Kuinka usein sinua pyydetään muokkaamaan, hyväksymään tai kommentoimaan sähköpostin liitteenä lähetettyä asiakirjaa? Monille meistä se on jokapäiväistä.

Tyypillinen skenaario: Hyvää tarkoittava työtoveri lähettää sähköpostitse useille ihmisille Word-dokumentin, josta hän pyytää palautetta. Avulias kollega tekee joitakin muutoksia, painaa "reply all" ja liittää muokatun tiedoston mukaan, jolloin ryhmäsähköpostiin tulee yksi henkilö lisää. Toinen työtoveri tekee samoin. Ja vielä yksi. Yhtäkkiä postilaatikkosi pursuaa liitetiedostoja, joilla kaikilla on hieman erilaiset tiedostonimet (monet käyttäjät lisäävät nimeen nimikirjaimensa).

Tunteja myöhemmin sinulla on vihdoin aikaa käsitellä asiakirjaa. Mitä kymmenistä sähköpostitse lähetetyistä liitetiedostoista käytät?

Sähköpostin liitteiden sotku

Sähköpostin liitetiedostot olivat aikoinaan uusi lisäys sähköposteihin, näennäisesti edullinen ominaisuus, joka mahdollisti nopean tiedon jakamisen ja vaihdon. Niistä tuli kuitenkin nopeasti myös hankalia. Jos organisaatiossasi hallitaan työtä sähköpostin liitetiedostojen avulla, ymmärrät päänvaivat.

Täytyy olla parempi tapa. Yrityksen sisällönhallintaratkaisun, kuten M-Files , avulla käyttäjät voivat tehdä yhteistyötä, koordinoida ja hallita työprojekteja paljon tehokkaammin.

Katsotaanpa tarkemmin, mitä haasteita sähköpostin liitetiedostot aiheuttavat ja miksi.

Versionhallinta

Yllä olevan esimerkin kaltainen sarja sähköposteja, joissa on liitetiedostoja, aiheuttaa suuria laatuongelmia. Lisäksi monet käyttäjät ovat luonnollisesti turhautuneita, kun he yrittävät selvittää, mitä versiota käyttää. Väärän version käyttäminen tai se, ettei täydellistä arvostelijoiden luetteloa ole sisällytetty, pahentaa kaikkien ongelmia.

Lopullisesta asiakirjasta vastaavan työntekijän on hyvin helppo jättää muokkaus tai ehdotus tekemättä, koska asiakirjan eri versioita on useita. Mikä pahempaa, prosessi saattaa saada jotkut ihmiset luopumaan osallistumisesta asiakirjojen tarkistukseen, kun he kyllästyvät sähköpostihulluuteen, joka on iskenyt heidän postilaatikkoonsa.

ECM:n tarjoama versionhallintajärjestelmä mahdollistaa versioiden, muutosten ja muutosten tekijöiden seurannan, ja se on huomattavasti järkevämpi lähestymistapa asiakirjojen yhteiseen tarkasteluun.

Varastointiongelmat

Tarkastellaan kaikkia näitä saman asiakirjan versioita. Kuvittele, että kyseessä on esityksen diapaketti, jossa on paljon korkearesoluutioisia valokuvia. Tällaiset tiedostot vievät valtavasti tallennustilaa. Jos käyttäjät lataavat ja tallentavat näitä lukemattomia versioita työpöydälleen tai omiin verkkotiedostoihinsa, järjestelmä voi nopeasti tukkeutua gigatavuina päällekkäisiä tiedostoja.

Järjestelmän ruuhkautuminen voi hidastaa kaikkien muiden sellaisten henkilöiden toimintaa, joiden on käytettävä tiedostopalvelimia omien työtiedostojensa käyttämiseen tai tallentamiseen. Jos tiedostopalvelin täyttyy, se vaikuttaa koko organisaatioon.

Tallennusongelman ratkaiseminen edellyttää usein sitä, että keskitetty IT-työntekijä kasvattaa tukkeutuneen palvelimen tallennuskokoa; monet organisaatiot asettavat kuitenkin tiukat rajat palvelinkoolle ja saattavat veloittaa liiketoimintayksiköiltä lisäkapasiteetista.

Huono yhteistyö

Todellisuudessa sähköpostin liitetiedostot haittaavat sähköpostin liitetiedostojen alkuperäistä tarkoitusta: yhteistyötä. Hämmennystä, turhautumista, tehottomuutta ja epätarkkuutta voi syntyä, ja menetettyjä mahdollisuuksia on lukemattomia.

Yhteistyö on välttämätön ja tärkeä tekijä kaikissa tehokkaissa työpaikoissa. Työtovereiden on syytä haluta saada näkemyksiä asiakirjoista. Sähköpostin liitetiedostot eivät ole oikea tapa saada arvokasta palautetta tehokkaasti.

Miksi yrityksen sisällönhallintaratkaisu on järkevä ratkaisu?

Yritysten sisällönhallintajärjestelmät (ECM) helpottavat sähköpostin liitetiedostoihin turvautumisen ongelmia. ECM-työkalut keräävät, toimittavat, hallinnoivat, säilyttävät ja tallentavat kaikenlaisia asiakirjoja. Lisäksi ne mahdollistavat paremman yhteistyön käyttämällä ennalta määriteltyjä prosesseja, joilla varmistetaan, että kaikki tietävät, mistä asiakirjat löytyvät ja missä niitä käytetään.

ECM:llä on kaksi ydintoimintoa, kun on kyse yhteistyöstä. Toinen on se, että asiakirjan sijainti on saatavilla yhdestä lähteestä. Toinen on toiminto, jonka avulla useat käyttäjät voivat käyttää, käyttää ja muokata asiakirjaa usein reaaliaikaisesti.

Näiden ratkaisujen avulla käyttäjät voivat ehkä "tarkistaa" asiakirjoja muokattavaksi erikseen, mutta muutokset tehdään ja niitä seurataan jaetussa tiedostopaikassa. Muita keskeisiä työnkulkuominaisuuksia, joita johtavat ECM-ratkaisut tarjoavat, ovat muun muassa seuraavat:

• Pääsynhallinta, mukaan lukien vain lukuoikeuksien jakaminen
• Auditointitoiminnot
• Sääntelymääräysten noudattaminen
• Asiakirjojen historia
• Useiden tiedostotyyppien tuki
• Julkinen pääsy hyperlinkin kautta

M-Files tarjoaa kaunopuheisen ratkaisun, joka poistaa sähköpostin liitetiedostojen tarpeen.