Aunque es absolutamente cierto que no hay dos transformaciones digitales iguales, quizá el factor más importante para la transformación digital a gran escala es que comience y termine como un verdadero esfuerzo de toda la empresa. Sin una comprensión clara de la importancia del proyecto, junto con la aceptación de todas y cada una de las partes interesadas clave a lo largo del camino, sus esfuerzos estarán condenados al fracaso incluso antes de que hayan tenido la oportunidad de ponerse realmente en marcha.

Independientemente de la naturaleza de su proyecto, cualquier transformación digital requerirá varios factores para garantizar su éxito. No solo te ayudarán a asegurarte de que todo el mundo está siempre en la misma página y avanzando, sino que también serán de un valor incalculable a la hora de mitigar riesgos y evitar muchos de los errores que también causan problemas graves.

Definir un presupuesto amplio

Incluso las transformaciones digitales más modestas requieren una inversión de capital inicial para tener éxito, lo que significa que el factor de cambio número uno para ayudar a escalar sus propios esfuerzos implica prepararse para estos costes lo antes posible.

Si bien es cierto que los costes de sus esfuerzos por adoptar las tecnologías emergentes variarán obviamente en función de una serie de factores propios de su empresa, los expertos recomiendan que espere presupuestar en torno a un 5% de costes operativos, que a su vez vendrán determinados por el marketing y la singularidad de su empresa.

Pero si se tiene en cuenta el dinero que se podría estar dejando sobre la mesa por no hacer un esfuerzo para mantenerse al día con sus competidores en el ámbito tecnológico, es fácil ver por qué esta inversión es tan importante para la mayoría de la gente.

La importancia de un plan bien definido

Una vez que sepas exactamente qué resultados quieres obtener de tu transformación digital, tienes que definir los pasos necesarios para hacer realidad esa visión. En otras palabras, necesitas un plan bien definido y lo necesitas ANTES de que comience tu transformación digital.

Determinar el curso de acción exacto para su empresa puede requerir un poco de ensayo y error, pero al hacerlo se asegurará de que todo el mundo entienda lo que se espera de ellos y por qué su papel es tan importante. También ayudará a evitar confusiones más adelante.

Elegir las tecnologías adecuadas: Aspectos a tener en cuenta

Dado que la propia tecnología está en el centro de la transformación digital a escala, es lógico que dediques mucho tiempo a pensar cuáles estás tratando de adoptar y, lo que es más importante, por qué.

Pero sería un error empezar por la tecnología en sí y comprar algo simplemente porque es "nuevo" o "de última generación". Piense en lo que su empresa necesita conseguir que actualmente no puede y haga una lista de las tecnologías que pueden ayudarle a conseguirlo.

¿Está intentando llevar a cabo una transformación digital con énfasis en los servicios basados en la nube para reducir sus gastos generales y potenciar la colaboración? ¿Desea poder emplear herramientas de inteligencia artificial para obtener más de los datos de su empresa? ¿Desea incorporar la automatización para poder descargar muchas de esas tareas serviles, liberando el valioso tiempo de sus empleados humanos para que se centren en los asuntos que realmente les necesitan?

Si su empresa lucha constantemente contra los silos de datos y la pérdida de productividad debida a una comunicación y colaboración deficientes, por ejemplo, una solución de gestión de la información como M-Files sería absolutamente una de esas tecnologías que pueden ayudar a resolver estos retos. Al conectar la información de toda la empresa en un repositorio único y seguro, por primera vez la información puede fluir libremente por toda la organización. Todos los que necesitan acceder a la información para hacer su trabajo la tienen, lo que facilita el trabajo conjunto y la obtención de resultados superiores también para sus clientes.

En la misma línea, también querrá esforzarse por implantar estas tecnologías con el mínimo trastorno para las operaciones existentes. Una solución como M-Files puede ser de gran ayuda en este sentido, ya que funciona de forma nativa con gran parte del software que probablemente ya estés utilizando y no requiere necesariamente que los empleados cambien sus flujos de trabajo o se sometan a una migración masiva de datos.

Change Management Buenas prácticas

El cambio no es necesariamente algo malo, pero puede serlo si sus empleados no están comprometidos durante todo el proceso de transformación digital. Esta es la razón por la que la gestión del cambio es tan importante para el éxito de su esfuerzo: si los empleados no están dispuestos a cambiar por el bien del futuro de su empresa, el compromiso se verá afectado. Esto le alejará de su objetivo, no le acercará a él.

Sea siempre transparente sobre la forma que está tomando su transformación digital y permita que los empleados se preparen en sus propios términos para que se sientan más cómodos. Asegúrate de ofrecer formación sobre las nuevas herramientas y mantén abiertas las líneas de comunicación para poder responder a todas las dudas que puedan tener.

Transformación digital a escala: Establecer puntos de referencia para el éxito

Por último, hay que entender que el "éxito" en términos de transformación digital no es tan claro como se piensa. Por ejemplo, no hay una cantidad de tiempo establecida sobre cuánto tiempo se supone que debe llevar. Las únicas métricas a las que debe prestar atención son las que se refieren directamente a lo que estaba tratando de lograr, para empezar.

Por decirlo de otro modo, sus puntos de referencia para el éxito serán exclusivos de su empresa, pero es importante que los establezca ahora y los mida continuamente para ayudar a garantizar que el progreso avanza como debería. Supervisar y medir constantemente los indicadores clave de rendimiento en relación con sus objetivos le ayudará, como mínimo, a confirmar que va en la dirección correcta. Esto también ayudará a garantizar que todo el mundo se mantiene centrado, que las personas están preparadas para aprender y adaptarse a medida que surgen nuevos retos, y también ayudará a confirmar que el enfoque que está adoptando es el correcto. Este último punto puede muy bien ser el beneficio más importante de todos.