Caso práctico real de gestión de la información: Enrutar y firmar documentos electrónicamente

Este artículo forma parte de una serie de cuatro entregas en la que se presentan casos prácticos reales de soluciones de gestión de la información como M-Files. Echa un vistazo a las otras tres entregas aquí:

• Compartir información y documentos con los clientes
• Identificación de infracciones internas
• Revisión y aprobación a cuatro ojos

Quizá le sorprenda saber que uno de los cambios más significativos, positivos y a largo plazo que puede introducir en su empresa está directamente relacionado con algo que muchos de nosotros probablemente damos por sentado: la firma electrónica.

Según un estudio reciente, la adopción de la firma electrónica ha permitido al 92% de las instituciones financieras, en particular, reducir los errores de escaneado en sus flujos de trabajo. Otro 66% de ellas pudo reducir significativamente los archivos que faltaban, mejorando así la calidad de los datos.

Otro estudio reciente indicaba que las empresas de todos los sectores ahorran entre un 55% y un 78% de media al pasar del papel a la firma electrónica, teniendo en cuenta aspectos como los costes de material, administración y suscripción.

Pero quizá la estadística más importante de todas sea la siguiente: obtener un documento firmado a la antigua usanza -es decir, mediante una copia impresa- suele llevar unos cinco días de media. ¿El tiempo para obtener una firma electrónica?

Unos 37 minutos. 

La obtención de firmas es una parte esencial de la actividad empresarial, independientemente del sector en el que se opere. Pero aún así, muchas personas tienen dificultades en este proceso aparentemente sencillo y pagan enormes costes por ello.

Sin embargo, con un sistema de gestión de la información adecuado, como M-Files, podrás hacer que todo resulte fácil, sencillo y eficiente. Podrás utilizar la tecnología para respaldar y optimizar tus flujos de trabajo, lo que te permitirá centrarte menos en la parte administrativa y más en desarrollar un negocio próspero, tal y como debe ser.

M-Files de M-Files para el enrutamiento y la firma electrónica de documentos

En general, M-Files una herramienta diseñada para eliminar las molestias, los costes e incluso los riesgos de seguridad inherentes a los procesos de aprobación de documentos manuales y basados en papel.

Todas las empresas, independientemente de su tamaño, tienen documentos que requieren firmas para su ejecución. Puede tratarse, entre otros, de contratos, órdenes de compra, acuerdos, etcétera. Para demasiadas empresas, esto sigue siendo un proceso manual que se realiza por correo electrónico o, lo que es peor, en hojas de papel impresas que van de una persona a otra en un proceso ineficiente y agotador.

Cada vez que ese documento cambia de manos es una oportunidad para que se pierda. Es una oportunidad para que se cometa un error que vuelva a iniciar el proceso. Es una oportunidad para que diferentes versiones salgan al mundo al mismo tiempo, confundiendo así el proceso de manera significativa.

Independientemente de que un artículo se pierda, se dañe o entre en conflicto con otra versión, hay dos cosas que siguen siendo ciertas: se pierde una enorme cantidad de tiempo y el riesgo operativo aumenta mucho más de lo que se debería.

Sin embargo, una plataforma de gestión de la información adecuada, como M-Files, puede aplicar un flujo de trabajo sencillo a estos documentos y mejorar considerablemente la situación tras su implementación. Con M-Files, puedes gestionar todo el proceso de revisión, aprobación y firma electrónica de principio a fin, todo ello en una única versión oficial.

En resumen, el proceso es más o menos así:

1. Crear. Sus usuarios crean un documento, ya sea un contrato, una orden de compra, un acuerdo de envío o cualquier otra cosa.
2. Notificar, revisar, aprobar. A continuación, se le asigna un flujo de trabajo: notificar a las partes y ponerlo a disposición de los posibles revisores y aprobadores. Estos pueden ser otros empleados, líderes de la organización o incluso fuentes externas como clientes, dependiendo de la situación.
3. Firmar. A partir de ahí, M-Files con los principales proveedores de software de firma electrónica para gestionar las firmas electrónicas.
4. Archivar. Una vez que todas las partes hayan firmado, esa versión única y precisa del documento estará disponible en M-Files el trabajo podrá continuar sin interrupciones.

Todo ello, eliminando de paso todos esos frustrantes procesos manuales y documentos en papel.

Según ese mismo estudio, cuesta literalmente un 55% menos preparar un documento y que la gente lo firme electrónicamente que hacerlo en papel. Puede sonar muy bien, pero no olvides nunca que hay una serie de errores que puedes cometer y que se comerán absolutamente ese retorno de la inversión.

Todo esto explica en gran medida por qué una plataforma de gestión inteligente de la información como M-Files tan eficaz. M-Files no solo te M-Files crear mejores flujos de trabajo en lo que respecta al envío y la firma de documentos, sino que también permite que esas mejoras en la eficiencia se extiendan con total fluidez por toda la empresa. Las personas que necesiten acceder a ese documento firmado para realizar su trabajo lo tendrán en cuestión de segundos.

Todo ello al servicio del objetivo más importante de todos: permitir que sus usuarios se centren menos y más en las tareas administrativas, para que puedan dedicar más atención a su negocio, como debe ser.