Antti Nivala, perustaja ja toimitusjohtaja, M-Files
25. tammikuuta 2023

Nykypäivän liiketoimintaympäristössä asiat etenevät nopeammin kuin koskaan. Organisaatioiden tehtävänä on nyt hallita ja suojata entistä enemmän tietoa, ja nopeus ja tehokkuus ovat nousseet kahdeksi tärkeimmäksi prioriteetiksi, joiden avulla organisaatiot voivat pysyä liiketoiminnan tahdissa mukana.

Monet yritykset luottavat kuitenkin edelleen perinteisiin lähestymistapoihin, joilla tätä tietovirtaa hallitaan, kuten monivaiheiseen postitus-, odottelu- ja vastausprosessiin, ennen kuin sopimus voidaan viimeistellä. Organisaatioiden tulisi sen sijaan nykyään harkita ratkaisuja, joiden avulla ne voivat lisätä tuottavuutta, parantaa tehokkuutta ja saada aikaan merkittäviä liiketoimintavaikutuksia. Yksi tapa, jolla organisaatiot voivat saavuttaa nämä tavoitteet, on sisällyttää automaatio nykyisiin työnkulkuihinsa.

Työnkulun automatisoinnilla automatisoidaan jokapäiväisiä työtehtäviä ennalta määritettyjen liiketoimintasääntöjen mukaisesti, jotta voidaan lisätä johdonmukaisuutta, parantaa tehokkuutta ja nopeuttaa läpimenoa. Se auttaa tekemään reaalimaailman prosesseista helpommin noudatettavia ja toistettavia. Työnkulkuautomaatio tekee prosessista harvoin täysin automatisoidun, mutta mekaanisten vaiheiden virtaviivaistamisella ja poistamisella sekä sen tarjoamalla ohjauksella voi olla merkittävä vaikutus tulokseen.

Seuraavassa on esimerkiksi muutamia etuja, joita työnkulun automatisoinnilta voidaan odottaa:

Lisääntynyt tuottavuus

Asiakastietoihin liittyvien erityistehtävien automatisointi voi auttaa vähentämään joitakin arkipäiväisiä, aikaa vieviä tehtäviä, jotka usein johtavat tarpeettomiin sykleihin. Työnkulun automatisoinnin avulla työntekijöitä ohjataan prosessin läpi automaattisesti, joten heidän ei tarvitse muistaa fyysisesti, mitä seuraavaksi tulee, tai käyttää lukemattomia minuutteja kauan kadonneen asiakirjan etsimiseen.

Kun työntekijä esimerkiksi aloittaa uuden asiakasprojektin, työnkulun automatisointi voi automaattisesti tarjota taustakontekstin sekä esitäyttää mallit projektin tuotoksia varten. Vastaavasti, kun tuotoksia viimeistellään, työnkulkuautomaatio voi varmistaa, että kaikki tarvittavat tarkistukset ja hyväksynnät on tehty ennen lopputuloksen jakamista.

Turvallisuuden tunne Työnkulun automatisoinnin avulla nykyisiä prosesseja voidaan noudattaa intuitiivisesti, jotta työ tehdään ajallaan ja tiedot toimitetaan ennakoivasti oikeaan kohteeseen. Oikeat työnkulut, turvallisuusvalvonta, arkistonhallinta ja hyväksynnät sovelletaan tietoihin automaattisesti, mikä auttaa varmistamaan, ettei työntekijöiden tarvitse enää pelätä virheiden tekemistä.

Vahvat vaatimustenmukaisuusstandardit

Tiedonhallinta on kriittinen osa vaatimustenmukaisuuden saavuttamista, erityisesti tiukasti säännellyillä toimialoilla.

Työnkulun automatisoinnilla voidaan automaattisesti varmistaa, että käytäntöjä noudatetaan, asiakirjoja suojataan ja tiedostoja luodaan, tallennetaan, käytetään ja säilytetään siten, että ne täyttävät lakisääteiset vaatimukset. Työnkulun automatisointi voi auttaa varmistamaan, että projektit etenevät kaikkien vaadittujen vaiheiden läpi asianmukaisesti ja että kaikkia sääntöjä noudatetaan vaatimustenmukaisuusvaatimusten täyttämiseksi, mikä voi auttaa varmistamaan, että vain oikeilla henkilöillä on pääsy arkaluonteisiin tietoihin.

Parannettu kirjausketju

Työnkulun automatisoinnin avulla organisaatiot voivat myös seurata tietojen versiohistoriaa ja tarkastella välittömästi kirjausketjua. Jokainen vaihe dokumentoidaan automaattisesti päivämäärällä ja aikaleimalla. Organisaatiot saavat välittömän tarkastusketjun näkyvyyden kaikkiin asiakirjoihin, mikä helpottaa valvonnan valvontaa ja osoittaa vaatimustenmukaisuuden.

Automatisoitujen työnkulkujen tarjoamat jäljitettävät tiedot tarjoavat todisteen siitä, että vaadittua prosessia noudatetaan, kuten että pääsy on myönnetty vain tietyille henkilöille, mikä on arvokasta tiukkojen ulkoisten tarkastusvaatimusten täyttämiseksi. Esimerkiksi ISO-vaatimusten mukainen yritys, joka on ottanut työnkulut käyttöön laadunhallintajärjestelmässä (QMS), voi todistaa, että se käsittelee korjaavat ja ehkäisevät toimet asianmukaisesti.

Kuinka päästä alkuun työnkulun automatisoinnissa

Kun yritykset lisäävät jatkuvasti uusia työkaluja teknologiapinoihinsa - ERP- (yrityksen resurssien suunnittelu), CRM (asiakassuhteiden hallinta) ja HR- (henkilöstöhallinto) järjestelmiin - on tärkeää varmistaa, ettei työtä tehdä päällekkäin useissa eri järjestelmissä. Työnkulun automatisointi voi auttaa olemaan käytännön työkalu, joka liimaa kaiken yhteen.

Työnkulun automatisoinnin aloittamisen kannalta on tärkeää muistaa, että on hyvä aloittaa pienestä ja kasvaa. Aloita prosessista, jonka automatisointi ei ole liian monimutkaista, ja käytä sitä ratkaisun validoinnin, muutoksenhallinnan helpottamisen ja sen oppimisen välineenä, miten automatisointi voidaan parhaiten toteuttaa organisaatiossasi.

Ajattele prosessia, joka ei ole kriittinen, joten jos käyttöönotossa ilmenee ongelmia tai viivästyksiä, vaikutukset ovat minimaaliset. Prosessi, joka on organisaation kannalta rajattu (eli osastokohtainen prosessi, ei koko yrityksen laajuinen), on usein hyvä lähtökohta. Aloittamalla prosessin soveltamisalaltaan rajallisella prosessilla voidaan myös tehostaa testausta ja iterointia pienemmässä ryhmässä, jotta saadaan mahdollisimman paljon käyttökelpoista palautetta.

Kun ei-kriittisten prosessien automatisointi on hallussa, on helpompi rakentaa sen päälle automatisoimalla lisää ja monimutkaisempia ratkaisuja. Kun aloitat pienestä, voit paremmin ymmärtää ja määritellä tavoitteet automatisoidun ratkaisun käyttöönotolle, jotta voit varmistaa, että automatisointi parantaa prosesseja ajan mittaan ja tuottaa haluttua arvoa.

Työnkulkujen automatisoinnissa suurin este on yleensä se, että ihmiset ovat niin tottuneita hyväksymään ja siirtämään tietoja manuaalisesti, että he ovat tehneet siitä keskeisen osan työtään, eivätkä ymmärrä, että se on vain kiireistä työtä. Onnistuneen työnkulun automatisointistrategian keskeinen osa on keskustella työntekijöiden kanssa, jotta he ymmärtäisivät, miten työnkulun automatisointi voi auttaa heitä keskittymään arvokkaampaan työhön sen sijaan, että he käyttäisivät loputtomia jaksoja tarpeettomaan manuaaliseen työhön. Ihmiset ovat edelleen menestyksen suurin este, jos he eivät ymmärrä potentiaalista arvoa alusta alkaen.

Kun organisaatioiden tuottaman, käsittelemän ja lukemattomista tietolähteistä keräämän tiedon määrä on kasvanut valtavasti, työnkulkujen automatisointi voi auttaa yrityksiä pysymään mukana jatkuvasti muuttuvissa ympäristöissä. Aloittamalla pienestä ja tiedottamalla eduista työntekijöille etukäteen työnkulkujen automatisointi voi lisätä tehokkuutta, tuottavuutta ja vaatimustenmukaisuutta - mutta vain, jos sitä lähestytään hyvin suunnitellulla tavalla.

Forbes Technology Council on maailmanluokan tietohallintojohtajien, teknologiajohtajien ja teknologiajohtajien kutsuvierasyhteisö. Olenko oikeutettu?

Seuraa minua Twitterissä tai LinkedInissä. 

Antti Nivala on M-Files perustaja ja toimitusjohtaja, joka on maailman johtava tiedonhallintayritys. Lue Antti Nivalan koko johtajaprofiili täältä.