Kolme tapaa käyttää M-Files' Aino kirjanpitoa varten.

Tilitoimistot kohtaavat uusia tietoturvahaasteita, joita tarjoavat ChatGPT:n, Google Geminin ja Microsoft Copilot kaltaiset alustat. Jotkut tietotyöntekijät jakavat asiakastietoja julkisten GenAI-alustojen kanssa yrityksen ohjeista huolimatta. He käyttävät näitä alustoja monenlaisiin tehtäviin, kuten kirjanpidon tutkimiseen, työasiakirjojen tarkasteluun, asiakasviestintään ja muihin tehtäviin.

Yritysten on selvitettävä, miten ne voivat sisällyttää tekoälyn teknologiapakettiinsa turvallisesti ja suojatusti. Paras tapa edetä on tarjota henkilöstölle yrityksen hyväksymiä resursseja.

Tässä blogissa selvitämme, miten kirjanpitäjät voivat käyttää Aino sivustoa päivittäisessä työssään suoraan järjestelmästä saatujen esimerkkien avulla.

Voita aikaa tekoälyavusteisen kirjanpidon avulla

Koska olen aiemmin työskennellyt julkisessa kirjanpidossa, olen perehtynyt satojen asiakirjojen käsittelyyn useiden eri asiakkaiden ja määräaikojen puitteissa parin kuukauden sisällä. Näiden asiakirjojen tarkistaminen tutustuakseni asiakkaan ainutlaatuiseen lähestymistapaan ja ymmärtääkseni, onko tämä edes sitä, mitä pyysin, oli säännöllistä. Etsimme aina parempaa tapaa!

M-Files generatiivisen tekoälyteknologian (AI) avulla Aino vie tietotyön seuraavalle tasolle tuomalla yrityksesi tietopohjan käden ulottuville. M-Files Aino järjestää tietoa, ymmärtää asiakirjojen asiayhteyden ja antaa käyttäjien olla vuorovaikutuksessa sisällön kanssa helposti. Aino säästää käyttäjien aikaa automatisoimalla tarvittavat hallinnolliset tehtävät, kuten sisällön tiivistämisen, kirjanpitotutkimuksen, tietojen syöttämisen ja paljon muuta!

Ainoluonnollisen kielimallin ansiosta käyttäjien on helppo olla vuorovaikutuksessa sisällön ja alustan kanssa.

Luonnollisen kielen käsittelyn (NLP) etu

NLP-tekniikoiden avulla tietokoneet voivat ymmärtää ihmisten kieltä. Ne kurovat umpeen kuilun ihmisten puhumisen ja kirjoittamisen ja tietokoneiden käsittelykyvyn välillä. Gartner mukaan "NLP tarjoaa intuitiivisia viestintämuotoja ihmisten ja järjestelmien välille. NLP käsittää laskennallisia kielitekniikoita (symbolisia ja alasymbolisia), joiden tarkoituksena on tunnistaa, jäsentää, tulkita, merkitä automaattisesti, kääntää ja tuottaa (tai tiivistää) luonnollisia kieliä."

M-Files Aino on esimerkki siitä, miten ihmiskäyttäjät voivat olla vuorovaikutuksessa NLP-teknologian kanssa. Aino pystyy kääntämään ja tuottamaan tekstiä yhteistyökumppaneilta henkilöstölle. Lisäksi Aino voi merkitä asiakirjat Aino tuottamilla metatiedoilla.

Aino Säästää aikaa

Work Trend Index -vuosiraportin mukaan 70 prosenttia ihmisistä siirtäisi työnsä tekoälylle työtaakan keventämiseksi. Yritysjohtajat sanovat kaksi kertaa todennäköisemmin, että tekoäly tuo lisäarvoa lisäämällä tuottavuutta kuin vähentämällä henkilöstöä.

Seuraavassa jaksossa keskitymme seuraaviin asiakirjatyyppeihin, joita kirjanpitäjät usein työstävät tai jotka he saavat asiakkailtaan:

• Toimeksiantokirjeet/sopimukset
• Vuokrasopimukset
• Asiakkaan tarjoama tuki

Täydellisyyden varmistaminen

Kun on kyse toimeksiantokirjeistä ja sopimuksista, kirjanpitäjät tarkistavat ensin, ovatko valtuutetut allekirjoittajat allekirjoittaneet ne kokonaisuudessaan. Toiseksi he varmistavat, että ajanjakso ja katettujen palvelujen maksut on ilmoitettu oikein. Aino voi nopeasti selvittää, kuka on allekirjoittanut asiakirjan ja milloin. Se voi myös tunnistaa toimeksiannon kokonaiskustannukset.

Alla olevassa esimerkissä tehdään kysely osoitteeseen Aino kolmella kehotteella. Saatujen vastausten avulla säästämme aikaa jokaisen sivun manuaaliseen tarkasteluun.

Kysely: Kuka on tämän asiakirjan allekirjoittaja?

Aino: Kyle Gillette

Kysely: Milloin tämä toimeksiantokirje laadittiin?

Aino: 04/01/24

Kysely: Kuinka paljon palvelut maksavat?

Aino: $50,000

Varmistaakseen tämän ymmärryksen käyttäjät voivat tarkastella asiakirjaa joko esikatselu-välilehdellä tai avaamalla asiakirjan. Käyttäjät voivat tarkistaa, että Aino vastaukset vastaavat asiakirjan sisältöä. Kun he tietävät, mitä he etsivät, he voivat tehdä tämän nopeasti.

Sisällön tiivistäminen

Asiakkaat toimittavat usein kymmeniä sivuja pitkiä vuokrasopimuksia. Ne voivat olla myös eri kielellä riippuen siitä, missä vuokrakohde tai omaisuuserä sijaitsee. Tämä lisää aikaa, joka kirjanpitäjän on käytettävä asiakirjan tarkasteluun löytääkseen havainnon tueksi tarvitsemansa tiedot.

Osoitteessa M-Files Aino voit pyytää asiakirjan tiivistelmän omalla kielelläsi. Näin kirjanpitäjät voivat ymmärtää, onko heillä oikeat asiakirjat, jotka vastaavat heidän pyyntöään. Toiseksi he voivat kysyä Aino muun muassa vuokrakustannuksista, vuokran noususta, vuokranantajasta ja vuokralleottajasta. Kun kirjanpitäjä ymmärtää, mitä hän etsii, hän voi helposti avata asiakirjan ja varmistaa, että Aino on antanut oikeat tiedot.

Alla olevassa esimerkissä kysymme Aino useamman kuin yhden kysymyksen kerrallaan. Aino vastaa kuhunkin kysymykseen vastaavasti.

Kysely: Keitä ovat vuokranantaja ja vuokralainen tässä vuokrasopimuksessa?

Aino: Vuokranantaja: Real Estate Inc. Vuokralainen: Acme

Kysely: Kuinka paljon vuoden 1 vuokra maksaa?

Aino: Vuosi 1 vuokrakustannukset: 60,000.00 dollaria.

Kysely: Kuinka paljon vuokra nousee vuosittain vuoden 1 ja vuoden 2 välillä?

Aino: Vuokrankorotus vuosittain vuoden 1 ja 2 välillä: 10 000,00 dollaria.

Kysely: Onko tässä vuokrasopimuksessa muita vuokrankorotuksia?

Aino: Tässä vuokrasopimuksessa on muitakin vuokrankorotuksia, ja vuokra nousee 10 000,00 dollaria vuodessa.

Asiakkaan tarjoaman tuen hallinnointi

Asiakkaat toimittavat tietokokonaisuudet eri muodoissa, kuten Microsoft Excel ja PDF. Säästääkseen kirjanpitäjien aikaa näiden asiakirjojen muotoiluun he voivat esittää Aino erityiskysymyksiä asiakkaan aikatauluista tai luetteloista. Alla olevassa esimerkissä pyydämme Aino laskemaan useiden tapahtumien kokonaiskulut.

Kysely: Mikä on mainonnan kokonaiskustannusten määrä?

Aino: $125,000

Kysely: Minkä ajanjakson tämä aikataulu kattaa?

Aino: 31.12.23 päättyneeltä tilikaudelta.

Tarkasteltuamme kululuetteloa voimme nähdä, että markkinointikulujen kokonaismäärästä, joka oli 228 000 dollaria, 125 000 dollaria kohdistui mainoskuluihin 31.12.23 päättyneellä kaudella.

FAQ

K: Yrityksemme hallinnoi paljon arkaluonteisia tietoja. Miten M-Files Aino varmistaa asiakastietojeni turvallisuuden ja luottamuksellisuuden?

V: Aino noudattaa M-Files -holviin jo luotuja suojaus- ja käyttöoikeuksia. Käyttäjät voivat kysyä tai pyytää asiakirjoja vain sellaisista asiakirjoista, joihin heillä on käyttöoikeus. Toisin kuin julkisilla GenAI-alustoilla, M-Files -sivustolle tallennetut tiedot ja kyselyt pysyvät yrityksen turvallisuusympäristössä, mikä vähentää tietoturvaloukkausten riskiä.

K: M-Files Aino käyttää luonnollisen kielen prosessointia (NLP). Onko tämän tekniikan tehokas käyttö oppimiskäyrä?

M-Files Aino voidaan käyttää heti, sillä M-Files -alusta käyttää metatietoja ja optista merkintunnistustekniikkaa (OCR) asiakirjan sisällön ymmärtämiseen. Tietokanta, josta Aino tekee yhteenvedon tai tarjoaa tietoja, on jo olemassa holvissasi. Koska M-Files pystyy ylläpitämään yhtä ainoaa totuuslähdettä ja järjestämään asiakirjat sen perusteella, mitä ne ovat, ei sen perusteella, missä ne on tallennettu, Aino voi helposti ja nopeasti ryhtyä auttamaan käyttäjiään.

*Lähde: https://www.gartner.com/en/topics/artificial-intelligence#q6

BIO:

Courtney Kunzig, CPA Industry Solutions Manager, kirjanpito M-Files

Courtney Kunzig, kokenut kirjanpitäjä, jolla on monipuolinen kokemus eri rooleista ja toimialoilta, toimii tällä hetkellä kirjanpidon toimialaratkaisupäällikkönä osoitteessa M-Files. Hänen asiantuntemuksensa on teknologian hyödyntämisessä työntekijöiden kokemusten parantamisessa, manuaalisten prosessien virtaviivaistamisessa ja ajanhallinnan optimoinnissa kirjanpidon alalla.

Ajatusten johtaminen ja esiintymiset

Julkaistut artikkelit:

• "Kysymyksiä ja vastauksia kirjanpidon automatisoinnista"
  • Kunzig tarkastelee tekoälyn ja automaation ratkaisevaa roolia tilitoimistoissa. Artikkelissa syvennytään käytännön sovelluksiin ja strategioihin manuaalisten tehtävien vähentämiseksi ja digitaalisen muutoksen aloittamiseksi.
• "Kirjanpidon osaamisvajeen paikkaaminen säilyttämisen ja automatisoinnin avulla"

• Kunzig keskustelee innovatiivisista strategioista, joilla voidaan puuttua kirjanpitoteollisuuden osaamisvajeisiin. Hän painottaa, miten tärkeää on säilyttää ja automatisoida kykyjä ja ylläpitää kilpailukykyä.

• "Tekoälyn kriittinen rooli tilitoimistojen kyberturvallisuuden parantamisessa"

• Kunzig valottaa tekoälyn keskeistä roolia tilitoimistojen kyberturvallisuuden vahvistamisessa. Hänen artikkelissaan tarkastellaan käytännön sovelluksia ja ennakoivia toimenpiteitä arkaluonteisten tietojen suojaamiseksi.

Courtney Kunzigin ajatusjohtajuus ja hänen panoksensa korostavat hänen sitoutumistaan kirjanpitoalan edistämiseen teknologiapohjaisten ratkaisujen avulla. Hänen asiantuntemuksensa vastaa ammattilaisille, jotka haluavat optimoida työnkulkuja, varmistaa vaatimustenmukaisuuden ja parantaa asiakaskokemusta.