Kuten eräs tarkkailija totesi, edes Tšernobylin kaltaiset suuret katastrofit eivät johtuneet täysin dokumentoinnin puutteesta. Tämä kriisi aiheutti niin paljon vahinkoa, koska ihmiset eivät noudattaneet suunniteltuja ja dokumentoituja prosesseja ajoissa. Prosessien dokumentointi on tärkeää, mutta mikään vuokaavio tai ohje ei auta yrityksiä toimimaan tehokkaammin tai voittamaan odottamattomia, epätavallisia esteitä, jos kukaan ei noudata niitä.

Asianmukainen liikkeenjohto on siis muutakin kuin pelkkää liiketoimintaprosessien suunnittelua ja dokumentointia. Siihen kuuluu myös näiden prosessien toteuttaminen, mittaaminen ja parantaminen. Tutustu muutamiin liiketoimintaprosessien hallintaa koskeviin tilastoihin ja opi, miksi se on tärkeää, miten hyvin organisaatiot pärjäävät ja mikä tärkeintä, mitkä työkalut voivat tehdä tehokkaasta liiketoimintaprosessien hallinnasta suhteellisen yksinkertaista ja saumatonta.

Miten liiketoimintaprosessien hallinta suojaa yrityksiä

Prosessinhallinnan epäonnistumisia voi havainnollistaa vielä yksinkertaisemmin ja yleisemmin siten, että prosessin epäonnistuminen on sama kuin auto-onnettomuuden aiheuttaminen ajamalla stop-merkkiä päin. Ajokortin omaavien kuljettajien pitäisi tuntea risteyksen turvallisen ylittämisen prosessi. He jopa tietävät, että sääntöjen rikkomisesta voi seurata seuraamuksia, kuten sakko tai ajoneuvon vahingoittuminen. Silti manuaalisissa prosesseissa tapahtuu virheitä, ja ne ovat jokapäiväisiä ja kaikkialla esiintyviä tapauksia. Sillä välin ei ole väliä, kuka törmäyksen aiheutti; kaikki osapuolet menettävät aikaa ja rahaa ja saattavat jopa loukkaantua.

Tulevaisuudessa teknologia ehkä keksii keinon pysäyttää autot risteykseen, kunnes tie on tyhjentynyt, kuten itseajavien autojen kohdalla tapahtuu. Vaikka yritys ei voi ajaa itse itseään, yrityksillä on kuitenkin mahdollisuus testata ja panna täytäntöön liiketoimintaprosessejaan melko huomattavalla ja automatisoidulla tavalla, kun käytössä on oikeat järjestelmät.

BPTrendsin tekemän tutkimuksen liiketoimintaprosessien hallintatilastot antavat synkän kuvan jopa liiketoimintaprosessien dokumentoinnin tilasta:

Kaiken kaikkiaan 96 prosenttia yrityksistä ilmoitti, että niillä on dokumentoitu ainakin joitakin liiketoimintaprosesseja, mikä on tietenkin hyvä ensimmäinen askel.

Vain 11 prosenttia vastaajista ilmoitti, että he eivät koskaan dokumentoi prosesseja, mutta vain 23 prosenttia ilmoitti tekevänsä niin usein.

Vain 2 prosenttia tutkituista yrityksistä ilmoitti dokumentoivansa aina liiketoimintaprosessit.

Joidenkin esimerkkien osalta vain 1 prosentti mainitsi, että he dokumentoivat aina vakioprosessit, eli asiat, joita he useimmiten tekevät. Hieman suurempi mutta silti yksinumeroinen prosenttiosuus yrityksistä dokumentoi aina prosessien parantamisen, tietojen käyttötavan, johtajien koulutuksen tai jopa tärkeimmät prosessit. Joka tapauksessa tämä tutkimus paljasti, että yritykset eivät edes dokumentoi prosesseja johdonmukaisesti, saati sitten seuraa tai valvo niitä. Voitte kuvitella, kuinka moni kuljettaja ajaisi stop-merkkien yli, jos he ajattelisivat, että punainen kuusikulmio on vain ehdotus eikä sääntö.

Miksi yritykset investoivat liiketoimintaprosessien hallintaan

Red Hat oli mukana sponsoroimassa tutkimusta, jossa selvitettiin syitä, miksi yritykset päättävät investoida oman prosessinhallintansa parantamiseen. He korostivat näitä keskeisiä tuloksia:

Halu parantaa asiakastyytyväisyyttä: 42%

Halu parantaa tehokkuutta ja ketteryyttä: 65%

Yritykset, joilla on käynnissä prosessimuutoshankkeita: 37%

Suurin osa kyselyyn vastanneista ilmoitti, että heidän yrityksensä keskittyi prosessien vähittäisiin parannuksiin eikä koko yrityksen laajuiseen kulttuurin muutokseen. Lisäksi he sanoivat, että suurin este heidän kohdallaan oli se, että he yksinkertaisesti myivät prosessien dokumentoinnin, seurannan ja parantamisen ajatuksen ylimmälle johdolle. Jotkut mainitsivat, että heidän mielestään johto hämmentyi, koska monet osastot olivat kaikki esittäneet omia hankkeitaan, mikä teki huomion saamisesta vaikeaa. Tämä ajatus tuo esiin erinomaisen näkökohdan, jonka mukaan liiketoimintaprosessien hallinnan parantaminen voisi saada enemmän vetovoimaa ylhäältä alaspäin suuntautuvalla johtamisella ja osana koko yrityksen laajuisia toimia.

Miten M-Files tekee liiketoimintaprosessien hallinnasta saumattoman osan tehokasta työnkulkua.

M-Files älykäs tiedonhallintajärjestelmä ei pelkästään järjestä, ylläpidä ja seuraa asiakirjojasi. Se myös automatisoi prosessin, jolla työnkulku pysyy kurissa, ja auttaa parantamaan laadunvalvontaa prosessin jokaisessa vaiheessa. Sinun ei enää tarvitse kamppailla asiakirjojen kanssa, jotka katoavat seuraavan vastuuhenkilön sähköpostin SPAM-kansioon. Sen sijaan kyseinen henkilö saa hälytyksen siitä, että hänen on käsiteltävä kyseistä asiakirjaa, ja yhden yksinkertaisen käyttöliittymän, jonka avulla hän voi suorittaa tehtävänsä. Järjestelmään on jo sisällytetty sellaisia ominaisuuksia kuin automaattiset hyväksymisilmoitukset.

Kun kyseinen työntekijä on saanut työnsä valmiiksi, prosessi jatkuu siirtymällä ketjun seuraavaan henkilöön. Sillä välin arvokkaat tietosi ja liiketoimintaprosessisi suojataan sertifioidulla tietoturvalla, versionhallinnalla, palautusominaisuuksilla ja automaattisella järjestelmällä. Voit myös integroida M-Files esimerkiksi muihin yritystason ohjelmistoihin, kuten osoitteeseen CRM , jotta siirtyminen olisi saumatonta. M-Files tekee myös helpoksi muuttaa työpaikkasi paperittomaksi toimistoksi ja antaa työntekijöille etäkäytön, jotta he voivat työskennellä siellä, missä heidän on tarpeen.

Oletko valmis kuvittelemaan paremman tavan työskennellä ja valvoa liiketoimintaprosesseja? Pääset alkuun varaamalla ilmaisen demon tai ilmaisen kokeilujakson. Ota yhteyttä jo tänään ja kerro meille liiketoimintaprosesseistasi, niin näytämme, miten voimme auttaa.