Generatiivisen tekoälyn syntymisestä lähtien yritykset ovat olleet innokkaita hyödyntämään tämän uuden teknologian voimaa. Kun tekoälyä käytetään menestyksekkäästi, se voi olla tehokas väline, joka muuttaa organisaatioiden tapaa hallita, analysoida ja hyödyntää tietovarantojaan. Onnistunut käyttöönotto edellyttää kuitenkin kokonaisvaltaista lähestymistapaa, joka ei rajoitu pelkkään teknologian käyttöönottoon.

Microsoft 365:n rooli tuottavuudessa

Yksi alue, joka osoittaa tasapainoisen strategian tarpeen, ovat Microsoft 365:n tuottavuussovellukset. Näitä sovelluksia - muun muassa Word, PowerPoint, Excel, Teams ja SharePoint - käytetään useimpien organisaatioiden kaikilla tasoilla ympäri maailmaa. Vaikka ne ovat yksinkertaisia työntekijöiden ja tiimien tasolla, ne ovat vain kokoelma työkaluja. Yritykset tarvitsevat edelleen strategian, jolla valvotaan niiden tehokasta käyttöä. Ilman selkeää tiedonhallintasuunnitelmaa tietyn kokoinen yritys voi kerätä satoja tai jopa tuhansia tietosiiloja eri kirjastoihin, sivustoihin ja kanaviin, jolloin arvokasta tietoa on vaikeampi löytää ja hyödyntää.

Tekoäly ratkaisuna informaatiokaaokseen

Tekoäly voi auttaa ratkaisemaan informaatiokaaoksen ongelman. Suuret kielimallit voivat kerätä oivalluksia valtavista tietomääristä ja säästää valtavasti aikaa, jonka työntekijät muutoin käyttäisivät tiedon etsimiseen. Tämän prosessin tarkkuuteen vaikuttaa kuitenkin datan laatu. Jos mitään sisältöä ei ole luokiteltu ja säännelty, tekoäly ei pysty erottamaan huonosti kirjoitettua luonnosta ja aiheen asiantuntijan huolellisesti laatimaa tietoa.

Jotta generatiivinen tekoälysovellus voisi menestyksekkäästi vastata informaatiokaaokseen, se tarvitsee hyvin kuratoitua lähdesisältöä, jotta se voi rakentaa vankan indeksin, ja käyttäjän kehotusta, jota tuetaan kontekstisidonnaisella lisätiedolla. Optimaalisimmillaan kehote tarjoaa selkeän kontekstin, kuten vastauksen rajaamisen tietyntyyppisiin projektisuunnitelma-asiakirjoihin.

Vaiheet tekoälyn onnistuneeseen käyttöönottoon

Generatiivisen tekoälyn käyttöönotto tiedonhallinnassa vaatii muutakin kuin vain teknologisia ratkaisuja. Tässä ovat tärkeimmät vaiheet, joita yritysten tulisi noudattaa:

Selkeän strategian kehittäminen

• Kohdista tekoälyn integrointi yrityksen yleisiin tavoitteisiin.
• Ota mukaan eri osastojen keskeiset sidosryhmät, jotta voidaan varmistaa, että strategia vastaa erilaisiin tarpeisiin ja edistää vastuunottoa.

Tietohallintoprosessien luominen

• Toteuta automaattiset prosessit tietojen säilyttämistä, organisointia, luokittelua ja käyttöoikeuksien valvontaa varten johdonmukaisuuden ja vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi.
• Arvioida tietojen soveltuvuutta tekoälyn käsittelyyn ottaen huomioon oikeudelliset ja eettiset näkökohdat.

Arvioi IT-infrastruktuuri

• Varmista, että järjestelmät ja integraatiot voivat tukea sisältöstrategiaa ja hallintovaatimuksia.
• Arvioi generatiivisia tekoälyratkaisuja myyjien luotettavuuden, hinnoittelumallien ja yleisen kustannus-hyötyanalyysin perusteella.

Sisältöprosessien automatisoinnin laajentaminen

• Tunnista mahdollisuudet kehittyneeseen automatisointiin päätöksenteon tehostamiseksi ja reaaliaikaisten näkemysten tarjoamiseksi.
• Muodosta nykyisiä prosesseja uudelleen, jotta voit muuttaa työn tekemistä ja arvon luomista.

Arvioi loppukäyttäjien sisältövalmiudet

• Vastaa eri käyttäjäryhmien erilaisiin tarpeisiin ja varmista, että tekoäly parantaa heidän työprosessejaan.
• Investoi koulutusohjelmiin, luo mestareita eri osastoille ja kehitä viestintästrategia innostuksen lisäämiseksi ja tekoälyn käyttöönottoon liittyvien huolenaiheiden poistamiseksi.

Päätelmä

Seuraamalla tätä kehystä ja käsittelemällä tiedonhallinnan perustekijöitä yritykset voivat hyödyntää tekoälyn kaikkia hyötyjä. Matka tekoälyn tehokkaaseen käyttöönottoon voi olla haastava, mutta mahdolliset palkinnot - lisääntynyt tuottavuus, parantunut päätöksenteko ja innovaation vapautuminen - tekevät siitä kannattavan yrityksen tulevaisuuteen suuntautuneille johtajille kaikilla toimialoilla.

Kun siirrymme yhä pidemmälle tekoälyä hyödyntävän tiedonhallinnan aikakauteen, yritykset, jotka selviytyvät tästä muutoksesta onnistuneesti, ovat hyvässä asemassa menestyäkseen yhä enemmän tietoon perustuvassa liiketoimintaympäristössä.

Lue koko juttu Technology Record -artikkelista.