Cómo la automatización de documentos puede hacerle la vida más fácil

¿Cuál es la peor parte de las pesadillas de "redacción manual de documentos" de su organización? Quizá sean esos acuerdos de confidencialidad que desearías que estuvieran automatizados o esos acuerdos de procesamiento de datos que necesitas hacer antes de que entren en vigor nuevos plazos normativos. ¿La buena noticia? Hay una forma mejor: la automatización. Pero, ¿cuáles son algunas de las consideraciones que tendrá que tener en cuenta cuando contemple la automatización de documentos por primera vez?

Cuánto cuesta (y sobre qué base)

Cada herramienta de automatización de documentos tiene un modelo de precios diferente, pero la mayoría se basan en licencias de usuario: se compra el acceso a la plataforma para un número X de usuarios. Estos usuarios pueden tener distintos derechos de acceso (administrador, sólo lectura, etc.). Puede darse el caso de que haya niveles de descuento tras obtener X número de licencias. La realidad es que, aunque es fácil vender con este modelo, no ayuda mucho al comprador que busca ser innovador.

Por ejemplo, si el comprador tiene que comprar según un modelo de licencia de usuario, tarde o temprano surgirá un conflicto entre experimentar con nuevos usuarios al desplegar o tener que pagar más licencias. Esto ralentizará las cosas si la persona encargada del despliegue siempre tiene que reflejar que las licencias se están utilizando.

Las personas de una organización a las que hay que convencer antes de usarla seguirán necesitando acceder a ella aunque no la utilicen inmediatamente. Sobre el papel, parecerá dinero mal gastado, o no serán un buen candidato para comprar más licencias.

Sin embargo, si se interponen obstáculos en su camino, ni siquiera podrán conectarse, por no hablar de defender su uso dentro de sus propios equipos. No tener acceso es una excusa fácil para quienes no están dispuestos a cambiar su forma actual de hacer las cosas.

La forma en que M-Files Ment sus servicios es diferente. En la mayoría de los planes, ofrecemos un número ilimitado de usuarios estándar, lo que permite ampliar la capacidad lo más rápido posible, dando acceso a la creación de documentos al mayor número de personas posible. Esto genera el espacio y el tiempo necesarios para innovar con diferentes grupos de usuarios, con la tranquilidad de saber que no es necesario presentar un estudio de viabilidad para cada nueva licencia.

¿Hace todo lo que necesito?

Cada herramienta de automatización de documentos es diferente, pero la premisa de todas ellas es la misma: pueden tomar un documento, añadirle puntos de datos y condicionalidades, y permitir a un usuario generarlo más rápidamente de lo que podría hacerlo manualmente.

Todo lo demás es lo que separa a la multitud. Algunas pueden ser más fáciles de usar; otras pueden tener integraciones únicas; otras pueden tener formas más singulares de aprovechar los datos. Es importante determinar cuáles son tus necesidades antes de empezar a buscar tecnología.

Dejarse seducir por la herramienta con la mayor funcionalidad puede sonar maravilloso, pero si apenas la utilizas, estás pagando más de la cuenta por algo que realmente no necesitas. Por poner una analogía con el diseño gráfico, es como comprar Photoshop y tener que contratar a alguien que te enseñe a utilizarlo cuando lo único que necesitas es Canva.

Los requisitos van a ser subjetivos y específicos de las necesidades de su propia organización. Sin embargo, en lo que respecta a la funcionalidad, cuanto más compleja sea la solución, más formación será necesaria para utilizarla. Más formación también significa probablemente más coste. Una mayor complejidad probablemente supondrá una implantación más lenta, ya que se tardará más en utilizarla plenamente y puede requerir recursos especializados (y caros).

M-Files Ment diseñado dando prioridad a la facilidad de uso, lo que permite adaptarlo fácilmente tanto a los creadores de plantillas como a los usuarios habituales. Además, ofrece una fase piloto de cuatro semanas en la que se pueden automatizar algunas de las plantillas y formar a los creadores, lo que permite obtener un retorno de la inversión en muy poco tiempo. Al finalizar la fase piloto, los abogados y otros usuarios podrán ampliar el sistema por sí mismos sin necesidad de asistencia.

¿Cómo lo aplico?

Por un lado, hay empresas que automatizan los cuestionarios por ti y se limitan a proporcionarte acceso a las plantillas a través de un portal. Esto externaliza la automatización de las plantillas al proveedor, pero tiene el coste de una suscripción bastante cara (de la que probablemente dependas, ya que no eres el propietario de las plantillas).

El otro extremo de ese espectro podría describirse como "control total": tienes acceso a la plataforma y puedes crear plantillas a partir de ella, pero tienes que crearlas tú mismo. Dentro de este espectro, habrá plataformas fáciles de implementar y otras difíciles. Una herramienta fácil será una plataforma sin código o de bajo código. Una opción más difícil probablemente incluya herramientas que requieran un etiquetado más extenso y menos intuitivo, más parecido a la codificación.

En el extremo más sencillo de la escala, la solución ideal puede adoptarse rápida y fácilmente y, por tanto, se ampliará con mayor facilidad y los usuarios la aprovecharán más rápidamente. Las soluciones más complicadas probablemente requieran una decisión sobre la obtención de recursos adecuados o formación adicional para que la gente se ponga al día. Si hay que dedicar mucho tiempo a la formación y al dominio de la plataforma, lo más probable es que las implantaciones sean más lentas.

¿Cómo mantenerlo una vez implantado?

Otra pregunta que debería hacerse siempre. Lo ideal sería tener un control total sobre las plantillas para poder mantenerlas cuando sea necesario introducir nuevos términos estándar en el mercado o cambios legislativos o normativos. Hay que plantearse quién se encargará del mantenimiento de las plantillas después de su puesta en marcha, ya sea un recurso de operaciones jurídicas o los propios abogados.

La respuesta a esta pregunta dependerá de la facilidad con la que la persona encargada del mantenimiento se familiarice con la herramienta de automatización de documentos. Por ejemplo, un abogado no va a mantener sus propias plantillas si tiene que pasar días o semanas familiarizándose con la herramienta a expensas de su tiempo cobrable. Así que, de nuevo, la cuestión puede ser si se necesita un recurso para llevar a cabo el mantenimiento o si hay que contratar servicios de consultoría para llevarlo a cabo.

Afortunadamente, M-Files Ment diseñado para que los clientes puedan familiarizarse rápidamente con la herramienta y empezar a utilizarla. De este modo, los abogados pueden gestionar sus propias plantillas sin necesidad de recursos adicionales, lo que supone un importante ahorro de tiempo y dinero.