Kontekstikeskeinen määritelmä tekoälyaikakaudelle

Sopimusten elinkaaren hallinta (CLM) on vakiintunut osa yritysteknologiakeskustelua, mutta se on edelleen yksi nykyajan liiketoimintainfrastruktuurin väärinymmärretyimmistä osa-alueista.

Useimmat toimittajat määrittelevät CLM:n toiminnallisista näkökulmista. He kuvailevat sitä ohjelmistoksi, joka hallinnoi sopimuksia niiden laatimisesta ja neuvottelusta aina hyväksymiseen, allekirjoittamiseen, arkistointiin ja uusimiseen asti. Tämä selitys ei ole väärä. Se vain päättyy liian aikaisin.

CLM tarkoittaa sopimusten hallintaa niiden koko elinkaaren ajan, aina niiden laatimisesta ja neuvottelusta hyväksymiseen, täytäntöönpanoon, arkistointiin, uusimiseen ja säännösten noudattamisen valvontaan saakka.

Siinä määritellään asiakirjojen kulku, mutta ei sopimusten hallinnointia. Siinä ei myöskään määritellä sopimusten vaikutuksia liiketoiminnan tulokseen koko organisaatiossa.

Nykypäivän toimintaympäristössä, jota leimaavat tekoälyn nopea kehitys, sääntelyn monimutkaisuus, hajautetut tiimit ja laajenevat digitaaliset ekosysteemit, sopimusten elinkaaren hallintaa on pidettävä paljon perustavanlaatuisempana asiana.

CLM ei enää tarkoita pelkästään asiakirjojen hallintaa. Kyse on sopimusten sisällön käytännön soveltamisesta. Ja se vaatii arkkitehtuuria, ei pelkästään automaatiota.

Miksi perinteinen määritelmä ei riitä

Aiemmin sopimusten hallintaan liittyvät ongelmat olivat näkyviä ja konkreettisia. Paperisopimukset katosivat, sähköpostiketjut aiheuttivat sekaannusta eri versioiden välillä ja hyväksyntäprosessit jumittuivat postilaatikoihin. Lakiasiainosastot muodostuivat pullonkauloiksi, koska asiakirjojen kierrätyksessä ei ollut selkeää järjestelmää.

Ensimmäisen sukupolven CLM-työkalut puuttuivat näihin ilmeisiin tehottomuuksiin. Ne digitalisoivat työnkulut, keskittivät tiedostojen tallennuksen ja paransivat prosessien läpinäkyvyyttä, mikä johti mitattaviin parannuksiin läpimenoaikoissa ja hallinnollisessa tehokkuudessa.

Mutta yritysten digitaalisen kehityksen edetessä esiin nousi syvällisempi ongelma.

Vaikka automaatio oli jo otettu käyttöön, sopimukset olivat edelleen pohjimmiltaan tiedostokeskeisiä. Ne tallennettiin erillisinä tiedostoina arkistoihin, usein erillään järjestelmistä, jotka hallinnoivat asiakkaita, toimittajia, projekteja ja vaatimustenmukaisuusvelvoitteita.

Sopimusasiakirja siirtyi tehokkaammin, mutta sen liiketoimintayhteys jäi puuttumaan.

Tämä on ero digitalisoinnin ja operatiivisen käyttöönoton välillä. Digitalisointi vähentää asiakirjojen käsittelyn esteitä, kun taas operatiivinen käyttöönotto poistaa liiketoiminnan ymmärtämiseen liittyvät esteet. Ensimmäinen parantaa työnkulkua, jälkimmäinen puolestaan parantaa suorituskykyä.

Sopimukset ovat infrastruktuuria, eivät paperityötä

Jotta voidaan ymmärtää, miksi CLM:n on kehityttävä, on tärkeää ymmärtää, mitä sopimukset todellisuudessa merkitsevät.

Sopimukset eivät ole hallinnollisia asiakirjoja, jotka laaditaan liiketoiminnan sivussa. Ne ovat rakenteellisia sopimuksia, jotka määrittelevät yrityksen toimintatavat. Jokainen liikesuhde, toimittajasopimus, työsopimus, kumppanuussopimus tai sääntelyyn liittyvä sitoumus perustuu sopimukseen.

Sopimuksissa jaetaan riskit, määritellään tulojen kirjaaminen ja maksuvelvoitteet, vahvistetaan palvelutasot ja toimitusodotukset, kirjataan vaatimustenmukaisuusvaatimukset, vahvistetaan immateriaalioikeuksien omistajuus sekä määritellään sopimuksen uusimisen ajankohta ja irtisanomisehdot.

Toisin sanoen sopimukset ovat hallinnon välineitä.

Kun hallinnon asiakirjoja käsitellään tiedostoina, merkitys jää tekstin sisälle. Ja kun merkitys jää tekstin sisälle, organisaatioissa syntyy toiminnallisia kitkoja.

Tämä kitka ilmenee huomaamattomasti mutta laajasti. Lakiosastot seuraavat muutoksia ja selventävät ehtoja. Hankintaosasto seuraa sopimusten uusimisriskejä taulukoissa. Myyntiosasto käy neuvotteluja ilman täyttä näkyvyyttä aiempiin sitoumuksiin. Talousosasto on huolissaan asiakirjojen syvälle kätketyistä vastuulausekkeista. IT-osasto kamppailee yhdenmukaisen käyttöoikeuksien hallinnan ylläpitämiseksi erillisissä tietovarastoissa.

Tämä kitka ei ole dramaattista, mutta se kertyy ajan myötä. Nopeasti kehittyvissä yrityksissä kertynyt kitka rajoittaa suorituskykyä.

Tekoälyn käännekohta

Jos digitalisaation aiheuttama kuilu paljasti rakenteellisia heikkouksia, tekoäly on vain vahvistanut niitä.

Nykyinen tekoälyn kehitys on nostanut odotuksia analytiikan ja automaation suhteen huomattavasti. Hallitukset haluavat näkyvyyttä sopimussalkkujen riskialttiuteen. Lakiosastot haluavat analyyseja sopimusehtojen poikkeamista. Hankintaosastot haluavat toimittajakeskittymää kuvaavia mittareita. Myyntiosastot haluavat välittömän selvyyden sopimusvelvoitteista ennen uusimisneuvotteluja.

Tekoäly näyttää tarjoavan nämä mahdollisuudet, mutta se ei korvaa hajanaista arkkitehtuuria.

Jos sopimuksia luokitellaan epäjohdonmukaisesti, elinkaaren vaiheet ovat epäselviä, uusimisaikataulut on piilotettu vapaamuotoiseen tekstiin rakenteellisten metatietojen sijaan ja käyttöoikeudet määritetään manuaalisesti kansioittain, tekoälyn tuottamat tulokset saattavat vaikuttaa vaikuttavilta, mutta niiden perusteltavuus on kyseenalainen.

Tekoäly pystyy tekemään yhteenvedon näkemästään, mutta se ei pysty korjaamaan rakenteellisia puutteita.

Luotettava tekoäly edellyttää hallittua toimintaympäristöä, ja hallittu toimintaympäristö puolestaan edellyttää arkkitehtonista kurinalaisuutta. Siksi CLM:n perinteinen määritelmä ei riitä tekoälyaikakaudella.

CLM:n kontekstikeskeinen määritelmä

Nykyaikainen sopimusten elinkaaren hallinta tulisi määritellä sopimusten sisällön, elinkaaren työnkulun, henkilöllisyyden hallinnan ja liiketoimintasuhteiden hallinnoinniksi ja koordinoinniksi yhtenäisessä, metatietopohjaisessa asiakirjanhallintajärjestelmässä.

Tämä määritelmä määrittelee CLM:n uudelleen työnkulutyökalusta yritysinfrastruktuuriksi.

Siinä korostetaan, että sopimusten on liityttävä niihin liiketoimintayksiköihin, joita ne koskevat, niiden rakenteen on perustuttava elinkaaren vaihetta kuvaaviin metatietoihin, niiden hallintaa on hoidettava käyttöoikeuksiin perustuvilla pääsyrajoituksilla ja niiden on oltava integroituina yhtenäiseen tietojärjestelmään.

Tämä on kontekstikeskeisen asiakirjahallinnan ydin.

Sen sijaan, että sopimukset järjestettäisiin niiden tallennuspaikan mukaan, kontekstikeskeisessä arkkitehtuurissa ne järjestetään sen mukaan, mitä ne ovat ja miten ne liittyvät liiketoimintaan. Tämä muutos mullistaa kaiken.

Nykyaikaisen CLM:n kolme toisiinsa kytkeytyvää ulottuvuutta

Jotta CLM toimisi infrastruktuurina eikä pelkkänä työkaluna, sen on toimittava kolmella tiiviisti toisiinsa liittyvällä osa-alueella: prosessien hallinta, sisällön hallinta ja salkun hallinta.

Prosessien hallinta keskittyy ennustettavuuteen ja perusteltavuuteen. Sopimushallinta (CLM) ohjaa sitä, miten sopimukset etenevät elinkaaren eri vaiheissa, kuten laatimisessa, tarkistuksessa, neuvottelussa, hyväksymisessä, voimaantulossa, uusimisessa, muuttamisessa ja päättymisessä. Hallinnan on perustuttava metatietoihin eikä käyttäjiin, jotta vaihtelua voidaan vähentää ja jäljitettävyyttä parantaa.

Sisällönhallinnassa painopiste on rakenteessa, ei tallennustilassa. Se edellyttää johdonmukaista luokittelua, jäsenneltyjä suhteita ja käyttöoikeudet huomioon ottavia käyttöoikeusmalleja. Kontekstikeskeisessä järjestelmässä sopimukset liitetään liiketoimintakohteisiin, kuten asiakkaisiin, toimittajiin, projekteihin ja omaisuuserään, ja käyttöoikeudet periytyvät näistä suhteista sekä mukautuvat automaattisesti roolien muuttuessa.

Portfolion hallinta keskittyy liiketoiminnan läpinäkyvyyteen. Sen avulla organisaatiot voivat vastata kriittisiin kysymyksiin reaaliajassa, kuten kuinka monta voimassa olevaa sopimusta toimittajan kanssa on, millainen uusimisriski on ja mihin sopimusriskit keskittyvät.

Yhdessä nämä ulottuvuudet muuttavat CLM:n pelkkästä tietovarastosta strategiseksi hallintatasoksi.

Miksi Microsoft arkkitehtuuri on strategisesti tärkeää

Useimmat yritykset käyttävät Microsoft digitaalisen toimintansa perustana. Yhteistyö, viestintä, asiakirjojen laatiminen ja tekoälypalvelut keskittyvät yhä enemmän sinne.

CLM-alustan käyttöönotto tämän ekosysteemin ulkopuolella aiheuttaa hajanaisuutta, kuten erillisiä identiteettiympäristöjä, päällekkäisiä vaatimustenmukaisuusohjeita ja epäjohdonmukaista hallintoa.

Microsoft ratkaisu poistaa tämän hankaluuden.

Kun CLM toimii Microsoft , SharePointin ja Outlook yhteydessä ja integroituu Microsoft ID:n ja Microsoft kanssa, hallinto integroituu osaksi digitaalista työympäristöä. Käyttäjät voivat jatkaa tutuissa työkaluissa, tunnistautuminen pysyy yhdenmukaisena ja sääntöjen noudattaminen ulottuu kattavasti kaikkiin toimintoihin.

Tavoitteena ei ole korvata Microsoft , vaan kehittää siitä hallinnoitu virallinen sopimusjärjestelmä.

Toiminnallisesta kitkasta suorituskykyeduksi

Nykyaikaisen CLM:n perimmäinen tarkoitus ei ole hallinnollinen tehokkuus, vaan suorituskyvyn edistäminen.

Kun sopimukset on yhdistetty, hallinnoidaan ja niiden elinkaaren hallinta hoidetaan yhtenäisen asiakirjanhallintajärjestelmän puitteissa, organisaatiot saavat selkeyttä toimintaansa. Sopimusten uusimistarpeet tulevat näkyviin jo ennen kuin ne muuttuvat kiireellisiksi. Velvoitteet ovat jäljitettävissä ilman manuaalista selvitystyötä. Käyttöoikeudet mukautuvat automaattisesti, ja tekoäly toimii jäsennellyn ja luotettavan tiedon pohjalta.

Tämä selkeys vähentää toiminnallisia kitkoja.

Ajan myötä kitkan väheneminen tuo mukanaan suorituskykyetuja, jotka ilmenevät nopeampina päätöksinä, parempana sääntöjen noudattamisena, tehokkaampana tiimien välisenä yhteistyönä sekä luotettavana tekoälynä.

Sopimuselinkaaren hallinnan tulevaisuus

Kun yritykset etenevät yhä syvemmälle tekoälyn vauhdittamaan vuosikymmeneen, CLM:ää ei enää arvioida sen perusteella, kuinka nopeasti se välittää asiakirjoja, vaan sen perusteella, kuinka tehokkaasti se pystyy toteuttamaan sopimusten sisältöä käytännössä.

CLM:n tulevaisuus on kontekstikeskeinen eikä tiedostokeskeinen, käyttöoikeuksiin perustuva eikä manuaalisesti hallinnoitu, elinkaarilähtöinen eikä tallennustilaan keskittynyt, Microsoft eikä erillinen, sekä tekoälyyn perustuva eikä kokeellinen.

Organisaatiot, jotka ottavat tämän muutoksen omakseen, eivät pelkästään hallinnoi sopimuksia tehokkaammin. Ne hallinnoivat niitä strategisesti.

Ja nykyaikaisessa yrityksessä hallinto on suorituskykyä.