Validación de documentos mediante IA para facturas y hojas de horas

¿Cuánto tiempo dedica tu organización a comprobar que todo va bien? Para la mayoría de las organizaciones, la respuesta es: mucho tiempo. Tiempo que podría dedicarse íntegramente a tareas de mayor valor.

Llega una hoja de horas. Alguien comprueba el empleado, el proyecto, las horas, las fechas y la firma. Todo está correcto. Aprobado. A continuación, se envía la siguiente. Y luego otra más. Llega una factura. Alguien la compara con una orden de compra o un contrato, verifica los detalles y confirma que todo se ajusta a las condiciones acordadas.

En ambos ejemplos, la mayoría de las veces no hay ningún problema. Pero alguien tiene que comprobarlo.

El tiempo dedicado a revisar transacciones rutinarias en busca de una posible excepción que se haya pasado por alto es una de las ineficiencias recurrentes en los procesos con gran volumen de documentación.

¿Y si el proceso funcionara al revés? En lugar de que las personas tengan que revisar todo para encontrar algún error, la IA se encarga de la validación inicial y solo muestra las transacciones que requieren validación humana.

El problema es la comparación

Extraer información de una factura o de una hoja de horas es solo una parte del trabajo. La cuestión más importante es si esa información es válida en su contexto.

Por ejemplo, cuando una organización recibe hojas de horas, debe determinar si una persona está autorizada a facturar horas a un proyecto concreto, si las horas declaradas se ajustan a los límites de la orden de compra correspondiente y si los datos obligatorios, como las fechas y las firmas, son correctos. Esta evaluación compara la hoja de horas con la información que rige la transacción y comprueba si todo tiene sentido.

Lo mismo ocurre con las facturas. Una factura puede contener información perfectamente legible y, aun así, plantear problemas. La cuestión importante es si los conceptos facturados se ajustan a lo estipulado en el contrato correspondiente.

Te presentamos el agente de facturación « M-Files » y el agente de validación de hojas de horas « M-Files »

Un agente personalizado de « M-Files » puede analizar un documento entrante y evaluar su información en función de unos requisitos empresariales predefinidos y de la normativa aplicable.

En el caso de una hoja de horas, esto podría implicar comprobar si la persona está asignada al proyecto correcto, si las horas se ajustan a los parámetros establecidos, si las fechas coinciden y si se ha incluido toda la información necesaria.

En el caso de una factura, esto podría implicar comparar la información facilitada con el contrato correspondiente u otros requisitos establecidos, y señalar cualquier discrepancia para su revisión.

En ambos casos, el agente no se limita a extraer información, sino que ayuda a determinar si esa información requiere una acción.

Entender: En primer lugar, el agente analiza el documento recibido e identifica la información necesaria para el proceso. ¿Quién ha presentado la hoja de horas? ¿Qué fechas y horas figuran en ella? ¿Se incluye la información necesaria? El objetivo es convertir la información contenida en el documento, independientemente de su formato, en un contexto útil para la siguiente decisión.

Juez: A continuación viene la validación. ¿Se encuentran las horas dentro de los límites permitidos? ¿Coincide la información con la orden de compra o el contrato correspondiente? ¿Consta la firma necesaria? Este es el punto en el que la automatización va más allá de la simple captura de datos. El agente aplica requisitos empresariales predefinidos para ayudar a distinguir una presentación rutinaria de una excepción.

Acción: Una vez tomada esa decisión, el flujo de trabajo puede actuar en consecuencia. Un documento que cumpla los requisitos definidos sigue su curso normal. Cualquier discrepancia se señala y se asigna para una revisión adicional. Las personas siguen formando parte del proceso, pero su atención se centra en el trabajo que lo requiere.

El cambio hacia un modelo de trabajo basado en las excepciones

Muchos procesos empresariales se basan en la revisión, ya que se parte de la base de que un determinado porcentaje de documentos contendrá algún problema. La inteligencia artificial nos permite replantearnos ese modelo operativo. En lugar de que el personal revise cada documento en busca de excepciones, se puede aprovechar su tiempo de forma más selectiva para revisar únicamente aquellos casos en los que realmente existan dichas excepciones.

Dado que «M-Files » relaciona los documentos con el contexto que los rodea —incluidas las personas, los proyectos y los procesos—, las organizaciones pueden dejar de tratar cada factura o hoja de horas como un archivo aislado. Ese contexto es fundamental para el enfoque más amplio de « M-Files », cuyo objetivo es permitir que la IA razone con mayor precisión y automatice el trabajo con confianza.

El resultado es un proceso muy eficaz: comprender el documento, evaluarlo en su contexto y, a continuación, actuar en función del resultado.

Para los equipos de finanzas y servicios profesionales, que se ven abrumados por tareas de revisión repetitivas, este cambio les permite centrarse en el trabajo en el que se necesita su experiencia y en el que pueden aportar un valor añadido.