yksi luotettava teknisten asiakirjojen lähde, joka poistaa versioiden sekaannukset ja helpottaa auditointeja.
- Saumaton integrointi ERP-, tuotantokierron ja asiakaspalvelujärjestelmiin, jota tukee Azure-pohjainen infrastruktuuri.
Käyttötapaus
Tuotetietojen hallinta
Asiakastietojen hallinta
Toimiala
Teollisuus
Maa
Yhdysvallat
Jaa tämä tarina
Yritys
Backyard Discovery suunnittelee, valmistaa ja jakelee ulkoilu- ja vapaa-ajan tuotteita, jotka muuttavat takapihan tilat paikoiksi, joissa perheet kokoontuvat, leikkivät ja rentoutuvat. Yritys aloitti toimintansa puuleikkikenttien valmistajana ja on laajentanut tuotevalikoimaansa nopeasti kattamaan myös puutarhakatokset, pergolat, saunat, ulkokeittiöt ja korkealaatuiset grillausratkaisut.
Yrityksen tuotevalikoiman kasvaessa Backyard Discovery laajensi myös kansainvälistä tuotantoverkostoaan ja teki tiivistä yhteistyötä ulkomaisten kumppaneiden kanssa muun muassa Kiinassa ja Intiassa. Tämä kasvu asetti yhä suurempia vaatimuksia tekniselle dokumentaatiolle, yhteistyölle sekä kyvylle hallita tuotemuutoksia nopeasti ja tarkasti yli rajojen.
Suurimmat haasteet ennen M-Filesia
Teknisten tietojen hidas ja hajanaista saatavuus
Ennen M-Files käyttöönottoa Backyard Discovery käytti teknisten asiakirjojen hallintaan FTP-palvelimia ja myöhemmin Citrix-pohjaista tiedostojen jakamisjärjestelmää. Nämä kansiopohjaiset järjestelmät aiheuttivat huomattavia ongelmia etenkin kansainvälisille tiimeille.
Ulkomaisille valmistuskumppaneille teknisten asiakirjojen saatavuus oli hidasta ja epäluotettavaa. Piirustusten, osaluetteloiden tai kokoonpano-ohjeiden lataaminen kesti usein kymmeniä minuutteja tiedostoa kohden, mikä vaikeutti reaaliaikaista yhteistyötä ja rajoitti tuottavuutta suunnittelu- ja valmistustiimeissä.
"FTP-palvelimen kautta tiedonsiirto oli todella hidasta. Se oli suorastaan katastrofi", sanoi Tim Goodwin, Backyard Discoveryn CADD-päällikkö.
Versioiden sekaannukset ja auditoinnin haasteet
Järjestelmällisen versiohallinnan puuttumisen vuoksi samannimisiä asiakirjoja oli usein useita samassa sijainnissa. Tiimeillä oli vaikeuksia selvittää, mitkä piirustukset tai tuoteluettelot olivat hyväksyttyjä ja tuotannon kannalta ajantasaisia.
Teknisten muutosten seuranta oli erityisen hankalaa. Muutoksia hallinnoitiin manuaalisesti, ja valmistuskumppaneilta saatava palaute saattoi kestää yhdestä kahteen viikkoon – jos sitä ylipäätään saatiin. Muutoksen toteutumisen vahvistaminen vaati usein sähköpostien ja hajanaisten viestintäkanavien läpikäymistä.
"Teknisten muutostilausten seuranta oli painajainen", sanoi Tim. "Emme tienneet, mihin ostotilaukseen muutos liittyi tai milloin se tarkalleen ottaen pantiin täytäntöön. Tilintarkastuksen kannalta se oli todella hankalaa."
Infrastruktuuri, joka rajoitti nopeutta, laajennettavuutta ja hallintaa
Backyard Discoveryn kasvaessa nopeasti sen vanhat järjestelmät eivät pysyneet kehityksen vauhdissa. Kansiopohjaiset käyttöoikeudet paljastivat toisinaan tietoja tahattomille käyttäjille, mikä lisäsi riskejä, ja hidas tiedonsiirto eri alueiden välillä pahensi viivästyksiä.
Yritys tunnisti, että toiminnan laajentaminen tällä infrastruktuurilla vain pahentaisi näitä haasteita. Backyard Discovery tarvitsi maailmanlaajuisesti käytettävissä olevan ratkaisun, joka tukisi teknisten muutosten hallintaa, nopeuttaisi prosesseja ja tarjoaisi selkeän jäljitettävyyden.
"Mikä minua erityisesti kiinnosti, oli järjestelmän skaalautuvuus. Tarvitsimme ratkaisun, joka kasvaisi yrityksen mukana, integroituisi muihin ohjelmiimme ja toimisi eri maissa."
Tim Goodwin, CADD-päällikkö, Backyard Discovery
"Olemme käyttäneet M-Files Services -palvelua jo muutaman viikon, ja se on jo tuottanut tulosta. Voimme avata näkymän ja nähdä heti, mitkä tuotteet vaativat tarkempaa tarkastelua kustannusten kannalta."
Tim Goodwin, CADD-päällikkö, Backyard Discovery
M-Filesin ratkaisut
Kontekstikeskeinen asiakirjojen hallinta liiketoiminnan sujuvuuden parantamiseksi
Arvioituaan useita asiakirjanhallintaratkaisuja Backyard Discovery valitsi M-Files, kontekstikeskeisen asiakirjanhallintajärjestelmän. M-Files edukseen kykynsä ansiosta laajentua maailmanlaajuisesti, integroitua olemassa oleviin järjestelmiin sekä järjestää tietoa kansioiden sijaan kontekstin perusteella.
"Mikä minua erityisesti kiinnosti, oli järjestelmän skaalautuvuus. Tarvitsimme ratkaisun, joka kasvaisi yrityksen mukana, integroituisi muihin ohjelmiimme ja toimisi eri maissa", Tim selitti.
Sen sijaan, että M-Files nojautuisi kansiopolkuihin, M-Files tekniset piirustukset, osaluettelot, testausasiakirjat ja muutostilaukset metatietojen avulla, jotka yhdistävät toisiinsa liittyvät tiedot automaattisesti. Tämä helpottaa sisällön löytämistä, uudelleenkäyttöä ja luotettavuutta sekä mahdollistaa nopeamman ja luotettavamman päätöksenteon tuotteen koko elinkaaren ajan.
Tehostettu Change Management sisäänrakennettu jäljitettävyys
M-Files Backyard Discoveryn ainoa luotettava tietolähde tekniselle dokumentaatiolle ja muutoksenhallinnalle, ja se korvasi hajanaiset tiedostojen jakamisratkaisut ja manuaaliset tiedonsiirrot. Teknisiä muutospyyntöjä hallitaan nyt jäsenneltyjen työnkulkujen avulla, jotka ilmoittavat asiasta kaikille asianosaisille, keräävät palautetta ulkomaisilta kumppaneilta ja dokumentoivat selkeästi toteutuspäivät.
"Kun lähetämme nyt muutostilauksen, se kulkee läpi työnkulun, kaikki ovat siitä tietoisia, kaikki saavat siitä ilmoituksen, ja saamme palautetta siitä, milloin se on toteutettu", Tim sanoi. Tämän läpinäkyvyyden ansiosta suunnittelutiimi voi tehdä parempia päätöksiä, kuten yhdistää muutoksia tai ajoittaa päivityksiä tulevien ostotilausten yhteyteen.
Yksi ainoa totuuden lähde, joka on integroitu kaikkiin järjestelmiin
Backyard Discovery käyttää M-Files teknisen tiedon M-Files , mutta antaa muiden osastojen jatkaa työskentelyä omilla suosimillaan työkaluilla. M-Files tallennetut tiedot M-Files jatkokäsittelyjärjestelmiin Azure Blob Storage -integraatioiden kautta.
Nämä integraatiot yhdistävät M-Files ERP M-Files , tuotannon elinkaaren hallintatyökaluihin, asiakaspalveluportaaleihin sekä yrityksen verkkosivuilla olevaan asiakkaille suunnattuun dokumentaatioon.
"Vaikka jotkut tiimit käyttävät omaa ohjelmistoaan, he käyttävät silti M-Files. He hyödyntävät M-Files tietoja omien järjestelmien M-Files , jotta vältytään ristiriitaisilta asiakirjoilta", Tim sanoi.
Jatkuva optimointi M-Files Services -palveluiden avulla
Backyard Discovery tekee tiivistä yhteistyötä M-Files Servicesin kanssa työnkulkujen kehittämiseksi, metatietojen käytön laajentamiseksi ja edistyneiden raportointitarpeiden tukemiseksi.
Yksi esimerkki on puutavaran kuutiomäärien siirtäminen suoraan tuoteluetteloista metatietoihin, mikä mahdollistaa välittömän raportoinnin ennusteiden, hinnoittelun ja kustannusanalyysin tarpeisiin.
"Olemme käyttäneet tätä jo pari viikkoa, ja se on jo tuottanut tulosta", Tim totesi. "Voimme avata näkymän ja nähdä heti, mitkä tuotteet vaativat tarkempaa tarkastelua kustannusten kannalta."
Tulokset
Tekniset muutostilaukset hoituvat päivissä viikkojen sijaan
Poistamalla hitaan tiedostojen käytön, versioiden sekaannusten ja manuaalisen muutosten seurannan aiheuttamat toiminnalliset esteet M-Files Backyard Discoveryä nopeuttamaan suunnittelutyön toteutusta merkittävästi.
Tekniset muutostilaukset, joiden käsittely kesti aiemmin 1–2 viikkoa, hoidetaan nyt noin kolmessa päivässä.
"Me emme ole enää pullonkaula", sanoi Tim. "Pystymme itse asiassa toimimaan nopeammin kuin muut osastot ehtivät tehdä päätöksiä."
Kriittisten asiakirjojen lähes välitön saatavuus
Maailmanlaajuiset tiimit pääsevät nyt käsiksi osapiirustuksiin, kokoonpano-ohjeisiin ja osaluetteloihin muutamassa sekunnissa minuuttien sijaan. Kiinassa toimiville valmistuskumppaneille tämä merkitsee huomattavaa vähennystä suunnittelutietojen odottamiseen kuluvaan aikaan.
Ennen M-Files tärkeiden asiakirjojen hakeminen vanhoista tiedostojen jakamisjärjestelmistä kesti yleensä 10–45 minuuttia asiakirjaa kohden. M-Files avulla samat asiakirjat ovat saatavilla lähes välittömästi, mikä lyhentää asiakirjojen hakuaikaa yli 95 prosenttia.
Satoja osia sisältävien tuotteiden kohdalla nämä viivästykset veivät aiemmin suurimman osan insinöörin tai tuotantosuunnittelijan työpäivästä. Poistamalla odotusaikaa ja toistuvia latausyrityksiä M-Files palauttaa ulkomaisille tiimeille M-Files kokonaisen työpäivän tuottavuutta tuotantosykliä kohden.
Tuloksena on ongelmien nopeampi ratkaiseminen, parempi reagointikyky ja sujuvampi yhteistyö maailmanlaajuisissa toiminnoissa.
"Nyt voimme hakea osapiirustuksen ulkomailta muutamassa sekunnissa. Pelkästään se säästää meille vähintään päivän verran työaikaa", Tim selitti.
"Me emme ole enää pullonkaula. Pystymme itse asiassa toimimaan nopeammin kuin muut osastot ehtivät tehdä päätöksiä."
Tim Goodwin, CADD-päällikkö, Backyard Discovery
Parempi tarkkuus ja itsepalvelu kaikissa tiimeissä
Tehokkaan versiohallinnan ja intuitiivisen haun ansiosta eri osastojen työntekijät löytävät luottavaisin mielin oikeat ja ajantasaiset asiakirjat ilman, että heidän tarvitsee pyytää apua tekniseltä osastolta. ”Kukaan ei enää lähetä minulle sähköpostia asiakirjojen pyytämiseksi”, Tim sanoi. ”He löytävät tarvitsemansa ja tietävät, että kyseessä on oikea versio.”
Tämän itsepalveluratkaisun ansiosta suunnittelutiimit voivat keskittyä arvokkaampaan työhön, ja samalla varmistetaan, että kaikki toimivat luotettavan tiedon pohjalta.
Skaalautuva perusta jatkuvalle kasvulle
Backyard Discoveryn kasvaessa M-Files joustavuutta käyttäjien lisäämiseen, työnkulkujen laajentamiseen sekä uusien ominaisuuksien, kuten tekoälypohjaisen avustuksen ja tehostetun yhteistyön, käyttöönottoon ilman, että järjestelmää tarvitsee vaihtaa tai tiimien työskentelytapoja häiritä.
"Se, mikä toimi kolme vuotta sitten, ei välttämättä toimi enää tänään. M-Files avulla voimme muokata järjestelmää, laajentaa sitä ja sovittaa sen tarpeisiimme yrityksemme kasvaessa", Tim totesi lopuksi.
Katso myös tallennettu webinaari
Kuinka Backyard Discovery poisti toiminnalliset kitkat ja nopeutti globaaleja suunnittelutyönkulkuja
Tässä tallenteena saatavassa esityksessä Backyard Discoveryn CADD-päällikkö Tim Goodwin ja M-Files tuotannon vanhempi tuotemarkkinointipäällikkö Kelsey Doughten M-Files , kuinka Backyard Discovery onnistui poistamaan suunnittelumuutosten hallintaan liittyvät toiminnalliset kitkatekijät ja saavutti mitattavia parannuksia prosessien nopeudessa, tehokkuudessa ja vaatimustenmukaisuudessa.
Katso tallennettu esitysja tutustu siihen, miten kontekstikeskeinen asiakirjojen hallinta auttaa tuotantotiimejä nopeuttamaan suunnitteluprosesseja, vahvistamaan hallintoa sekä luomaan perustan luotettavalle tekoälylle ja skaalautuvalle kasvulle.
Näe M-Files toiminnassa
Näkeminen vakuuttaa. Tutustu M-Filesiin sinulle sopivalla tavalla. Valitse live-demo tai maksuton 30 päivän kokeilu ja koe tekoälyä hyödyntävä sisältö oikeassa kontekstissa.
