Enterprise Content Management (ECM) vs. muut järjestelmät: Asiakirjojen hallinta, CMS, DAM ja paljon muuta.

Yritysten sisällönhallintaa (Enterprise Content Management, ECM ) verrataan usein muihin tiedonhallinta-alustoihin. Asiakirjojen hallintajärjestelmillä (DMS), sisällönhallintajärjestelmillä (CMS), toiminnanohjausjärjestelmillä (ERP) ja digitaalisen omaisuuden hallintajärjestelmillä (DAM) on kaikki oma roolinsa, mutta mikään niistä ei kata ECM:n koko laajuutta. Ne eroavat toisistaan seuraavasti.

Mitä eroa on ECM:n ja asiakirjahallinnan välillä?

DMS-järjestelmä tallentaa ja järjestää digitaalisia asiakirjoja, kuten sopimuksia, laskentataulukoita ja PDF-tiedostoja. Se parantaa hakua, versionhallintaa ja tietoturvaa tiimeissä, jotka käyttävät paljon tiedostoja.

ECM on muutakin kuin asiakirjojen hallintaa. Se käsittelee kaikentyyppistä sisältöä - asiakirjoja, tallenteita, sähköposteja, kuvia, videoita ja paljon muuta - samalla kun se ottaa käyttöön säilytyssäännöt, automatisoi työnkulkuja ja liittää sisällön suoraan liiketoimintaprosesseihin, jotka parantavat tehokkuutta ja tuottavat mitattavissa olevaa kannattavuutta.

• DMS on keskittynyt asiakirjoihin.
• ECM hallinnoi sisällön koko elinkaarta koko organisaatiossa.

Pienemmät yritykset voivat käyttää pelkkää DMS-järjestelmää. Suuremmat yritykset tarvitsevat usein ECM:ää, jotta ne voivat käsitellä sisällön monimuotoisuutta ja vaatimustenmukaisuutta laajassa mittakaavassa.

Onko ECM sama asia kuin sisällönhallintajärjestelmä (CMS)?

Ei. CMS hallinnoi verkkosivustojen ja intranetien digitaalista sisältöä. Se auttaa tiimejä luomaan, muokkaamaan ja julkaisemaan sivuja ja mediaa verkossa.

ECM hallinnoi liiketoiminnan sisäistä sisältöä. Se hallinnoi asiakirjoja, kuten laskuja, HR-tiedostoja, sopimuksia ja vaatimustenmukaisuustietoja. Siinä missä CMS tukee julkista sisältöä, ECM hallitsee yrityksen sisäistä toimintaa tukevaa tietoa.

Molemmat voivat olla rinnakkain. CMS hallinnoi verkkosivustoa. ECM varmistaa, että sisäinen tietämyksesi ja tietueesi ovat jäsenneltyjä, turvallisia ja helposti löydettävissä.

Mitä eroa on ECM:n ja ERP:n välillä?

Toiminnanohjausjärjestelmät hallinnoivat strukturoituja tietoja keskeisiä liiketoimintaprosesseja, kuten taloutta, henkilöstöhallintoa ja toimitusketjua varten. Ne käsittelevät tapahtumia, aikatauluja ja palkanlaskentaa.

ECM hallinnoi näitä prosesseja tukevaa jäsentymätöntä sisältöä. Esimerkiksi ERP tallentaa ostotilauksen. ECM tallentaa siihen liittyvät laskut, sopimukset ja sähköpostiviestit.

ERP ja ECM tarjoavat yhdessä kuvan molemmat puolet - ERP seuraa tietoja, kun taas ECM hallinnoi niitä tukevia asiakirjoja.

Mitä eroa on ECM:n ja digitaalisen aineistonhallinnan (DAM) välillä?

DAM-järjestelmä on rakennettu rikkaalle medialle, kuten kuville, videoille, äänille ja luoville tiedostoille. Sen avulla markkinointi- ja suunnittelutiimit voivat organisoida ja jakaa tuotemerkin omaisuuseriä esikatselujen, muunnosten ja merkintöjen kaltaisten ominaisuuksien avulla.

ECM kattaa laajemman valikoiman sisältöä, mutta se ei ole erikoistunut mediaan. Se hallitsee sopimuksia, vaatimustenmukaisuustietoja ja operatiivisia asiakirjoja, mutta pystyy myös tallentamaan mediatiedostoja. Monet organisaatiot käyttävät molempia: DAM:ää luoviin työnkulkuihin ja ECM:ää yrityksen tiedonhallintaan.

Sisältyykö ECM:ään työnkulun automaatio- tai BPM-ominaisuuksia?

Kyllä. Useimmissa ECM-alustoissa on työnkulkuautomatiikka, jonka avulla asiakirjoja voidaan ohjata tarkistettavaksi, hyväksyttäväksi tai allekirjoitettavaksi. Monet tarjoavat myös BPM-työkaluja (Business Process Management) laajempien, osastojen välisten prosessien automatisoimiseksi.

Tämä erottaa ECM:n yksinkertaisesta tiedostojen tallennuksesta. Se ei pelkästään pidä asiakirjoja turvassa, vaan varmistaa, että ne kulkevat oikean prosessin läpi ja että niitä käsitellään johdonmukaisesti.

Mitä eroa on pilvipohjaisen ja hybridi-ECM:n välillä?

Pilvipohjainen ECM toimii täysin pilvipalveluna. Se tarjoaa nopean käyttöönoton, skaalautuvuuden ja myyjän hallinnoimat päivitykset.

Hybridissä ECM:ssä yhdistyvät pilvipalvelut ja tiloissa olevat arkistot. Tämä lähestymistapa sopii hyvin organisaatioille, jotka haluavat pilvipalvelun joustavuuden, mutta joiden on säilytettävä arkaluonteiset tai säännellyt tiedot paikallisilla palvelimilla.

Cloud-first on helppo hallita. Hybridi tarjoaa enemmän hallintaa toimialoille, joilla on tiukkoja vaatimustenmukaisuustarpeita.

ECM:n valinta älykkäämpään, yhtenäiseen sisällönhallintaan

Yrityksen sisällönhallinta tarjoaa laajemmat ominaisuudet kuin mikään yksittäinen järjestelmä. Vaikka DMS-, CMS-, ERP- ja DAM-työkalut ovat kukin omassa roolissaan, ECM yhdistää sisällönhallinnan koko yrityksessä hallinnan, automaation ja integroinnin avulla. Kasvavia tietomääriä hallinnoiville organisaatioille ECM on perusta johdonmukaiselle, vaatimustenmukaiselle ja tehokkaalle toiminnalle.

Jos haluat kattavan katsauksen siihen, miten Enterprise Content Management sopii nykyaikaiseen liiketoimintaan, mukaan lukien keskeiset ominaisuudet, käyttötapaukset ja käyttöönottovaihtoehdot, tutustu Enterprise Content Management-tietokantaan : The Complete Guide.