Agentes de IA para flujos de trabajo empresariales: por qué el contenido es importante

En mi última entrada del blog, hablé de un socio que utilizó un resumen generado por IA para preparar una reunión con un cliente. El cliente cuestionó parte de la información, incluida una referencia a una normativa que sabía que había sido derogada. Pero el asistente de IA había elaborado un resumen basándose en borradores antiguos que se encontraban en la misma carpeta. No fue culpa de la IA, sino de la información que se le había facilitado.

Mi idea consistía en garantizar que el cohete de IA estuviera correctamente repostado justo antes de su lanzamiento. Y ahora quiero hablar de lo que ocurre cuando se hace eso. Una vez que el contenido está vinculado al contexto empresarial mediante metadatos —qué es, a qué cliente se refiere, quién debe tener acceso—, la gran pregunta cambia. Pasa de ser «¿podemos confiar en estas respuestas?» a «¿qué tareas se pueden delegar?».

Antes de continuar, quiero dejar claro el concepto de «delegar» el trabajo. Estos agentes de los que quiero hablar no firman contratos, ni aprueban contenidos, ni pasan un contrato a la siguiente fase. Sigue siendo una persona la que toma las decisiones y la que asume la responsabilidad. Se trata de ayudar a tomar decisiones más rápidamente.

«Ya hemos hecho este trabajo antes. ¿Quién lo hizo? ¿Y dónde está?»

Las empresas no suelen carecer de conocimientos especializados, pero es posible que no dispongan de los medios para acceder a ellos. Una alta directiva sabe que la empresa realizó un trabajo similar para un cliente de un sector similar hace dos años. Sin embargo, una nueva propuesta solo se beneficiará de este conocimiento si le preguntan al respecto antes de que finalice el plazo.

Cuando los documentos están vinculados a personas, clientes y proyectos, en lugar de quedar ocultos en carpetas, un agente de conocimiento puede mostrar trabajos similares al crear una nueva propuesta o un nuevo proyecto. No se tratará simplemente de una lista de nombres de archivos, sino del contenido relevante en sí, con la posibilidad de formular preguntas de seguimiento a partir del documento.

Cuando tu empresa recopila información sobre quién hizo qué y cuándo, un agente puede ayudar a asignar las tareas. Puede sugerir una lista de candidatos en función del trabajo que hayan realizado y de sus áreas de especialización. Un directivo de alto nivel sigue siendo quien elige al equipo, pero sus decisiones se basan en datos concretos.

Las empresas suelen afirmar en sus materiales de marketing y presentaciones que «nuestro personal es nuestro mejor activo»; esta es una oportunidad para integrar esa idea en el proceso de prestación de servicios al cliente.

«Todo empieza con una página en blanco»

La organización de nuevas reuniones puede ser una cuestión de «copiar y pegar». Copia el plan del último trimestre, elimina lo que no sea aplicable y luego comprueba quién está disponible.

¿Y si fuera posible entregar a un agente una carta de encargo con una única instrucción: elaborar un plan en el que todas las tareas estuvieran ordenadas secuencialmente? Con el tiempo, el agente se convierte en algo capaz de crear un plan que incluya fases, pasos de aprobación con los responsables, plazos de entrega y una fecha estimada de finalización.

Esta idea también funciona en otro contexto. En una línea de producción, un agente de recepción guía a un técnico para que registre un fallo en la prueba de fugas de forma coloquial, en lugar de que este tenga que buscar el formulario adecuado para rellenarlo línea por línea. Si escribe «fallo en la prueba de fugas» y nada más, quien analice las tendencias de fallos seis meses después no sacará ninguna conclusión de ello.

«Las revisiones son el cuello de botella y los revisores no se ponen de acuerdo»

Este es otro ejemplo de cómo gestionar el contenido teniendo en cuenta el contexto empresarial.

Un agente de revisión podría analizar un contrato cláusula por cláusula, comparándolo con tu manual de procedimientos, directamente en Word. Cada hallazgo remite a la cláusula específica del manual en la que el borrador presenta deficiencias. Evalúa el impacto, con una explicación, y ofrece una solución en forma de cambio con control de versiones que puede aceptarse o rechazarse. En el ámbito de las actividades reguladas, se trata de un procedimiento operativo estándar (SOP) que se compara con la normativa pertinente antes de su aprobación, lo que genera pruebas para futuras revisiones o auditorías.

Y ese es un aspecto fundamental a tener en cuenta: un agente solo puede contrastar su trabajo con lo que puede leer. Si el manual de procedimientos actual es un documento de Word guardado en una carpeta compartida de la red y hay varias versiones del procedimiento operativo estándar (SOP) en circulación, ¿qué debería comprobar un agente?

Por eso la gestión de documentos es importante para la IA.

«Nadie ha vuelto a mirar el contrato desde que lo firmamos».

Las obligaciones, los niveles de servicio, las fechas de renovación y las condiciones de rescisión figuran en contratos firmados que nadie consulta hasta que surge algún problema. «Nadie lo comprobó» no es solo un error, es una constatación de auditoría en un ámbito regulado.

Un agente se activa cuando un contrato alcanza un punto determinado del proceso de negociación. Establece un nivel de riesgo con una lista de incidencias ordenadas por prioridad. Una vez firmado el contrato, extrae las obligaciones y las fechas clave, que pueden filtrarse. En la gestión de la calidad, un agente equivalente comprueba que las medidas correctivas aborden la causa raíz antes de que nadie cierre una incidencia de no conformidad.

Los resultados se registran sin necesidad de buscarlos en un hilo de mensajes de chat o en un correo electrónico.

«El primer borrador lleva demasiado tiempo».

Un agente de redacción que trabaje a partir de propuestas ganadoras, incluyendo la fuente de cada sección, es algo muy distinto a crear un texto que suene verosímil partiendo de la nada. Todos desconfiamos del relleno generado por IA, por lo que es fundamental contar con fuentes sólidas y citas. Si no puedo ver de qué propuesta ganadora procede el contenido, tengo que verificarlo manualmente, lo que no me ahorra tiempo.  Es igual de importante señalar dónde hay lagunas que dificultan la redacción de la propuesta debido a la falta de material de referencia relevante. Todo esto es posible cuando el contenido se gestiona en un contexto empresarial.

La cuestión de compartir demasiada información

Esto ocurre con bastante frecuencia. A las empresas y negocios les preocupa que la IA pueda leer y utilizar información a la que no debería tener acceso. Quizá debido a un borrador antiguo que aún está visible o al contenido de los mensajes de Teams, o porque las políticas de seguridad no se han aplicado correctamente.

La solución no consiste en impedir que la IA acceda a tu contenido. Se trata de una inteligencia que tiene en cuenta los permisos, basada en la naturaleza del documento y en cómo se relaciona con otros contenidos. Todos los agentes de los que he hablado funcionarían dentro de esas reglas y solo verían y utilizarían la misma información que su usuario. Más información al respectoaquí.

Por dónde empezar

Todos estos agentes existen en la actualidad y están disponibles a través de nuestra cartera de productos para el sector y las empresas: M-Files para asesoramiento fiscal, M-Files para consultoría, M-Files para calidad y M-Files para contratos. Si alguno de los temas que he tratado ha surgido para ti y tu equipo esta semana o este mes, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.

Aunque añadiría una salvedad a todo esto… empieza por aquellos ámbitos en los que la gente ya confía en los documentos. Si no sabes cuál es el punto más débil de los cimientos, nuestra «Evaluación de preparación para la IA» es un excelente punto de partida.