Alcanzando grandes alturas con M-Files Ment

Por Marc May

M-Files Ment una plataforma dinámica de automatización de documentos sin código que permite a los usuarios automatizar documentos en cuestión de minutos, sin necesidad de recursos técnicos. Una de sus características únicas es que permite a los usuarios —por ejemplo, a los abogados— crear plantillas fácilmente a través de su interfaz visual 100 % sin código, con una formación mínima. Se aprende a utilizarla fácilmente y se puede poner en práctica de inmediato, lo que permite a los usuarios ampliar la automatización de los documentos de su equipo rápidamente y a un coste reducido.

A continuación se enumeran algunas de las principales ventajas relacionadas con la escalabilidadMent M-Files Ment:

- Costes reducidos, ya que no se necesitan recursos técnicos para automatizar.
- Se requiere muy poca formación, por lo que se reducen las barreras de uso en el momento de la implantación.
- Los abogados pueden automatizar y mantener sus propias plantillas.
- La automatización de las plantillas permite ahorrar tiempo con mayor rapidez.
- Los abogados no necesitan transmitir el funcionamiento de los contratos a los recursos técnicos no jurídicos, lo que reduce la falta de comunicación y el tiempo necesario para las pruebas.

Capacitar a los abogados

Hace unos cinco años, fui director de automatización de documentos de un bufete de abogados internacional encargado de implantarla en toda la empresa. Antes de asumir el cargo, participé en dos procesos: en el primero, los propios abogados se encargaban de la automatización y creaban sus propias plantillas; en el segundo, había una persona dedicada a la parte técnica y los abogados recibían instrucciones para automatizar sus plantillas.

En aquel momento, las conclusiones fueron que la primera prueba (en la que se facultaba a los abogados para automatizar sus propias plantillas) no funcionaba tan bien, y que la segunda era más adecuada. La razón principal fue que los abogados del bufete no querían aprender algo tan técnico a costa de tiempo facturable. En este caso, habría sido necesario al menos un día de formación formal seguido de semanas, o incluso meses, después para dominar la herramienta. Cuando el trabajo requería más de 6 horas facturables, además de desarrollo de negocio y formación continua, aprender a automatizar acabó por caer en picado.

El auge del no-código

¿Por qué menciono esto? Pues bien, una de las ventajas más importantes de M-Files Ment —y del «no-code» en general— es que se puede aprender a utilizar rápidamente con una formación mínima: los usuarios pueden automatizar procesos con M-Files Ment tan solo 15 minutos. No es necesario realizar una formación formal de varios días que suponga un gran gasto para el presupuesto y el tiempo de su equipo. M-Files Ment diseñado para ser intuitivo y fácil de usar, lo que significa que las plantillas se pueden crear en tan solo unos minutos, o en unas horas en el caso de las más complejas, en lugar de días o semanas.

Desde el punto de vista organizativo, implementar una herramienta que permita obtener beneficios tan rápidamente supone una ventaja competitiva. Por lo general, es necesario contratar personal técnico o recurrir a servicios de consultoría para obtener un retorno de la inversión —por ejemplo, para automatizar la plantilla y ponerla en funcionamiento— y para su mantenimiento posterior. Esto supone un aumento del tiempo y los costes, además de conllevar el riesgo de que se produzcan malentendidos entre el personal jurídico y el no jurídico. M-Files Ment todo esto al proporcionar a los propios abogados la capacidad de automatizar y mantener sus propias plantillas.

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Marc May es director de Soluciones Sectoriales (Área Jurídica) de M-Files antiguo abogado.