La gestión de contenidos y la experiencia del cliente están indeleblemente entrelazadas. Si gestiona documentos para casi cualquier sector competitivo, tiene que saber hasta qué punto la calidad de la comunicación saliente influye en la interacción con el cliente. Sin embargo, en esta era de mensajes personalizados y normativas fluctuantes, es probable que se enfrente al reto del cambio constante. Cuando tiene que gestionar aprobaciones de contenidos, ediciones y versiones múltiples con sistemas de gestión de contenidos heredados o, peor aún, con archivos adjuntos de correo electrónico, probablemente ya haya empezado a enfrentarse a cada directiva de cambio con una sensación de temor.

Peor aún, los cambios en elementos como logotipos o avisos legales pueden afectar a docenas de documentos y generar consecuencias no deseadas e incluso errores imprevistos. Además, cuando le resulta difícil gestionar incluso los cambios esenciales, carece de capacidad para avanzar con tácticas de marketing tan competitivas como la personalización avanzada y la automatización del marketing. Es hora de plantearse tomar medidas para mejorar sus flujos de trabajo a fin de aliviar su carga y mejorar sus contenidos.

Mejorar la gestión de contenidos y la experiencia del cliente en cuatro pasos

Como proveedor de plataformas inteligentes de gestión de la información, hemos tenido mucha experiencia ayudando a nuestros clientes a remodelar sus procesos de gestión de documentos. Los cuatro pasos para mejorar la gestión de contenidos en Document Strategy nos han parecido una descripción buena y concisa del esfuerzo del que se han beneficiado la mayoría de las empresas con las que trabajamos, y hemos querido recapitularlos aquí para usted. Al mismo tiempo, nos gustaría ofrecer nuestra propia opinión sobre una buena estrategia para mejorar la gestión de contenidos para la mayoría de las organizaciones.

Casa limpia

La mayoría de las empresas pueden reducir su carga de gestión de contenidos si limpian los almacenes de contenidos heredados. Puede eliminar o archivar la información obsoleta y consolidar los duplicados. Al clasificar las piezas almacenadas, también puede encontrar comunicaciones antiguas que no transmiten el mensaje o la marca actuales de su empresa o que incluso se han vuelto imprecisas y engañosas para los clientes. No sólo tendrá que gestionar menos elementos, sino que podrá ayudar a reducir las necesidades de almacenamiento y acelerar el procesamiento. Y lo que es más importante, se asegurará de que su organización sólo publica la información correcta.

Por supuesto, su empresa puede tener miles de documentos. Con las antiguas herramientas de gestión de contenidos, esta tarea puede parecer enorme para una empresa establecida. Por eso debe confiar en herramientas inteligentes y modernas que puedan hacer gran parte del trabajo cuando desee clasificar rápidamente resmas de contenido. Las plataformas de gestión de documentos habilitadas por la inteligencia artificial pueden escanear rápidamente su ecosistema de información y ofrecer sugerencias de metadatos basadas en lo que realmente hay dentro del documento. Esto hace que el proceso de limpieza sea extremadamente rápido y eficaz.

Mejorar la mensajería

Ya que está limpiando la casa, también puede redecorarla. Como depende de los documentos de salida para atender a sus clientes, puede asegurarse de que todos los documentos existentes sigan ajustándose al mensaje actual de su marca y sirvan bien a los clientes. Por ejemplo, Forrester descubrió que las empresas que mejoraban con éxito la comunicación saliente para mejorar la experiencia del cliente disfrutaban de mayores ingresos y fidelidad a la marca, objetivos que toda organización tiene.

Cuando revise los documentos de su empresa, asegúrese también de que todos sus mensajes siguen siendo precisos y se ajustan al mensaje actual que desea transmitir sobre su marca. Mencionar las ventajas de aumentar la satisfacción del cliente y los ingresos también puede ayudarle a justificar el gasto y el esfuerzo de su proyecto ante su equipo directivo.

Actualizar la tecnología para mejorar los procesos empresariales

Como ya comentamos en un post anterior sobre el problema de los archivos adjuntos al correo electrónico, algunas organizaciones siguen confiando en una tecnología terriblemente anticuada para compartir documentos para su edición, aprobación y revisión. Si todas las partes interesadas tienen su propia copia de un documento que editar, la tarea de colaborar en los cambios se hace increíblemente difícil y es probable que se produzcan errores y malentendidos. Muchos sistemas heredados no funcionan mucho mejor que los adjuntos de correo electrónico a la hora de compartir contenidos.

Además, cuando disponga de un sistema que haga eficientes el intercambio y el seguimiento de versiones, tendrá más tiempo para centrarse en detalles importantes como su mensajería. La tecnología adecuada mejorará los flujos de trabajo para reducir el esfuerzo, eliminar errores y mejorar la colaboración.

Aproveche la potencia de sus otros sistemas de gestión de clientes.

Sin duda, su organización ya emplea un sistema CRM para seguir y gestionar las comunicaciones. Los sistemas avanzados de hoy le ofrecen funciones de programación, personalización avanzada e inteligencia artificial para mejorar todos los aspectos de las ventas, el marketing y el servicio al cliente. También debe saber que las funciones de personalización actuales hacen mucho más que insertar nombres y direcciones de clientes; pueden incluso ajustar gráficos y saludos, basándose en el perfil o la ubicación de un cliente.

Para aprovechar al máximo estas funciones avanzadas, debe asegurarse de que su sistema de gestión de contenidos cuenta con esta capacidad o está integrado con el sofisticado software que ya posee. Para ello, M-Files ha lanzado recientemente M-Files para Salesforce, que conecta todos los datos empresariales con el contenido de Salesforce para presentar información relevante en la conocida interfaz de usuario de Salesforce. Descargue la infografía aquí.

Cómo empezar a mejorar la gestión de contenidos de su organización

Las empresas que hacen un buen trabajo de gestión de contenidos disfrutan de una ventaja competitiva automática. Debería resultarle fácil justificar cualquier medida que adopte para fomentar la colaboración, reducir las cargas de procesamiento, ahorrar tiempo y mejorar los ingresos. Por supuesto, necesita el sistema de gestión de contenidos empresarial adecuado para mejorar el uso compartido, la integración inteligente y el almacenamiento. Le invitamos a que hablemos de su organización y encontremos soluciones sencillas a problemas complejos.