Asiakirjojen hakuajat: Kuinka kauan tiedoston löytäminen todella kestää?

Kuinka kauan asiakirjan löytäminen kestää?

Seurataanpa vastausten aikajanaa viimeisten kahdenkymmenen vuoden ajalta...

2001

IDC raportoi, että työntekijät, jotka hallinnoivat, luovat tai muokkaavat yrityksen asiakirjoja, käyttivät jopa 2,5 tuntia päivässä tarvittavien tietojen etsimiseen.

2003

IDC julkaisi Moving Beyond Search: Advanced Data Gathering in the Enterprise, joka sisältää kommentin:

"Lähes 70 prosenttia IDC:n KMWorld-konferenssin hakututkimukseen vastanneista (osaamistyöntekijöistä) ilmoitti käyttävänsä viisi tai useampia tunteja viikossa verkkotiedonhakuun, ja 16 prosenttia ilmoitti käyttävänsä 12 tuntia viikossa tai enemmän hakujen tekemiseen."

2011

IDC julkaisee julkaisun Managed Print and Document Services for Controlling Today's and Tomorrow's Information Costs:

"IDC:n tutkimusten mukaan tiedonhakuun käytetään keskimäärin 8,8 tuntia viikossa."

2012

McKinseyn mukaan työntekijät käyttävät päivittäin 1,8 tuntia tiedon etsimiseen ja keräämiseen.

IDC:n Information Worker Survey -tutkimuksen mukaan työntekijät käyttävät asiakirjojen etsimiseen 5 tuntia viikossa. (Katso kaavio.)

2013

Gartner mukaan ammattilaiset käyttävät 50 prosenttia ajastaan tiedon etsimiseen ja käyttävät keskimäärin 18 minuuttia kunkin asiakirjan etsimiseen.

Mitä me siis tiedämme?

Vaikuttaa siltä, että viime vuosikymmenien aikana tiedon etsimiseen kuluva aika on lyhentynyt. Tämä pitää paikkansa. Vuonna 2001 teknologiset valmiutemme eivät olleet läheskään nykyisen tasoisia. On syytä mainita, että edellä mainittujen tilastojen menetelmät eivät ole läheskään yhdenmukaisia, minkä Martin White toi erittäin osuvasti esiin LinkedIn Pulse -artikkelissaan ”Hakuun käytetty aika” – myytin kronologia ja tuoreita tutkimustuloksia.

Mutta silti...

Kokemukseni perusteella tiedän, että ennen kuin tutustuin M-Files, käytin jonkin verran aikaa tiedon etsimiseen. Oli se sitten 2,5 tuntia päivässä tai 18 minuuttia asiakirjaa kohti, sillä ei ole merkitystä, sillä voin kertoa, että se oli selvästi enemmän aikaa kuin olisi tarvinnut – vaihdelin kannettavan tietokoneen kansioiden, Salesforcen ja muiden järjestelmien välillä yrittäessäni löytää oikeaa versiota.

Oletetaan, että asiakirjan löytämiseen kului vähemmän kuin 18 minuuttia, kuten Gartner kertoo. Oletetaan, että alle 15 minuuttia... alle 12 minuuttia... alle 10 minuuttia. Oletetaan, että asiakirjan löytämiseen kuluu keskimäärin 8 minuuttia.

Voin kertoa teille painokkaasti ja yksiselitteisesti...

M-Files avulla minulta menee nykyään korkeintaan 15 sekuntia minkä tahansa tarvitsemani tiedon löytämiseen M-Files ehkä korkeintaan 30 sekuntia M-Files jos se löytyy hakutulosten hieman alempaa.

Se on kaukana 8 minuutista tai edes 5 minuutista. Kuvittele, kuinka paljon aikaa voisit saada takaisin tuottavampaan työhön, jos kirjaimellisesti jokainen tarvitsemasi asiakirja - sinun tai jonkun muun luoma, tätä projektia tai asiakasta varten - olisi saatavilla yhdestä paikasta vain parilla napsautuksella.

Yhdistetyn haun ja Googlen kaltaisten tulosten voima

Kuten olemme aiemmin maininneet, federoitu haku tarkoittaa hakuteknologiaa, joka pystyy etsimään tietoa useista lähteistä samanaikaisesti. Yksi M-Fileskiistatta houkuttelevimmista ominaisuuksista on se, että se mahdollistaa aidon federoidun haun.

Yhteyden luominen kaikkiin järjestelmiin ja tietovarastoihin, joissa tietoa piileskelee.

M-Files ovat itse asiassa tietovarastoja, joihin käyttäjät voivat tallentaa tiedostoja, asiakirjoja ja muuta tietoa.

M-Files integroituu kuitenkin M-Files olemassa oleviin järjestelmiin ja tuo tiedot esiin riippumatta siitä, missä ne sijaitsevat. Kuvittele maailmaa, jossa ei ole merkitystä, onko tarvitsemasi tieto CRM, SharePointissa, ERP-järjestelmässä, verkkokansioissa tai missä tahansa. Tämä tarkoittaa, että voit ottaa M-Files käyttöön M-Files niitä olemassa olevia järjestelmiä, joita tietyt liiketoimintayksiköt tai osastot suosivat. Voit luoda kattavan ja skaalautuvan tiedonhallintastrategian ilman mittavaa tietojen siirtoa.

Tarvitset vain yhden avainsanan tiedonhakuun

Kirjoita vain avainsana ja löydä tarvitsemasi. Puhutaanpa siitä.

Metatiedot. Ne muodostavat koko M-Files tiedonhallinta-alustan perustan. Niiden ansiosta löydät tarvitsemasi tiedot pelkän avainsanan avulla. Ne irrottavat liiketoimintatiedot tehokkaasti tiedostojen sijainnista ja siirtävät painopisteen sinne, minne sen kuuluukin – tiedoston sisältöön.

Kun tiedosto tallennetaan, käyttäjiä pyydetään syöttämään metatietokorttiin avaintiedot - päivämäärät, henkilöt, asiakirjatyyppi ja avainsanat. Tekoäly voi jopa auttaa tekemään tämän puolestasi.

Tulos on yksinkertainen, mutta syvällinen: tiedostot ovat erittäin helposti löydettävissä.

Google-tyyppiset tulokset

Tiedon löytäminen Googlesta on meille toinen luonto. Kirjoitat sanan tai lauseen ja pam... sivu toisensa jälkeen tuloksia. Tulokset esitetään relevanssin mukaan, ja niitä voi helposti suodattaa päivämäärän, verkkosivuston ja muiden parametrien mukaan.

Kuvittele nyt, että sinulla olisi sama kokemus, kun etsit yritystietoa - kun kirjoitat vain hakusanan (ja halutessasi suodattimen tai kaksi), ja järjestelmä palauttaa hakuikkunan, jonka yläreunassa ovat tärkeimmät tulokset.

Näin M-Files toimii. Kuten jo mainittiin, riippumatta siitä, missä tietosi ovat tallennettuina, M-Files koko tietojärjestelmäsi ja tarjoaa sinulle osuvimmat hakutulokset.

Meidän kesken sanottuna, M-Files valtavasti upeita ominaisuuksia, jotka saavat yrityksesi toimimaan kuin hyvin öljytty kone. Mutta kun ystävät ja sukulaiset kysyvät, mitä yritykseni tekee, tämä on vakiovastaukseni. Selitän heille tämän yhdistettyjen hakujen konseptin, ja heille alkaa valjeta.

Se on voimakas. Se on yksinkertaista. Se on kokemus, joka jokaisen toimistotyöntekijän pitäisi saada työpaikallaan. En tiedä, miten onnistuin ennen olemaan tuottava - kun tarvittavien asioiden löytäminen kesti kauemmin kuin muutaman sekunnin.