ChatGPT:n kaltaiset generatiiviset tekoälysovellukset hallitsevat uutisia, ja tietotyöntekijät - ammattilaiset, jotka käyttävät tietoa, luovuutta ja kriittisen ajattelun taitoja - ovat tarkkaavaisia.

Tietotyön luokkiin kuuluvat luovan työn tekijät (kirjailijat ja taiteilijat), älymystö (professorit ja taloustieteilijät) ja asiantuntijat (arkkitehdit ja tietokoneinsinöörit). Kaikki generatiivisesta tekoälystä kiinnostuneet voivat yrittää ennustaa tämän uuden teknologian vaikutuksia. Tekoälyllä ja automaatiolla on valta muuttaa työn tulevaisuutta tietotyön automaation (KWA) avulla.

Tekoäly ja automaatio

Tietotyön automatisoinnissa käytetään erilaisia teknologioita, joiden avulla tietotyöntekijät voivat optimoida ydinosaamisensa. KWA nopeuttaa esimerkiksi asiakirjojen hallintaa, sisällönhallintaa, työnkulkujen hallintaa sekä tietoturvaa ja vaatimustenmukaisuutta. KWA mahdollistaa uudet parhaat käytännöt ja automaation, jolloin tietotyöntekijät voivat tuottaa enemmän arvoa työnantajilleen.

Keskimääräinen tietotyöntekijä käyttää 40 prosenttia työpäivästään tehtäviin, jotka eivät edellytä hänen ydinosaamistaan. Maailmanlaajuisesti yli miljardi ihmistä käyttää lähes neljä tuntia päivässä sähköpostien laatimiseen, asiakirjojen järjestämiseen ja lakisääteisten sääntöjen noudattamisen tarkistamiseen. Nämä liiketoimintaprosessit eivät maksimoi tietotyöntekijän aikaa. Tietotyön automatisointi auttaa näissä askareissa ja monissa muissa tehtävissä, jolloin tietotyöntekijät voivat keskittyä tärkeisiin ja innostavampiin tehtäviin.

Mitä tietotyön automatisointi tekee?

Ihmiset ymmärtävät usein väärin tekoälyn pääasiallisen käyttötarkoituksen tietotyössä ja automaatiossa. Ensinnäkin erityyppisiä strukturoituja tehtäviä voidaan automatisoida ilman tekoälyä. Toiseksi tekoäly voi auttaa vähemmän strukturoiduissa ja luovissa tehtävissä, kuten taiteen luomisessa, koodin kirjoittamisessa ja rakennusten suunnittelussa tiiviissä yhteistyössä ihmisten kanssa. Lopuksi tekoälyn ja automaation yhdistelmä auttaa vähentämään sellaisten tehtävien määrää, joita ihmisten ei tarvitse tehdä.

Seuraavassa on neljä elintärkeää tehtävää, jotka tietotyön automatisointi voi poistaa ammattilaisen työstä:

• Asiakirjojen hallinta: Sähköisten asiakirjojen - PDF-tiedostojen, tekstinkäsittelytiedostojen, kaavioiden ja oikeudellisten asiakirjojen - tallentaminen, seuranta ja tallentaminen. Tällaiset työkalut ovat nopeampia ja tehokkaampia kuin manuaalinen tietojen syöttö. Asiakirjahallintaohjelmistoilla voidaan seurata metatietoja, käsitellä tietojen integrointia ja validointia, organisoida tallennusta ja paljon muuta ilman, että tietotyöntekijöiltä vaaditaan aikaa vievää työpanosta.
• Sisällönhallinta: Missä tahansa muodossa olevien institutionaalisten tietojen kerääminen, hakeminen, toimittaminen ja hallinnointi. Sisällönhallinta käsittelee asiakirjojen elinkaaren kaikki vaiheet luomisesta tallennukseen tai poistamiseen. Asiakirjojen hallinta puolestaan keskittyy asiakirjojen tallentamiseen ja jakamiseen organisaation sisällä.
• Työnkulun hallinta: Työnkulku: Tietyn tehtäväkokonaisuuden tunnistaminen, organisointi ja koordinointi varojen tuottamiseksi. Työnkulun hallinnalla optimoidaan yrityksen parhaita käytäntöjä ja toimintatapoja tuottavuuden lisäämiseksi, toistuvien tehtävien poistamiseksi ja virheiden eliminoimiseksi. Uudet hankkeet edellyttävät tietotyöntekijöiltä omien parhaiden käytäntöjen ja työnkulkujen kehittämistä. Kokeilun ja erehdyksen kautta tekeminen on tehotonta ja palkitsematonta.
• Turvallisuus ja vaatimustenmukaisuus: Kaikki yritykset kohtaavat turvallisuusriskejä, ja niiden on noudatettava useita säännöksiä ja vaatimustenmukaisuusstandardeja. Säännösten noudattamisen ja tietoturvan ylläpitäminen voi olla kokopäivätyö koulutetulle asiantuntijalle. Tietotyöntekijät eivät useinkaan ole riittävästi koulutettuja vaatimustenmukaisuuteen ja tietoturvaan liittyviin tehtäviin. Tällaisissa tehtävissä tuhlataan aikaa, joka olisi parempi käyttää varsinaiseen tietoon perustuvaan työhön.

Tietotyön tulevaisuus

Tietotyön automatisoinnissa hyödynnetään tekoälyä, koneoppimista ja suuria kielimalleja automatisoimalla kaikki se, mikä ei ole todellista tietotyötä. Tekoäly poistaa informaatiokaaoksen, tallentaa institutionaalisen tietämyksen ja analysoi olemassa olevaa dokumentaatiota, luo ja viimeistelee asiakirjoja, sähköposteja, standardoituja lomakkeita ja paljon muuta.

KWA antaa tietotyöntekijöille asiakirjojen tiivistelmät millä tahansa kielellä ja luo sisältöä jäsentymättömien näytteiden tai kehotteiden perusteella. KWA automatisoi työnkulkuja, jotka helpottavat parhaita käytäntöjä. Alan johtava tietotyön automatisointialusta luo työntekijöille kokemuksen, joka houkuttelee ja stimuloi ammattitaitoisia ammattilaisia ja poistaa lähes neljä tuntia vähemmän kiinnostavaa ja vähäarvoista työtä päivässä.

FAQ: Mitä sinun on tiedettävä automaatiosta

Mitä eroa on toimistoautomaatiojärjestelmällä ja tietotyön automaatiojärjestelmällä?

Nimensä mukaisesti toimistoautomaatio auttaa toimistoa toimimaan tehokkaasti. Se tukee tietotyöläisiä ja projektipäälliköitä ja mahdollistaa videoneuvottelut. Tietotyön automatisointi antaa tietämyksen käyttäjille mahdollisuuden työskennellä tehokkaammin ja hyödyntää organisaationsa tietämystä. KWA täyttää tietämyksen puutteet, ohjaa tietämysintensiivisiä työnkulkuja ja varmistaa tietämyksen saatavuuden kaikille tiimin jäsenille.

Miksi meidän pitäisi käyttää tietotyön automatisointia?

KWA on työn ja automaation tulevaisuus. Automaatiotyökalut auttavat ajatustyöntekijöitä suoriutumaan työtehtävistä korkeammalla tasolla ja parantamaan tuottavuutta automatisoimalla työnkulkuja. Tietoautomaation pitkän aikavälin hyödyt vahvistavat tehokkuutta missä tahansa työympäristössä. KWA vähentää jo nyt inhimillisiä virheitä ja säästää aikaa missä tahansa liiketoiminnassa.

Miksi tietotyön automatisointi on niin häiritsevää?

Kaikenlainen työn automatisointi aiheuttaa häiriöitä, eikä tietotyön automatisointi ole poikkeus. KWA käyttää tietotekniikan ja tietotekniikan edistysaskeleita rakentaakseen ja tehdäkseen laajamittaisia muutoksia ajatustyöhön. Ajatustyöläinen käyttää automaatio-ohjelmistoja ei-tärkeiden tehtävien hoitamiseen ja minkä tahansa tuotteen tai palvelun kustannusten vähentämiseen.

Lisätietoja tietotyön automatisoinnista.