Microsoft 365 Enterprise Searchin tulevaisuus M-Files avulla

Nykypäivän digitaalisessa työympäristössä tieto on sekä voimakas voimavara että jatkuva haaste. Organisaatiot tuottavat enemmän sisältöä kuin koskaan, mutta työntekijät kamppailevat usein löytääkseen tarvitsemansa tiedon silloin, kun sitä tarvitaan. Tieto jää loukkuun erillisiin järjestelmiin. Tiimit tekevät työtä kahteen kertaan, koska eivät löydä olemassa olevia asiakirjoja. Tärkeät tiedot jäävät piiloon yksinkertaisesti siksi, että niiden löytäminen on liian monimutkaista.

Hakutoiminnon pitäisi yhdistää nämä erilliset tietovarastot. Aiemmin Microsoft Search on kuitenkin tuonut esiin vain Microsoftin sovelluksiin tallennettua sisältöä. Ulkoisiin järjestelmiin tallennetut liiketoiminnan kannalta kriittiset tiedot ovat jääneet näkymättömiin, mikä on pakottanut työntekijät vaihtamaan työkalua ja etsimään asiakirjoja manuaalisesti.

Nyt tilanne muuttuu.

M-Files tallennettu sisältö M-Files täysin näkyvissä ja käytettävissä suoraan Microsoftin hakupalkin kautta. Käyttäjien ei enää tarvitse siirtyä järjestelmästä toiseen tai selata erillisiä tietovarastoja. Sen sijaan he pääsevät nauttimaan yhtenäisestä hakukokemuksesta, joka heijastaa organisaation tietämyksen kokonaiskuvaa.

Kun Microsoft Search toimii tehokkaammin, myös Microsoft 365 toimii tehokkaammin

Organisaatiot tekevät mittavia investointeja Microsoft 365:een luodakseen tuottavan digitaalisen työympäristön. Investoinnin todellinen arvo riippuu kuitenkin siitä, kuinka saumattomasti työntekijät pääsevät käsiksi tietoon, joka ohjaa päätöksentekoa, prosesseja ja yhteistyötä.

Kun M-Files tuodaan natiivisti saataville Microsoft Searchin kautta, organisaatiot muuttavat Microsoft 365:n tuottavuusohjelmistopaketista yhtenäiseksi tietoympäristöksi. Hakutulokset tuovat nyt esiin M-Files liiketoimintasisältöä, joka on rikastettu kontekstuaalisilla tiedoilla, M-Files Teamsissa, Outlook, Wordissa, Excelissä, PowerPointissa, Windowsissa ja muissa Microsoftin sovelluksissa.

Sen sijaan, että Microsoft 365:tä ja yrityksen sisällönhallintaa käsiteltäisiin erillisinä järjestelminä, ne toimivat yhtenä yhtenäisenä ekosysteeminä. Työntekijät voivat jatkaa tutuilla työkaluillaan ja saada samalla käyttöönsä hallinnoitua, metatietopohjaista sisältöä, jonka käyttäminen vaati aiemmin ympäristön vaihtamista.

Tuloksena on muutakin kuin pelkkää mukavuutta. Se tarkoittaa mitattavissa olevaa tuottavuuden kasvua, päällekkäisen työn vähenemistä ja parempaa tuottoa Microsoft 365 -investoinnille.

M-Files lisäarvoa Microsoft 365:n hakuun

Koska työntekijät pysyvät tutuissa Microsoft-sovelluksissa, heidän päivittäin käyttämistään työkaluista tulee välittömästi tehokkaampia. Hakutulokset sisältävät nyt tärkeää liiketoimintasisältöä, joka aiemmin oli Microsoftin ulottumattomissa, mikä varmistaa, että työntekijöiden tarvitsemat tiedot näkyvät luonnollisesti heidän työnkulussaan. Tämä parantaa tuottavuutta ja vähentää Microsoft 365:n ja ulkoisten järjestelmien välillä vaihtamisesta aiheutuvaa hankaluutta.

Parempi Microsoft 365 -käyttökokemus lisää käyttöönottoa

Kun käyttäjät löytävät tarvitsemansa suoraan Microsoft 365:stä, he alkavat käyttää näitä työkaluja entistäkin enemmän. Suora pääsy M-Files vahvistaa luottamusta hakutoimintoon, tekee Microsoft 365:stä entistä kattavamman kokonaisuuden ja poistaa sen kognitiivisen rasituksen, joka liittyy tietojen sijainnin muistamiseen. Tuloksena on Microsoftin työkalujen laajempi käyttöönotto, parempi tuotto Microsoft-investoinnille sekä yhtenäisempi toimintatapa koko yrityksessä.

Mitä M-Files in Native Access -ominaisuus M-Files Microsoft Searchille

Yksi hakukokemus. Yksi totuuden lähde. Yksinkertaistettu IT

Yhdistämällä M-Files suoraan Microsoft Searchiin organisaatiot saavat käyttöönsä saumattoman, yhtenäisen tietopohjan, joka kattaa kaiken liiketoimintasisällön ilman liitäntäohjelmia, päällekkäisyyksiä tai ylimääräistä monimutkaisuutta. Tämä yksinkertaistaa IT-hallintaa ja varmistaa, että sisällönhallinta, tietoturva ja säännösten noudattaminen pysyvät yhdenmukaisina koko Microsoftin ekosysteemissä.

Todellinen luottamus hakuun syntyy todellisesta hallinnosta

Suora pääsy M-Files Microsoft Searchin kautta tarjoaa välitöntä hyötyä, mutta todellinen etu piilee siinä, mitä pääsyn lisäksi tarjotaan. Jokaista Microsoft Searchissa näkyvää tulosta suojaavat samat hallinto-, tietoturva- ja käyttöoikeusasetukset, jotka ovat ominaisia M-Files .

Vain henkilöt, joilla on oikeus nähdä asiakirja, voivat löytää sen. Herkät tiedot pysyvät suojattuina. Sääntöjen noudattamista valvotaan automaattisesti. Liiallinen jakaminen vältetään, koska käyttöoikeudet määritetään heti, kun sisältö luodaan, luokitellaan tai päivitetään M‑Files-ohjelmistossa.

Tämä tarkoittaa, että organisaatiot saavat entistä monipuolisemman hakukokemuksen ilman uusia riskejä. IT-tiimit säilyttävät hallinnan johdonmukaisella ja ennustettavalla hallinnalla. Compliance-vastaavat voivat olla varmoja siitä, että säänneltyä sisältöä eivät pääse näkemään väärät käyttäjät. Työntekijät saavat nopean ja luotettavan tavan etsiä tietoa turvallisuutta vaarantamatta.

Ympäristössä, jossa tietoturva ja säännösten noudattaminen ovat ehdottomia vaatimuksia, hakutoiminto on muutakin kuin pelkkä tuottavuutta parantava ominaisuus. Siitä tulee strateginen väline säännösten noudattamisen varmistamiseksi, joka rikastuttaa Microsoft 365 -kokemusta ja samalla luo luottamustaM-Files avulla.

Siloja vähentämällä, yhteistyötä vahvistamalla, näkemystä syventämällä

Todellinen arvo ei piile pelkästään älykkäässä haussa. Se syntyy siitä, että jokaiselle työntekijälle tarjotaan suora ja saumaton pääsy M-Files-järjestelmään tallennettuun, kontekstuaalisesti rikkaaseen ja liiketoiminnan kannalta kriittiseen sisältöön, joka on nyt helposti löydettävissä Microsoft Searchin kautta.

Tämä poistaa yhden suurimmista esteistä nopealle ja yhtenäiselle työskentelylle: tietosilot, jotka syntyvät, kun sisältö sijaitsee muualla kuin sovelluksissa, joissa työntekijät viettävät päivänsä. Kun M‑Files-sisältö tuodaan saataville Microsoft Searchiin, tiimit pääsevät välittömästi käsiksi tietoon, asiakirjoihin ja prosesseihin, joiden löytämiseksi aiemmin piti vaihtaa järjestelmää tai etsiä erillisestä tietovarastosta. Juuri tämä saumaton näkyvyys Microsoft 365:n sisällä nopeuttaa yhteistyötä ja mahdollistaa organisaatioiden yhtenäisemmän toiminnan.

Osastot voivat toimia samasta luotettavasta tietolähteestä käsin, sillä M‑Filesin perustana oleva konteksti on nyt saatavilla osana Microsoftin käyttöympäristöä. Monialainen yhteistyö tehostuu, kun tiimit näkevät, mitä muut ovat luoneet. Johtajat saavat selkeämmän käsityksen tilanteesta – ei siksi, että tiedot olisivat muuttuneet, vaan siksi, että ne ovat nyt saatavilla niissä Microsoftin työkaluissa, joissa päätökset tehdään.

Ja edut ulottuvat turvallisuuden ja hallinnon ulkopuolelle. Vaikka M-Files varmistaa, että vain oikeat henkilöt pääsevät käsiksi oikeaan sisältöön, todellinen muutos syntyy siiloituneiden järjestelmien aiheuttamien kitkojen poistamisesta. Organisaatio hyötyy seuraavista seikoista:

• Nopeampi pääsy tärkeisiin tietoihin suoraan Microsoft 365:n sisällä
• Päällikön tehtävät
• Parannettu yhteistyö jaettu näkyvyyden tuella
• Vahvempi yhdenmukaistaminen, kun kaikki toimivat samassa kontekstissa

Se, mikä alkaa mahdollisuutena etsiä M-Files-sisältöä Microsoftin sisällä, muuttuu nopeasti perustavanlaatuiseksi muutokseksi siinä, miten organisaatio jakaa tietoa, tekee yhteistyötä ja vie työtä eteenpäin.

Miksi tämä kehitys on tärkeää nykyaikaisille digitaalisille työpaikoille

Digitaalinen työympäristö muuttuu yhä verkottuneemmaksi, älykkäämmäksi ja riippuvaisemmaksi kyvystä tuoda esiin oikeat tiedot oikeaan aikaan. Microsoft Searchin suora pääsy M-Files-sisältöön vie organisaatioita lähemmäksi tätä visiota.

• Työntekijät voivat työskennellä selkeämmin ja nopeammin, koska M-Filesin monipuolinen ja kontekstuaalinen sisältö näkyy suoraan heidän jo käyttämissään Microsoft-työkaluissa.
• IT- ja vaatimustenmukaisuusosastot voivat olla varmoja siitä, että kaikki Microsoft Searchin kautta löytyvä M-Files-sisältö pysyy täysin hallinnassa ja sitä hallitaan voimassa olevien käyttöoikeuksien ja vaatimustenmukaisuussääntöjen mukaisesti.
• Organisaatiot saavat enemmän irti Microsoft 365 -investoinnistaan rikastamalla alustaa M‑Filesin tarjoamalla rakenteella, älykkyydellä ja kontekstilla.

Mikä tärkeintä, se vahvistaa Microsoft Searchin asemaa modernin työympäristön perustana, joka lisää koko Microsoftin ekosysteemin arvoa, tukee innovaatioita, parantaa suorituskykyä ja antaa yrityksille mahdollisuuden toimia luottavaisin mielin.

Yrityshakujen tulevaisuus alkaa tästä

Microsoft Searchin suora pääsy M-Files-sisältöön luo uuden standardin sille, miten organisaatiot löytävät ja hyödyntävät tietoa. Yhdistämällä M-Filesin kontekstikeskeisen sisällön Microsoftin tehokkaaseen hakukoneeseen yritykset saavat käyttöönsä turvallisen, sujuvan ja älykkäämmän tavan työskennellä.

Työntekijät saavat tarvitsemansa tiedot työkaluista, joita he jo käyttävät. IT-osasto saa paremmat hallintamahdollisuudet ja vähentää monimutkaisuutta. Johtajat parantavat Microsoft 365 -investointinsa tuottoa.

Tämä on alku älykkäämmälle ja yhtenäisemmälle tietokokemukselle, joka tukee liiketoiminnan jokaista osa-aluetta.