Konsultointiyrityksillä ei ole asiakirjoihin liittyvää ongelmaa. Niillä on kontekstiin liittyvä ongelma.

Konsulttiyrityksillä on runsaasti tietoa. Miksi sen uudelleenkäyttö on sitten niin vaikeaa?

Jokainen konsulttiyritys perustuu tietoon.

Menestyksekkäät hankkeet, voittaneet tarjoukset, toimiviksi osoittautuneet menetelmät, asiakkaille toimitetut tulokset, toimialan asiantuntemus, projektikokemus ja organisaation osaaminen kuuluvat yrityksen arvokkaimpiin voimavaroihin. Ajan myötä konsulttiyritykset keräävät valtavan määrän henkistä pääomaa. Monilla yrityksillä on kuitenkin vaikeuksia hyödyntää tätä tietoa johdonmukaisesti uusissa hankkeissa, tarjouksissa ja asiakasyhteistyössä.

Haasteena ei yleensä ole tiedon puute. Useimmilla yrityksillä on jo käytössään tarvittava sisältö, jonka avulla ne voivat saada toimeksiantoja ja tuottaa onnistuneita tuloksia. Ongelmana on, että arvokas tieto on usein hajallaan sähköposteissa, Teamsissa, SharePointissa, jaetuissa kansioissa, CRM , projektinhallintatyökaluissa ja arkistoiduissa toimeksiantoarkistoissa. Oikean tiedon löytäminen oikeaan aikaan on vaikeaa, ja sen ajantasaisuuden, hyväksynnän ja merkityksellisyyden varmistaminen on vieläkin vaikeampaa.

Tästä syystä konsulttiyritykset jatkavat investointeja uusiin teknologioihin, vaikka ne kohtaavat edelleen monia samoja toiminnallisia haasteita. Tarjousryhmät laativat tarjousten sisällön alusta alkaen. Konsultit rakentavat jo olemassa olevia toimituksia uudelleen. Tieto jää lukkiutuneeksi projekteihin ja yksittäisiin henkilöihin. Tekoälyhankkeet kamppailevat tuottaakseen merkittävää liiketoiminnallista arvoa.

Perimmäinen syy ei ole asiakirjaan liittyvä ongelma.

Kyseessä on kontekstiongelma.

Mitä konteksti tarkoittaa konsultoinnissa?

Kun ihmiset ajattelevat tiedonhallintaa, he keskittyvät usein asiakirjoihin. Todellisuudessa asiakirjat ovat vain yksi osa kokonaisuutta.

Mahdollisuus saa arvoa, koska se liittyy asiakkaaseen, palvelualueeseen, tiimiin, tarjoukseen ja mahdolliseen liiketoiminnalliseen tulokseen. Tarjous saa arvoa, koska se heijastaa asiakkaan konkreettista tarvetta, laajuutta, menetelmää ja toteutustapaa. Lopputulos on uudelleenkäytettävissä, koska konsultit ymmärtävät, missä olosuhteissa se on luotu, onko se hyväksytty ja voidaanko sitä soveltaa turvallisesti muualla.

Konteksti on tietoja ympäröivä liiketoiminnallinen merkitys.

Ilman kontekstia ehdotuksista, tuloksista ja tietovarannoista tulee vain erillisiä tiedostoja, jotka tallennetaan arkistoihin. Kontekstin avulla niistä muodostuu uudelleenkäytettävää organisaatiotietoa, joka voi tukea tulevia mahdollisuuksia, hankkeita ja asiakastuloksia.

Tämä ero korostuu entisestään, kun yritykset pyrkivät laajentamaan asiantuntemustaan yhä suurempiin tiimeihin, useille maantieteellisille alueille ja kasvaviin asiakaskuntiin. Mitä monimutkaisemmaksi konsulttiorganisaatio muuttuu, sitä tärkeämpää on varmistaa, että tieto pysyy yhteydessä niihin liikesuhteisiin, jotka antavat sille merkityksen.

Miksi tiedon uudelleenkäyttö on niin vaikeaa?

Suurin osa konsulttialan johtajista ymmärtää tiedon uudelleenkäytön arvon. Haasteena on muuttaa tämä tavoite toistettavaksi todellisuudeksi.

Jokainen tilaisuus, tarjous ja toimeksianto tuottaa aineistoa, josta voi olla hyötyä tulevassa työssä. Tiimit tuottavat tarjoussisältöä, viitekehyksiä, analyyseja, tuloksia, tutkimuksia, referenssejä ja oppeja. Teoriassa näiden materiaalien pitäisi auttaa konsultteja työskentelemään nopeammin ja johdonmukaisemmin, kun he tavoittelevat vastaavia tilaisuuksia tai toteuttavat samankaltaisia toimeksiantoja.

Käytännössä konsultit kuitenkin käyttävät usein enemmän aikaa asiaankuuluvan sisällön etsimiseen kuin sen hyödyntämiseen.

Vaikka aiempaa materiaalia löydettäisiin, tärkeät kysymykset jäävät edelleen vaille vastausta. Onko tämä uusin versio? Onko se hyväksytty? Vastaako se nykyisiä menetelmiä? Voidaanko sitä jakaa tämän tiimin tai asiakkaan kanssa? Onko se merkityksellistä kyseessä olevan tilaisuuden tai toimeksiannon kannalta? Onko yritys ratkaissut vastaavanlaisen ongelman aiemmin?

Koska nämä vastaukset ovat usein epäselviä, tiimit päätyvät usein tekemään työn uudelleen sen sijaan, että hyödyntäisivät olemassa olevaa tietoa. Se, minkä pitäisi olla organisaation etu, muuttuu tehottomuuden lähteeksi, mikä nostaa toimituskustannuksia ja heikentää yhdenmukaisuutta.

Miksi perinteiset lähestymistavat eivät riitä?

Monet yritykset yrittävät ratkaista nämä haasteet luomalla lisää arkistoja, kansioita tai tallennuspaikkoja. Valitettavasti tämä usein lisää monimutkaisuutta sen sijaan, että vähentäisi sitä.

Perinteisissä järjestelmissä tiedot järjestetään sen mukaan, mihin ne on tallennettu. Tiimit luovat kansiorakenteita asiakkaiden, alueiden, toimialojen, projektien tai vuosien perusteella. Ajan myötä näiden rakenteiden ylläpito muuttuu hankalaksi. Eri tiimit ottavat käyttöön erilaisia nimeämiskäytäntöjä. Uusia tallennuspaikkoja syntyy. Tieto hajautuu eri järjestelmien välillä.

Monimutkaisuuden kasvaessa tiedon selaaminen vaikeutuu ja siihen on yhä vaikeampi luottaa.

Tuloksena on tuttu kierre. Tiimit tietävät, että organisaation sisällä on arvokasta tietoa, mutta sen löytäminen vaatii huomattavaa työtä. Sen uudelleenkäyttöön liittyy epävarmuutta. Tämän seurauksena työ tehdään uudelleen, tarjousprosessit pitkittyvät, toimitus hidastuu ja johdonmukaisuus kärsii.

Haasteena ei ole tiedon määrä, vaan se, että tiedot eivät ole yhteydessä toisiinsa liiketoiminnallisen kontekstin kautta.

Miten tiedon pirstoutuminen vaikuttaa konsultointipalvelujen tarjoamiseen?

Tiedon pirstoutumisen vaikutukset ulottuvat paljon hakutoimintaa pidemmälle.

Myyntimahdollisuuksien tiimit kamppailevat löytääkseen merkityksellisiä aiempia hankkeita, voittaneita tarjouksia ja uudelleen käytettävää sisältöä. Tarjoushallinnoijat käyttävät arvokasta aikaa koordinoidessaan arviointeja, määräaikoja ja hyväksyntöjä useiden järjestelmien välillä. Konsultit siirtyvät jatkuvasti tietovarastojen, viestintävälineiden ja projektityötilojen välillä kerätäkseen työnsä suorittamiseen tarvittavaa tietoa. Kumppaneilla ei usein ole riittävää näkyvyyttä käynnissä oleviin myyntimahdollisuuksiin, hankkeiden etenemiseen, toimitusriskeihin ja vireillä oleviin päätöksiin.

Nämä tehottomuudet aiheuttavat toiminnallisia ongelmia koko myyntimahdollisuudesta toimitukseen ulottuvan elinkaaren ajan.

Myyntimahdollisuuksien arviointi irtoaa tarjousten laatimisesta. Tarjousten laatiminen hidastuu. Arviointikierrokset pirstaloituvat. Tieto jää lukkiutumaan jo päätökseen saatettuihin projekteihin. Uudelleentyöskentely lisääntyy. Hallintoa on entistä vaikeampi valvoa johdonmukaisesti.

Loppujen lopuksi yritykset menettävät aikaa, jonka ne voisivat muuten käyttää arvon tuottamiseen asiakkaille. Pienet tehottomuudet, jotka toistuvat sadoissa liiketoimintamahdollisuuksissa ja toimeksiannoissa, muodostavat nopeasti merkittävän esteen kasvulle ja kannattavuudelle.

Miksi konteksti on entistä tärkeämpää tekoälyn aikakaudella?

Tekoälyn yleistyminen on korostanut kontekstin merkitystä entisestään.

Monet konsulttiyritykset pitävät tekoälyä keinona nopeuttaa tarjousten laatimista, parantaa tiedon uudelleenkäyttöä ja lisätä tuottavuutta. Vaikka nämä tavoitteet ovat saavutettavissa, tekoälyn tehokkuus riippuu suuresti sen käytettävissä olevan tiedon laadusta.

Tekoäly ei pysty tunnistamaan luotettavasti samankaltaisia mahdollisuuksia, jos mahdollisuuksien historia ei ole yhteydessä tarjouksen sisältöön. Se ei pysty erottamaan vanhentuneita ja hyväksyttyjä materiaaleja toisistaan, ellei näiden välisiä suhteita ole määritelty selkeästi. Se ei pysty täysin ymmärtämään, mitkä toimitukset liittyvät mihinkin asiakkaisiin, toimialoihin, palvelulinjoihin tai toimeksiantotyyppeihin, ellei kyseistä kontekstia ole olemassa. Eikä se pysty antamaan johdonmukaisesti hyödyllisiä suosituksia, kun tieto on hajallaan erillisissä tietovarastoissa.

Monin tavoin tekoäly korostaa olemassa olevia tiedonhallinnan haasteita.

Organisaatiot, jotka tarjoavat tekoälylle hallittua, kontekstuaalista tietoa, saavuttavat huomattavasti todennäköisemmin merkityksellisiä tuloksia. Organisaatiot, jotka jatkavat toimintaansa hajanaisen sisällön varassa, eivät pysty saavuttamaan samaa arvoa, riippumatta siitä, kuinka edistynyttä taustalla oleva tekoälyteknologia onkaan.

Mikä on kontekstikeskeinen lähestymistapa?

Context-First-lähestymistavassa tiedot järjestetään liiketoimintasuhteiden perusteella eikä tallennuspaikkojen perusteella.

Sen sijaan, että kysyttäisiin, mihin asiakirja on tallennettu, tiimit keskittyvät siihen, mihin tieto liittyy. Sisältö liitetään asiakkaisiin, myyntimahdollisuuksiin, tarjouksiin, toimeksiantoihin, toimitettaviin tuotoksiin, tehtäviin, tarkastuksiin, hyväksyntöihin ja uudelleenhyödynnettävään tietoon.

Tämä muuttaa tapaa, jolla tietoa löydetään, hallitaan ja hyödynnetään uudelleen.

Tiedon löytäminen helpottuu, koska käyttäjät tekevät hakuja liiketoiminnallisen merkityksen perusteella eikä kansioiden sijainnin perusteella. Hallintoa on helpompi valvoa, koska käyttöoikeudet, käytänteet ja elinkaaren hallinta voidaan liittää suoraan liiketoiminnalliseen kontekstiin. Henkinen pääoma saa lisää arvoa, koska se pysyy yhteydessä niihin mahdollisuuksiin, ehdotuksiin ja hankkeisiin, joiden tuloksena se on syntynyt.

Mikä tärkeintä, tiedosta tulee hyödyllisempää, koska ihmiset ja tekoäly pystyvät ymmärtämään paitsi sisällön luonteen myös sen merkityksen.

Tulevaisuus kuuluu yrityksille, jotka osaavat hyödyntää jo hankkimaansa tietoa uudelleen

Tulevaisuuden menestyneimmät konsulttiyritykset eivät välttämättä tuota enemmän tietoa kuin kilpailijansa.

He pystyvät paremmin löytämään, ymmärtämään, hallinnoimaan ja hyödyntämään sitä uudelleen.

Ne vähentävät kitkaa liiketoimintamahdollisuuksien, tarjousten ja toteutuksen välillä. Ne helpottavat tietopääoman löytämistä ja hyödyntämistä. Ne luovat ympäristön, jossa asiantuntemusta voidaan hyödyntää vielä pitkään toimeksiannon päättymisen jälkeenkin. Ja ne tarjoavat tiimeille tarvittavan kontekstin, jonka avulla ne voivat toimia nopeammin, tehdä parempia päätöksiä ja tuottaa tuloksia entistä johdonmukaisemmin.

Organisaatiot, jotka onnistuvat tässä muutoksessa, saavat etuja tarjousten käsittelynopeudessa, toimitusten yhdenmukaisuudessa, hallinnossa, tiedon uudelleenkäytössä sekä tekoälyvalmiudessa.

Matka alkaa siitä, että tunnustetaan yksi yksinkertainen tosiasia.

Konsultointiyrityksillä ei ole asiakirjoihin liittyvää ongelmaa.

Heillä on kontekstiongelma.