Suojaa luottamukselliset tietosi: Asiakirjojen hallinta tehokkailla metatiedonvalvontatoiminnoilla

Yksi kaikkien yritysten tärkeimmistä kysymyksistä on se, miten arkaluonteiset tiedot voidaan turvata ja suojata tehokkaasti. AIIM:n tutkimuksen mukaan 60 prosenttia suurista organisaatioista toteaa, että luottamuksellisten tietojen vuotamisen mahdolliset vaikutukset olisivat suuret ja 13 prosentille se olisi katastrofaalinen - mikä korostaa entisestään sen tärkeyttä, että organisaation arkaluonteiset asiakirjat on suojattu luvattomalta käytöltä.

Kaikenkokoisille yrityksille ja toimialoille on ensiarvoisen tärkeää määritellä ja panna täytäntöön käytännöt ja prosessit, jotka koskevat sitä, kenellä on oikeus käyttää, muokata ja hyväksyä tiettyjä asiakirjoja. Vaikka käyttöoikeuksiin liittyvät käytännöt voivat vaihdella yrityksestä riippuen, monet organisaatiot hyödyntävät nykyään metatietoja luodakseen älykkäämmän ja menestyksekkäämmän strategian luottamuksellisten tietovarantojen suojaamiseksi.

CSP vs. ECM: keskeisten erojen ymmärtäminen

Perinteisessä kansiopohjaisessa asiakirjahallintajärjestelmässä tiedot periytyvät yleensä käyttöoikeudet kansiosta, jossa ne sijaitsevat. Monien asiakirjahallintajärjestelmien tukema lähestymistapa on niin sanottu käyttöoikeuksien valvontaluettelo (ACL), joka on periaatteessa luettelo käyttöoikeuksista, jotka voidaan antaa tietylle kansiolle ja jotka periytyvät sitten kaikille kyseiseen kansioon tallennetuille asiakirjoille.

Nämä kansiopohjaiset lähestymistavat ovat luonnostaan joustamattomia ja rajoittavia, koska ne perustuvat siihen, että tiedot sijaitsevat yhdessä paikassa (kansiossa), mikä on ongelmallista, koska asiakirjojen eri versiot sijaitsevat usein useammassa kuin yhdessä kansiossa. Tätä vaikeasti ratkaistavaa ongelmaa ei yksinkertaisesti voida tehokkaasti ratkaista kansiopohjaisilla lähestymistavoilla.

Gartnersisältöpalvelujen määritelmä

Tämän päivän edistyneimmät asiakirjahallintaohjelmistoratkaisut tarjoavat uusia tapoja johtaa pääsynvalvonta-asetukset metatiedoista, jolloin asiakirjojen ja muiden tietojen käyttöoikeuksien määrittäminen on sekä dynaamista että automaattista. Metatietoihin perustuvat käyttöoikeudet ja niihin liittyvä kirjausketju ja tapahtumaloki auttavat organisaatioita myös todistamaan, että ne todella noudattavat määrittelemiään käyttöoikeuksien valvontakäytäntöjä.

Sisältökeskeisistä prosesseista palvelukeskeisiin prosesseihin

Metatietopohjaisessa ratkaisussa sisällön käyttöä voidaan valvoa yhdistelmällä objektikohtaisia käyttöoikeuksia ja ACL-käyttäjäluetteloita, jotka määräytyvät automaattisesti metatietojen perusteella. Ajatuksena on, että sen sijaan, että asiakirjan käyttöoikeuksien hallinta-asetukset periytyisivät kansiosta, asiakirjan lopulliset käyttöoikeudet olisi johdettava sen metatiedoista, joten yksittäiseen asiakirjaan voivat päästä käsiksi projektiryhmän jäsenet, tietty esimiesryhmä, koko johto ja kirjanpito, vain tietyn turvallisuusselvityksen saaneet työntekijät tai mikä tahansa näiden yhdistelmä. Lisäksi käyttöoikeudet voivat muuttua automaattisesti asiakirjan työnkulun tilan mukaan, eli onko se luonnosvaiheessa ja tarkistettavana vai hyväksytty ja valmis julkaistavaksi. Asiakirjan metatietojen määrittäminen tai muuttaminen riittää, ja käyttöoikeuksia voidaan mukauttaa automaattisesti tarpeen mukaan.

Samalla tavalla voit määrittää projektin jäsenet metatieto-ominaisuuksien avulla ja määrittää asiakirjahallintajärjestelmän perimään projektiin liittyvien asiakirjojen käyttöoikeudet itse projektikohteesta. Näin voit muuttaa dynaamisesti kaikkien projektiin liittyvien objektien käyttöoikeuksia lisäämällä tai poistamalla projektin jäseniä projektiobjektissa. Voit myös toteuttaa roolipohjaiset käyttöoikeudet siten, että projektipäälliköillä on täysi pääsy kaikkeen projektin sisältöön, kun taas projekti-insinöörit näkevät vain heidän työnsä kannalta olennaiset asiakirjatyypit.

Sisältöpalvelualustan lähestymistavan edut

Käyttöoikeuksien hallinta on keskeinen osa asiakirjojen hallintaa, ja M-Files asiakkaillemme mullistavan tavan hallita luottamuksellisten tietojen käyttöoikeuksia.

Muut ECM-ratkaisut mainostavat metatietopohjaisia käyttöoikeuksien hallintaominaisuuksia, mutta nämä järjestelmät sisältävät vain ensimmäisen sukupolven metatietopohjaisia suojausmekanismeja, jotka pakottavat järjestelmänvalvojat määrittelemään käyttöoikeuksiin vaikuttavien ominaisuuksien suojausluokan. M-Files mikä tahansa metatieto-ominaisuus (tai attribuutti) voi toimia perusteena määriteltäessä, kenellä on käyttö- ja/tai muokkausoikeudet tiettyyn asiakirjaan tai asiakirjaluokkaan (esimerkiksi: projektiryhmällä on käyttöoikeus projektidokumentaatioon). Lisäksi useita metatieto-ominaisuuksia voidaan yhdistää käyttöoikeuksien määrittämiseksi (esimerkiksi: projektiryhmällä on pääsy projektidokumentaatioon, paitsi jos luokka on Budjetti).

M-Files: CSP-markkinoiden edelläkävijä

M-Files käyttöoikeuksien hallintaan poistaa turhan ajanhukan ja arvailun, sillä käyttäjät määrittelevät vain sisällön luonteen, ja järjestelmä asettaa käyttöoikeudet sen mukaisesti metatietojen perusteella. Tämä johtaa tehokkaampaan ja toimivampaan pääsynhallintaan, onnistuneempiin tietoturvatarkastuksiin sekä sujuvampaan ja dynaamisempaan sisällönhallintaympäristöön.

Miksi M-Files tunnustusta Gartner Quadrantissa

M-Files tavanomaiset metatietojen suojausmenetelmät, sillä se mahdollistaa minkä tahansa metatieto-ominaisuuden käyttämisen käyttö- ja muokkausoikeuksien määrittämiseen. Tämän joustavuuden ansiosta organisaatiosi voi räätälöidä asiakirjojen suojauksen vastaamaan juuri omia tarpeitaan, mikä parantaa sekä tietoturvaa että käytettävyyttä.

Oletko valmis omaksumaan sisällönhallinnan tulevaisuuden sisältöpalvelualustan avulla? Varaa ilmainen esittely tai aloita ilmainen kokeilujakso jo tänään!