Asiakirjahallintaohjelmiston integrointi selitetty
Yritysohjelmistoissa on kyse tehokkuudesta. Eri ratkaisujen on kyettävä "puhumaan" keskenään. Monien liiketoimintaprosessien on integroitava tai oltava vuorovaikutuksessa useiden eri ohjelmistojen tietojen kanssa. Tietotyöntekijöiden on saatava nämä prosessit päätökseen syöttämättä tietoja uudelleen tai muotoilematta niitä uudelleen.
ERP-, CRM ja asiakirjahallintajärjestelmät
Toiminnanohjausjärjestelmät (ERP) ovat yleisiä yritysten, voittoa tavoittelemattomien yhteisöjen ja julkisen sektorin järjestelmiä.
Tehokkaat toiminnanohjausjärjestelmät auttavat tietotyöntekijöitä monissa toiminnoissa kirjanpidosta henkilöstöhallintoon ja hankintoihin. Toiminnanohjausjärjestelmien avulla he voivat työskennellä älykkäämmin. Toiminnanohjausjärjestelmät ovat olleet liiketoimintaprosessien automatisoinnin johtavia edistäjiä. Viimeisten 30 vuoden aikana ne ovat olleet myös merkittävä digitaalisen muutoksen ja tehokkuuden parantamisen edistäjä.
Suosittuja toiminnanohjausjärjestelmiä ovat mm:
- SAP
- NetSuite
- Microsoft Dynamics 365
Asiakassuhteiden hallintaohjelmisto (CRM) on toinen yleinen tietotekninen ratkaisu. Niillä hallitaan asiakastietoja myynnin ja markkinoinnin menestyksen tukemiseksi. Ne ovat teknologiapinon tietotyön automatisoinnin ja informaatioautomaation keskeinen tekijä.
Suosittuja CRM:iä ovat mm:
- Salesforce
- Microsoft Dynamics 365
- HubSpot
- Monday.com
Asiakirjojen hallintaohjelmat ovat yleisiä organisaatioissa, joissa on monia asiakirjakeskeisiä prosesseja. Tällaisia organisaatioita ovat esimerkiksi lakiasiain-, asiantuntijapalvelu- ja insinööritoimistot. Asiakirjatyyppien käyttö vaihtelee Microsoft Wordista tietokoneavusteisen suunnittelun (CAD) asiakirjoihin, ja monet yritykset tukeutuvat vahvasti Microsoft 365:n kaltaisiin arkiympäristöihin.
Asiakirjahallintajärjestelmä (DMS) käyttää metatietoja, joiden avulla tiedon käyttäjät voivat löytää, käyttää ja jakaa asiakirjoja helpommin. Ajattele niitä digitaalisina arkistokaappeina, mutta niillä on enemmän ominaisuuksia. Asiakirjahallintajärjestelmät auttavat myös työnkulkujen automatisoinnissa.
Asiakirjahallintaohjelmiston integrointi: Asiakirjojen hallinta: Harkinnanvaraisuus ja hyödyt
Integroinnin avulla yhden ohjelmiston tiedot yhdistetään muiden ohjelmien tietoihin. Yritysjohtajat pitävät tietojen integrointia tietojen automatisoinnin kriittisenä moottorina.
Miksi integrointi muiden alustojen kanssa on niin tärkeää asiakirjojen hallinnassa? Tällaisia ratkaisuja käyttävissä organisaatioissa CRM-, ERP- ja tiedonhallintaohjelmistot ovat vuorovaikutuksessa monin tavoin.
Esimerkiksi CRM-järjestelmät tuottavat enemmän asiakirjoja kuin organisaatiot pystyvät seuraamaan. Näitä ovat esimerkiksi ehdotukset, esitykset, sopimukset, ostotilaukset ja sähköpostit.
CRM-järjestelmät, kuten Salesforce ja Microsoft Dynamics 365, optimoivat yhteyksien hallinnan ja raportoinnin. Asiakirjojen hallinnan osalta jotkut organisaatiot suosivat kuitenkin älykästä asiakirjojen käsittelyratkaisua, joka tarjoaa konkreettisia etuja sisäänrakennettujen sähköisten tiedostojen tallennusominaisuuksien lisäksi.
Erikoisratkaisut, kuten pilvipohjaiset asiakirjahallintaohjelmistot, soveltuvat usein paremmin asiakirjakeskeisiin prosesseihin. Niissä käytetään metatietopohjaista asiakirjahallintamenetelmää, joka lisää tuottavuutta ja poistaa tietokaaoksen.
Asiakirjahallintaohjelmisto suojaa asiakirjojen tietoturvaa valvontaominaisuuksien, kuten yksityiskohtaisten käyttöoikeusasetusten, avulla. Se auttaa myös säännösten noudattamisessa.
Asiakirjahallintaohjelmiston integrointi CRM
Yksi liiketoimintaprosessi voi käyttää useita ohjelmistoja. Perusintegraatioilla varmistetaan, että työntekijöiden ei tarvitse syöttää tietoja uudelleen, kun he siirtyvät järjestelmien välillä. Parempien integraatioiden avulla käyttäjät voivat suorittaa tehtäviä yhdessä käyttöliittymässä. Tavallisesti tämä vaatisi navigointia useiden sovellusten välillä.
Integroinnit tehostavat minkä tahansa organisaation asiakirjahallintajärjestelmän tarkistusprosessia. Laadukkaiden ohjelmistojen toimittajien tulisi tarjota integrointi ensisijaisen CRM.
Salesforcea käyttävien organisaatioiden on varmistettava, että Salesforceen tallennettu sisältö on helposti löydettävissä, käytettävissä ja hallittavissa koko digitaalisessa asiakirjahallintajärjestelmässä. Tällainen integrointi tekee asiakirjojen hakemisesta helppoa.
Eteenpäin suuntautuneiden organisaatioiden tulisi varmistaa, että integraatiot toimivat kaikkiin suuntiin. End-to-end-asiakirjanhallintaratkaisujen avulla käyttäjät voivat tarkastella ja muokata sisältöä yhdestä järjestelmästä ja muiden järjestelmien ja arkistojen tietojen kanssa. Ja tämän pitäisi tapahtua Salesforcen käyttöliittymän sisällä.
Asiakirjahallintaohjelmiston integrointi ERP:n kanssa
CRM:n tavoin toiminnanohjausjärjestelmät eivät useinkaan ole optimaalinen digitaalinen arkistointijärjestelmä. Erikoistuneet hallintaohjelmistot tarjoavat täyden valikoiman asiakirjojen hallintaominaisuuksia.
Asiakirjakeskeisiä prosesseja toteuttavien ERP-käyttäjien on varmistettava, että heidän valitsemansa asiakirjahallintaohjelmisto tarjoaa huipputason integraatioita. Näin he voivat käyttää asiakirjahallintaratkaisua asiakirjojen tallentamiseen ERP-järjestelmään tarkoitetulla tavalla.
FAQ
Mitä tietotyöntekijät hyötyvät asiakirjojen hallinnasta?
Asiakirjahallintajärjestelmät vähentävät kustannuksia ja lisäävät tuottavuutta organisaatioille.
Lisäksi asiakirjahallintaratkaisut säästävät työntekijöiden aikaa eri tietotyöluokissa. Tietotyöntekijät käyttävät vähemmän aikaa arkipäiväisiin tai toistuviin tehtäviin. Asiakirjahallintaohjelmistot vähentävät myös inhimillisiä virheitä. Näin jää enemmän aikaa keskittyä korkean tason ajatteluun ja monimutkaiseen ongelmanratkaisuun.
Mikä on valvottu asiakirja?
Riittävät asiakirjojen valvontamekanismit, kuten roolipohjaiset käyttöoikeudet, ovat kriittinen turvallisuustoimenpide arkaluonteisten asiakirjojen suojaamiseksi tietomurroilta. Asiakirjojen valvontaohjelmisto varmistaa, että vain valtuutetuilla käyttäjillä on pääsy mihin tahansa tiedostoon. Miten? Rajoittamalla pääsyä asiakirjoihin. Tällainen käyttöoikeus voi perustua rooleihin, ryhmiin tai asiakirjan metatieto-ominaisuuksiin.
Uusimmat artikkelit
Kokeile M-Files ilmaiseksi 30 päivän ajan!
Tutustu M-Files Aino GenAI-ominaisuuksiin, tehosta yhteistyötä kollegoiden kanssa, automatisoi työnkulkuja ja avaa loputtomia mahdollisuuksia.
