Asiakirjahallintajärjestelmän käyttöönotto voi parantaa merkittävästi tuottavuutta, turvallisuutta ja yhteistyötä, mutta se ei ole täysin vailla haasteita. Organisaatioiden on suunniteltava huolella tekniset ongelmat ja käyttäjien vastustus, ja niiden on luotettava myyjän vahvaan tukeen saadakseen parhaan mahdollisen hyödyn investoinnistaan.

Tässä artikkelissa käsitellään yleisiä DMS-haasteita, päivitysten käsittelyä, saatavilla olevia tukivaihtoehtoja ja sitä, miten DMS voi auttaa yksinkertaistamaan prosesseja, kuten laskujen hallintaa.

Mitkä ovat yleiset haasteet DMS-järjestelmän käyttöönotossa?

Yleisimpiä haasteita DMS-järjestelmän käyttöönotossa ovat käyttäjien omaksuminen, huono suunnittelu ja migraation monimutkaisuuden aliarvioiminen:

• Käyttäjät saattavat vastustaa muutosta, jos järjestelmä tuntuu vieraalta tai jos se lisää ylimääräisiä vaiheita.
• Asiakirjojen siirtäminen olemassa olevista kansioista tai paperijärjestelmistä voi vaatia aikaa ja suunnittelua.
• Epäjohdonmukaiset metatiedot tai työnkulut voivat aiheuttaa sekaannusta ja epäjärjestystä.
• Integrointi muihin liiketoimintajärjestelmiin voi vaatia teknisiä resursseja

Paras tapa ratkaista nämä ongelmat on varhainen viestintä, pilottitestaus ja vahva koulutus. Aloita pienestä, aseta selkeät tavoitteet ja mittaa ensimmäiset voitot vauhdin lisäämiseksi.

Jotkin toimittajat, kuten M-Files, tarjoavat ohjattuja käyttöönotto- ja perehdytyspalveluita, jotka auttavat tiimejä pääsemään eroon alkuvaiheen ongelmista. Asianmukainen suunnittelu on avainasemassa ( Ultimate Guide to DMS -oppaassamme kerrotaan, mitä odottaa ja miten valmistautua).

Sisältyykö DMS-tilaukseen yleensä tekninen tuki?

Kyllä. Useimmat DMS-toimittajat tarjoavat jonkinasteista teknistä tukea osana tilauspakettejaan. Tämä kattaa yleensä:

• Pääsy tukiportaaliin tai help deskiin
• Live-chat tai sähköpostituki
• Järjestelmän suorituskykyyn, käyttöoikeuksiin tai konfiguraatioon liittyvien ongelmien vianmääritys.
• Apua päivityksissä ja vikakorjauksissa

Jotkin toimittajat tarjoavat premium-tukipaketteja, joissa on nopeammat vasteajat, omat asiakaspäälliköt tai koulutuspalvelut. On tärkeää ymmärtää, mitä pakettiin sisältyy ja tarvitsetko lisätukea käyttöönoton tai skaalauksen aikana.

M-Files tarjoaa skaalautuvia tukitasoja, joiden avulla organisaatiot voivat sovittaa palvelutasot sisäisten valmiuksien ja projektin monimutkaisuuden mukaan.

Kuinka usein minun pitäisi päivittää DMS-ohjelmistoani tai ominaisuuksia?

DMS-alustoja olisi päivitettävä säännöllisesti, jotta ne pysyvät turvallisina ja ajan tasalla uusien toimintojen kanssa. Myyjä päivittää pilvipohjaiset järjestelmät tyypillisesti automaattisesti ja ilman keskeytyksiä.

Jos käytät kiinteää järjestelmää, päivitykset on ehkä aikataulutettava ja asennettava sisäisen IT-tiimin toimesta. Molemmissa tapauksissa järjestelmän pitäminen ajan tasalla takaa paremman tietoturvan, suorituskyvyn ja kehittyvien säännösten noudattamisen.

Se antaa myös tiimillesi pääsyn uusiin ominaisuuksiin ja parannuksiin, jotka tekevät järjestelmän käytöstä helpompaa ja tehokkaampaa.

M-Files kaltaiset toimittajat julkaisevat säännöllisesti parannuksia ja korjauksia, joita voidaan käyttää liiketoimintaa häiritsemättä.

Miten DMS-järjestelmä voi tehostaa laskujen käsittelyä ja hyväksyntää?

DMS parantaa laskujen käsittelyä automatisoimalla koko työnkulun vastaanotosta maksuun. Sen sijaan, että laskut ohjattaisiin manuaalisesti tarkistettavaksi, järjestelmä voi:

• Kaappaa laskun tiedot automaattisesti
• Laskujen ja ostotilausten tai sopimusten yhteensovittaminen
• Ohjaa ne oikealle hyväksyjälle
• Lähetä ilmoituksia ja muistutuksia
• Seuraa hyväksynnän tilaa ja valmistumisaikaa
• Tallenna valmiit laskut asianmukaisin metatiedoin.

Tämä vähentää virheitä, lyhentää käsittelyaikaa, parantaa näkyvyyttä ja auttaa varmistamaan, että talousasiakirjat ovat tilintarkastusvalmiita. Maksuvelvollisille tiimeille tämä voi tarkoittaa vähemmän viivästyksiä, vähemmän myöhästyneitä maksuja ja parempia toimittajasuhteita.

M-Files tukee näitä prosesseja metatietoihin perustuvalla automaatiolla ja mukautettavilla työnkuluilla, jotka mukautuvat sisäisiin hyväksymispolkuihin.

Lopulliset huomiot: DMS-menestyksen polku

Mikään järjestelmä ei ole täydellinen, ja parhaidenkin DMS-alustojen opetteluun liittyy oppimiskäyrä. Mutta asianmukaisella suunnittelulla, realistisilla odotuksilla ja oikealla tuella useimmat organisaatiot selviytyvät alkuvaiheen haasteista ja saavat nopeasti pysyviä hyötyjä.

Hyvin tuetun DMS-järjestelmän pitkän aikavälin hyödyt ovat huomattavasti lyhytaikaisia esteitä suuremmat, kuten nopeampi laskujen käsittely, luotettavampi asiakirjojen saatavuus ja yksinkertaisempi sääntöjen noudattaminen.

M-Files kaltaisissa ratkaisuissa yhdistyvät vahva tuotetuki ja joustava automaatio, mikä helpottaa tiimien onnistumista heti alusta alkaen. M-Files tarjoaa ilmaisen kokeilujakson, jotta voit nähdä, miten se auttaa hyödyttämään organisaatiotasi.