4 tapaa tehdä etä- ja virtuaaliviestinnästä yhtä tehokasta kuin kasvokkain tapahtuvasta viestinnästä.

Voiko virtuaalinen viestintä olla yhtä tehokasta kuin kasvokkain tapahtuva viestintä?

Me kaikki tiedämme, että virtuaalinen viestintä ei ole sama asia kuin kasvokkain tapahtuva viestintä. Uskon, että olemme kaikki samaa mieltä siitä, että virtuaalinen vuorovaikutus voi usein tuntua vähäisemmältä kuin jos se muuten tapahtuisi kasvokkain.

M-Files ja koulutusorganisaation johtajana tunnen nämä erot erittäin hyvin. Jo kauan ennen koronaviruspandemiaa tiimimme tehtävänä oli luoda kiinnostavia, ennakoivia ja tuottavia oppimiskokemuksia – olipa kyseessä sitten lähiopetus tai etäopetus. Vaikka lähiopetuksella on kiistattomia etuja, tiedän myös, että virtuaalinen vuorovaikutus voi olla yhtä tehokasta riippuen siitä, miten siihen suhtautuu.

On tärkeää korvata se, mikä puuttuu virtuaalisesta viestinnästä.

Olipa kyseessä kokous, koulutustapahtuma tai webinaari, kaikki viestintä riippuu aktiivisesta osallistumisesta. Jos osallistuja ei osallistu - joko ei osallistu vuoropuheluun tai ei kuuntele aktiivisesti - viestintäpyrkimykset eivät onnistu.

Urani aikana loppukäyttäjien kouluttajana olen käyttänyt paljon aikaa sen selvittämiseen, miten saada ihmiset sitoutumaan kunnolla aiheeseen tai toimintaan, vaikka he eivät olisi motivoituneita siihen. Voin todistaa, että sitoutumisen edistäminen on paljon helpompaa kasvokkain.

Kun olet vuorovaikutuksessa jonkun kanssa kasvokkain, on sosiaalinen velvollisuus sitoutua ja olla läsnä koko ajan. Edessäsi on toinen henkilö, joka yrittää olla kanssasi vuorovaikutuksessa, ja olisi epäkohteliasta olla vastaamatta tai osallistumatta. Siksi kasvokkain tapahtuvassa vuorovaikutuksessa on luonnostaan helpompaa vaatia sitoutumista, jos olet itse johdossa, koska ihmiset tuntevat jo velvollisuudekseen tehdä niin kohteliaisuudesta. Henkilökohtaisesti on myös helpompi ylläpitää sitoutumisen tasoa, koska kehonkieli ja muut hienovaraiset vihjeet antavat reaaliaikaista palautetta. Voit arvioida sitoutumista ja muuttaa viestintää sen mukaan määrittelemällä, katsovatko osallistujat puhujiin, pudistavatko he päätään tai ilmaisevatko he äänekkäästi, että he rekisteröivät ja ottavat osaa toisten puheisiin.

Virtuaalisissa istunnoissa, erityisesti ilman web-kameroita, kaikki nämä vihjeet puuttuvat, eikä sosiaalista velvollisuutta osallistua ole. Itse asiassa monien ihmisten on helppo irrottautua virtuaalisissa istunnoissa, koska heidän ulottuvillaan on paljon asioita, jotka voivat häiritä heitä, eikä kukaan vaadi heitä sitoutumaan.

Vihjeiden ja kehonkielen puute voi myös olla hyvin hämmentävää, kun siirrytään henkilökohtaisesta viestinnästä virtuaaliseen viestintään, varsinkin jos johdat ryhmää, koska et voi mitenkään tietää, miten muut ottavat sanomasi vastaan, elleivät he ilmoita sitä chat-laatikossa tai kytke mikrofoniaan päälle ja äänestä sitä.

Yhteenvetona voidaan todeta, että virtuaaliviestinnästä puuttuu paljon, nimittäin kohteliaisuus ja velvollisuus sitoutua. Tämä on tärkeää tiedostaa, kun etenemme tässä uudessa työskentelytavassa, sillä säilyttääkseen saman sitoutumisen tason etäviestinnässämme meidän on lähestyttävä virtuaaliviestintää eri tavalla kompensoidaksemme sen, mitä puuttuu.

Miten kasvattaa (ja vaatia) sitoutumista virtuaaliviestinnässä?

1 | Verkkokamerat

Hoidetaan nyt pois tieltä itsestään selvä suositus. Verkkokamerat... Ota ne käyttöön. Tai ainakin pääpuhujan, fasilitaattorin tai juontajan web-kameran pitäisi olla päällä. Kun kamera on päällä, on sisäinen paine osallistua ja keskittyä. Tämä luo jo valmiiksi suuremman velvollisuuden osallistua ja antaa paremman tunteen henkilökohtaisesta vuorovaikutuksesta.

Myönnän kuitenkin myös, että joissakin tilanteissa web-kamerat eivät ole toteutettavissa ja että jotkut ihmiset haluavat olla ilman niitä. Seuraavat kohdat tarjoavat vaihtoehtoja, joilla voidaan edistää osallistumista virtuaaliseen viestintään ilman kameroita.

2 | Pidä säännöllisiä tarkastuskäyntejä

Toinen tapa edistää sitoutumista virtuaaliympäristössä on vuoropuhelun uudelleenjärjestely. Kuten aiemmin mainittiin, jos et näe ihmisiä, joiden kanssa kommunikoit, menetät paljon tärkeää palautetta viestinnästä. Jos siis puhut monologia tai jaat tietoja virtuaalikokouksessa, jossa ei ole web-kameroita, suunnittele säännöllisiä kysymyksiä tai tarkistuksia varmistaaksesi, että kaikki ymmärtävät, seuraavat ja sitoutuvat aiheeseen. Voit myös liittää mukaan pohdintakysymyksiä tai -tehtäviä varmistaaksesi, että osallistujat ovat aktiivisesti mukana.

Yksi virtuaalisen viestinnän hyvistä puolista on se, että voit pyytää osallistujia ilmoittautumaan käyttämällä menetelmiä, jotka eivät edellytä äänellistä osallistumista, kuten kokouskeskusteluikkunaa. Tiimikokouksissamme pyydän usein osallistujia ottamaan kantaa tiettyyn aiheeseen antamalla palautetta chat-ikkunassa, esimerkiksi osoittamalla peukkua ylös tai alas. Tämä tarjoaa myös introvertoiduimmille osallistujille keinon ilmaista ajatuksensa, kysymyksensä tai näkemyksensä tavalla, joka on heille helpompi.

Kouluttajana myönnän, että säännöllisten tarkistusten toteuttaminen on paras käytäntö yleisessä viestinnässä, koska oppiminen edellyttää aktiivista osallistumista tietoon. Suosittelen siis, että otat tämän tavaksi paitsi virtuaaliviestinnässäsi myös yleisessä viestintätyylissäsi.

3 | Kerro selkeästi ja suoraan, mitä yrität ilmaista ja miksi se on tärkeää yleisölle.

Ihmiset piristyvät ja sitoutuvat automaattisesti, kun he törmäävät tietoihin, jotka liittyvät heidän kiinnostuksen kohteisiinsa tai työhönsä. Jokainen opettaja tai kouluttaja tietää tämän hyvin, ja osa pedagogista prosessia on luoda yhteys opittavien asioiden ja niiden asioiden välille, joista he ovat kiinnostuneita tai jotka he jo tietävät.

Tämä on erityisen tärkeää tunnistaa, kun olet pääpuhuja tai -esittelijä virtuaalisessa ympäristössä. Jos haluat lisätä sitoutumista, suosittelen, että paketoit viestisi suoraan yleisölle ja yhdistät viestisi heihin.

Ihmiset kuuntelevat vasta sitten, miten se tehdään, kun he ovat ymmärtäneet , mitä tapahtuu ja miksi tämä on tärkeää. Sen sijaan, että selität vain mitä, selitä myös miksi. Voit tehdä tämän käyttämällä tiettyjä pakkausmerkkejä:

• "Syy siihen, miksi tämä tieto on tärkeää tiimillemme, on se, että..."
• "Haluan, että otat tästä opiksesi sen, että..."
• "Syy siihen, miksi kerron tämän, on se, että..."
• "Tämä tarkoittaa työsi kannalta seuraavaa..."
• "Sinun on ymmärrettävä seuraavaa tästä diasta...".

4 | Määrittele ja ilmaise selkeästi istunnon tarkoitus, tavoite ja asialista etukäteen.

Minulle tämä on ehdoton edellytys jokaisessa kokouksessa, mutta haluan selventää, miksi tämä on erityisen tärkeää virtuaalisessa vuorovaikutuksessa. Se on yksinkertaista. Ihmiset eivät osallistu, jos he eivät tiedä, miten heidän odotetaan osallistuvan. Virtuaalikokouksissa on tärkeää poistaa kaikki epäselvyydet siitä, miksi tämä kokous pidetään ja miksi kaikki on kutsuttu osallistumaan. Helpoin tapa tehdä tämä on ilmaista kokouksen kutsussa selkeästi istunnon tarkoitus, mitä toivot saavuttavasi ja mitä odotat kaikilta osallistujilta.

Tässä on esimerkki kutsusta:

Kokouksen tarkoituksena on vastata kysymyksiin, jotka ohjaavat tulevan koulutustapahtuman suunnittelua. Vastaukset antavat minulle tietoa koulutustapahtuman suunnitelman laatimista varten (mukaan lukien esityslista ja aikataulu), jonka voitte sitten lisätä kaikille osallistujille lähetettäviin kalenterikutsuihin. Tämä kokous on tarkoitettu yksinomaan keskustelua varten. Emme laadi suunnitelmia tässä istunnossa, mutta lähetän ne teille seuraavana päivänä tarkistettavaksi.

Valmistaudu vastaamaan seuraaviin kysymyksiin istunnossa:

• Ketkä ovat koulutuksen tarpeessa olevia henkilöitä?
  • Mitä he tietävät jo M-Files mitä tehtäviä he M-Files suorittavat säännöllisesti M-Files avulla?
  • Kuinka moni tarvitsee koulutusta?
• Millainen on tulevaisuus koulutustapahtuman jälkeen?
  • Mitä ihmiset tekevät toisin tämän koulutustapahtuman jälkeen?
  • Mitä ihmiset tekevät omatoimisesti tämän koulutustapahtuman jälkeen?
  • Mitä ihmiset tietävät tämän koulutustapahtuman jälkeen?
• Mitä aiheita haluatte koulutustapahtumassa käsiteltävän?
• Milloin haluatte järjestää tämän koulutustapahtuman?

Tässä esimerkkikutsussa ilmaistaan selkeästi, miksi kokous järjestetään, mikä on kaikkien rooli ja mitä fasilitaattori toivoo saavuttavansa. Näin selkeällä tavalla sitoutumista koskevat odotukset asetetaan ilman epäselvyyksiä.

Tästä on lisää, erityisesti kun on kyse liiketoiminnan kannalta kriittisestä vuorovaikutuksesta asiakkaiden kanssa....

Olen viettänyt suuren osan urastani tapahtumiin sitoutumisen vaalimisessa ja edistämisessä. Kun COVID 19 muutti työympäristöjä ja siirsi liiketoimintakriittisen vuorovaikutuksen virtuaalitiloihin, näin sen tilaisuutena hyödyntää kokemustani.

Virtuaaliviestintä on muuttunut mukavasta tarpeesta välttämättömäksi, jotta liiketoiminta pysyy pystyssä. Yrityksille, joiden toimialoilla asiakaskokemus on kaikki kaikessa, on tärkeää suunnitella aktiivisesti strategioita ja miettiä uudelleen virtuaaliviestinnän lähestymistapoja, jotta voidaan varmistaa, ettei asiakaspalvelusta tingitä.

Tästä syystä järjestin M-Files useita työpajoja, M-Files kartoittaa parhaita käytäntöjä laadukkaan asiakaskokemuksen ylläpitämiseksi etätyöskentelyn olosuhteissa. Kutsun teidät tutustumaan työpajojemme tuloksiin ja oppimaan, M-Files tarjoaa asiakkailleen arvokkaita kokemuksia ja vuorovaikutusta virtuaalisesti kotoa käsin.