Minkä tahansa hankintaprosessin aikana sijoitetun pääoman tuoton määrittäminen on usein tärkein kysymys. Loppujen lopuksi jokainen yritys haluaa tietää, että ohjelmistoon käytetyillä rahoilla on selkeä hyöty ja että rahat ovat ohjelmiston hankkimisesta saatavan hyödyn arvoisia.

Missä on siis asiakirjojen automatisointiohjelmistojen ROI-lisäys? Vastaus tiivistyy kolmeen yksinkertaiseen, mutta yleispätevään käsitteeseen: säästetty aika, säästetty raha ja säästetty maine. Sukelletaanpa syvemmälle...

Ajan säästäminen

Lakiasiaintoimistoille, yritysjuristille ja muille ammattilaisille ajan säästäminen - työläs, manuaalinen työ, jonka henkilökuntasi voisi käyttää johonkin tuottavampaan tehtävään - on yksi asiakirjojen automatisointiohjelmistojen tärkeimmistä myyntivaltteista.

Asiakirjojen laatimiseen tällä hetkellä kuluvan ajan pituutta voi olla mahdollista arvioida asianomaisten asianajajien aikakirjanpidon perusteella, vaikka kokemuksen mukaan ihmisillä on taipumus yhdistää eri tehtäviä yhdeksi kertomukseksi, joten voi olla vaikeaa saada 100 prosentin tarkkuutta.

Jos et pysty hankkimaan tietoja, varavaihtoehtona on kysyä asianomaisilta asianajajilta, kuinka kauan asiakirjan laatiminen kestää heidän arvionsa mukaan.

Jos käytetään jälkimmäistä lähestymistapaa, heidän vastauksiinsa vaikuttavat monenlaiset muuttujat. Esimerkiksi henkilö, joka käyttää samaa mallia kiintolevyltä ja vain muuttaa joitakin osia joka kerta, sanoo todennäköisesti, että hänellä menee vähemmän aikaa laatimiseen. Tässä arviossa ei kuitenkaan oteta huomioon aikaa, joka kuluu hyväksymisvaiheessa havaittuihin virheisiin tai tuleviin valituksiin, jos käytetty malli sisältää esimerkiksi edellisen asiakkaan tiedot. On luultavasti järkevää ottaa keskiarvo siitä, kuinka kauan koko tiimiltä kuluu tällä hetkellä aikaa.

Asiakirjojen automatisointiohjelmiston käyttöönoton jälkeisen ajan osalta saattaa olla syytä tehdä kokeilu myyjän kanssa ennen kuin allekirjoitat sopimuksen. Näin saat käsityksen työkalun mahdollisuuksista todellisessa käyttötapauksessa ja voit saada tarvittavat tiedot sen määrittämiseksi, kuinka kauan sen käyttöönoton jälkeen kestää (vaikka kyseessä olisi vain yksi tai pari asiakirjaa).

Kun ymmärrät, kuinka paljon aikaa kuluu ennen käyttöönottoa ja sen jälkeen tietyn ajanjakson aikana, saat käsityksen kuukausi- tai vuosikohtaisista säästöistä. Tämän tiedon perusteella voidaan tehdä strategisia päätöksiä resursoinnista - mutta varoitus on, että aiempi suorituskyky ei aina vastaa tulevaa suorituskykyä.

Jos yrityksen sisäisten tiimien kapasiteetti on rajallinen, asiakirjojen automatisointiratkaisun käyttöönotto, jonka avulla muut yrityksen työntekijät voivat luoda ensimmäisiä luonnoksia oikeudellisista asiakirjoista, on hyvä tapa lisätä tiimin kapasiteettia. Kun yrityksen työntekijät voivat helposti luoda asiakirjoja yrityksen paperilla, myös oikeudellisen tiimin tarkastukset ovat nopeampia ja helpompia - sen sijaan, että heidän tarvitsisi tarkistaa useita eri sopimuksia kolmansilta osapuolilta.

Rahan säästäminen

Sen laskeminen, kuinka paljon rahaa asiakirjojen automatisointi voi säästää yritykselle, voi olla haastavaa, mutta se on mahdollista. Tavallisesti näemme asianajotoimistojen arvioivan seuraavat seikat ennen asiakirjojen automatisoinnin käyttöönottoa:

- Ymmärrys siitä, mitä asiakirjoja ne tällä hetkellä laativat
- kuinka kauan niiden laatiminen kestää
- kuinka usein asiakirjoja laaditaan
- kuka ne laatii ja hyväksyy

Näiden tietojen kirjaaminen, vaikka kyseessä olisikin tarkennettu arvio, tarjoaa perustason, jonka avulla asianajotoimistot voivat mitata tehokkuuden parantumista käyttöönoton jälkeen. Suosittelemme, että asianajotoimistot valitsevat yhden parhaista ehdokkaista asiakirjojen automatisointiin ja ottavat sen mukaan johonkin pilottihankkeistamme tehokkuushyötyjen tieteellistä arviointia varten. Tämä luo vankan perustan uusien asiakirjojen käyttöönotolle ja antaa virtaa niille tiimeille, jotka haluavat muuttaa laatimistapojaan digitaalisesti.

Kustannussäästöt voidaan laskea eri tavoin, ja ne riippuvat pitkälti siitä, miten asianajotoimisto veloittaa työstä, olipa kyseessä laskutettava tunti tai kiinteä palkkio. Asiakirjojen automatisointi hyödyttää luonnollisesti kiinteän palkkion projekteja, koska se lisää katetta - ja sen käyttöönotto säästää rahaa jokaisesta tuotetusta asiakirjasta. Vaikka asiakirjojen automatisointi ei olekaan niin itsestään selvää, se hyödyttää myös laskutettavan tuntityön tekemistä - etenkin jos se minimoi poistojen määrän.

Aikasäästöt vapauttavat lakimiehille aikaa muuhun maksulliseen työhön - ja näin ollen heistä tulee kannattavampia. Tämän lisäksi säästetään kustannussäästöjä, jotka aiheutuvat mahdollisista valituksista tai korvausvaatimuksista, jotka johtuvat laatimisvirheistä, kuten aikaisemman asiakkaan tietojen käyttämisestä sopimuksessa tai siitä, että sopimuksessa ei käytetä markkinastandardin mukaisia tai uusimpia sanamuotoja. Tekstin kopioinnissa ja liittämisessä on riskinsä!

Asiakirjojen automatisoinnin tarkoituksena on tehostaa asiakirjojen laatimista. Tämän sivutuotteena on kuitenkin mahdollista siirtää sopimusten ensimmäistä luonnossukupolvea ikäluokkaa alaspäin.

Johtavampi henkilöstö olisi osallistunut asiakirjamallin luomiseen alun perin, ymmärtäisi, miten se toimii ehdollisesti, ja ymmärtäisi, mitä tietoja tarvitaan ja milloin. Tätä tietämystä hyödynnetään sitten mallin automatisoinnissa, jolloin tiimin nuoremmat jäsenet voivat laatia sopimuksia nopeasti automatisoinnissa asetettujen rajoitusten perusteella - asiakirjaa käytetään, syötteitä lisätään tai ehdollisia lausekkeita lisätään.

Tämä antaa tiimin nuoremmille jäsenille mahdollisuuden laatia asiakirjaluonnoksia nopeasti, alentaa kunkin tuotetun asiakirjan kustannuksia ja tarkoittaa mahdollisesti sitä, että ylempien lakimiesten hyväksynnät vähenevät, kun käytetään tiimin vakiomalleja.

Maineen säilyttäminen

Asiakirjojen automatisoinnista ja erityisesti asiakaskohtaisista asiakirjojen automatisointityökaluista, kuten M-Files Ment , saatava aineeton hyöty on maineen parantaminen. Miten?

Johdonmukainen tuotos on tärkeää. Asianajotoimistojen suuremmat asiakkaat antavat luultavasti toimeksiannon useille asianajotoimiston tiimeille - heidän saamiensa asiakirjojen olisi oltava yhdenmukaisia eri osa-alueilla, jotta odotukset tuotoksen suhteen pysyvät yllä.

Asianmukaisesti ylläpidetyistä malleista laaditut asiakirjat sisältävät aina uusimmat markkinastandardin mukaiset ehdot.
Asiakaskohtainen tiedonkeruu voi helpottaa prosessia huomattavasti, sillä asiakas voi antaa tietoja lakimiehelle ennen sopimusluonnoksen laatimista.

Sisäiset asiakkaat (yritysasiamiehet) ja ulkoiset asiakkaat (asianajotoimistot) näkevät, että teknologiaa hyödynnetään paremman ja nopeamman palvelun tarjoamiseksi.

M-Files Ment antaa organisaatioille ainutlaatuiset itsepalvelutyökalut, joiden avulla tietotyöntekijät voivat julkaista automatisoitua sisältöä missä tahansa ja luoda asiakirjoja suoraan kolmansien osapuolten syötteistä turvallisella ja sääntöjen mukaisella tavalla.

Jos haluat tietää, miten voit ottaa käyttöön 100-prosenttisesti koodittoman asiakirjojen automatisointiohjelmiston, käy osoitteessa M-Files Ment . tuotesivulla.