Microsoft Copilot M-Files: respuestas a tus preguntas

A medida que las organizaciones incorporan la IA a sus procesos operativos, muchas se topan con el mismo obstáculo: las dificultades operativas que surgen de un trabajo fragmentado y basado en documentos.

Los documentos son fundamentales para los procesos empresariales clave, pero sin contexto, sin una gestión adecuada y sin una estructura clara, generan riesgos en lugar de valor. La inteligencia artificial no puede ofrecer resultados en los que la gente confíe si la información es inconsistente, obsoleta o incompleta.

M-Files una plataforma de gestión documental centrada en el contexto que transforma los documentos en una fuente única de información fiable, regulada y preparada para la inteligencia artificial. Al vincular los documentos con su contexto empresarial —mediante metadatos, relaciones, flujos de trabajo y permisos—,M-Files que tanto las personas como la inteligencia artificial puedan encontrar y utilizar la información adecuada.

Por eso M-Files Microsoft 365 Copilot a la perfección.

M-Files la capa de inteligencia que hace posible el funcionamiento de la IA empresarial, garantizando que Copilot con información fiable, contextual y regulada, y no con archivos inconexos.

En nuestro seminario web«Potencia Microsoft 365 Copilot información fiable y enriquecida con contexto: presentación del acceso nativo a M-Files», los clientes, socios y responsables de TI plantearon preguntas prácticas sobre gobernanza, licencias, almacenamiento de Microsoft 365, la nube frente a las instalaciones locales y la adopción. A continuación, hemos recopilado las preguntas y respuestas más relevantes.

Por qué esto es importante para los responsables empresariales y de TI

La mayoría de las organizaciones ya cuentan con potentes herramientas como Microsoft 365 y Copilot, pero siguen enfrentándose a retos habituales, como la pérdida de tiempo en la búsqueda de documentos, el trabajo duplicado debido a versiones obsoletas, la falta de coherencia en los procesos, los riesgos de cumplimiento normativo y los resultados de la IA en los que no se puede confiar plenamente. La causa principal es la fricción operativa: documentos inconexos, falta de contexto y una gestión inconsistente.

M-Files este problema creando una única fuente de información veraz para el trabajo basado en documentos, en la que todos los documentos están conectados, se gestionan de forma controlada y se enriquecen con contexto. El resultado: decisiones más rápidas, un mayor cumplimiento normativo y una IA que ofrece resultados fiables y explicables.

La gestión de documentos basada en el contexto llega a Microsoft 365

En el seminario web, mostramos cómo M-Files la gestión de documentos basada en el contexto en Microsoft 365, de modo que los equipos pueden seguir utilizando las herramientas con las que están familiarizados y, al mismo tiempo, obtener el contexto y el control de calidad que requiere la IA. De este modo, Copilot trabajar con documentos conectados y contextualizados, lo que mejora la precisión, la relevancia y la confianza.

Esto permite:

• Decisiones más rápidas y seguras gracias a una IA basada en documentos fiables y contextuales
• Menos revisiones y menos errores al garantizar que los equipos y la IA utilicen la versión correcta de la información
• Un mayor cumplimiento normativo y una mejor gobernanza, integrados en cada interacción
• Resultados de IA más fiables que reflejen el contexto empresarial real, y no datos inconexos
• Experiencias fluidas dentro de Microsoft 365, sin alterar la forma en que los equipos ya trabajan

Novedad: Acceso nativo a M-Files Microsoft 365 Copilot, Agent Builder y Microsoft Search

M-Files integra documentos controlados y con un contexto rico directamente en Microsoft 365, de modo que Copilot, Agent Builder y Microsoft Search puedan trabajar con información fiable en el flujo de trabajo.

El resultado es una IA más precisa y comprensible, basada en documentos fiables y en el contexto empresarial.

Por qué M-Files para Copilot

La eficacia Copilotdepende de la calidad de la información a la que tiene acceso. Sin contexto ni control, la IA puede mostrar documentos obsoletos, incompletos o inadecuados.

M-Files este problema actuando como capa de inteligencia para la información empresarial, y ofrece:

• Contexto a través de metadatos y relaciones, para que la IA comprenda los documentos y cómo se relacionan con la empresa
• Flujos de trabajo automatizados y gestión del ciclo de vida, lo que garantiza que solo se utilicen los documentos adecuados
• Funciones integradas de gobernanza y permisos, de modo que la confianza se garantiza desde el diseño, no de forma manual

El resultado: documentos fiables y controlados que aumentan Copilot precisión Copilot y la eficiencia de los equipos.

Almacenamiento de Microsoft 365: lo mejor de ambos mundos

M-Files de forma nativa en Microsoft 365 y utiliza el almacenamiento de Microsoft 365 como base para los documentos.

Los documentos se almacenan de forma segura en su entorno de Microsoft 365, mientras que M-Files contexto, control de calidad y automatización.

Nota sobre la activación: Es necesario activar SPE.

Obtienes:

• Herramientas de colaboración nativas de Microsoft (Teams, OneDrive, edición colaborativa)
• Las etiquetas de confidencialidad y las políticas de cumplimiento de Microsoft Purview se aplican de forma nativa
• Microsoft 365 Copilot con M-Files fiables y regulados

M-Files la capa de contexto que necesita la IA, convirtiendo los documentos en un sistema integrado para el trabajo.

La nube es la puerta de entrada a Copilot nativa Copilot

Copilot nativa con Microsoft 365 Copilot está disponible exclusivamente con M-Files .

Copilot todas Copilot , se necesita una arquitectura basada en la nube y rica en contexto que se integre directamente con Microsoft 365.

Las implementaciones locales no pueden integrarse directamente con Copilot a los requisitos de la plataforma de Microsoft.

Aino Copilot: complementarios, no competidores

Una pregunta habitual era: «Si tenemos Copilot, ¿para qué necesitamos Aino?».

La respuesta es que cada uno desempeña un papel diferente en la IA de confianza:

Aino es la estructura de IA de M-Files, una capa de inteligencia que estructura y enriquece los documentos, captura relaciones y automatiza los procesos basados en documentos, haciendo que la información empresarial sea útil, fiable y esté preparada para la IA.

Copilot a nivel de usuario, ayudando a las personas a interactuar con esa información mediante resúmenes, razonamientos y consultas en lenguaje natural. Juntos, crean un ecosistema completo de IA. Aino la información esté estructurada, regulada y preparada para la IA, mientras que Copilot los usuarios acceder a ella y actuar en consecuencia.

Tú preguntaste. Nuestros expertos respondieron.

Hemos reunido a un grupo de expertos de M‑Files y Microsoft para responder a las preguntas más frecuentes de los clientes. A continuación, encontrarás las respuestas a temas importantes, como la preparación para la IA, la gobernanza y cómo funciona M‑Files con Microsoft Copilot.

Implementación y formación

P: ¿Cómo se desarrollan la implementación y la formación en una empresa de contabilidad?
La implementación suele ser rápida y sencilla. Configuramos los metadatos básicos (clientes, proyectos, tipos de documentos), los permisos y los flujos de trabajo para que sus documentos cuenten con el contexto y el control adecuados desde el primer día. La formación se adapta a cada función, con sesiones breves para administradores y usuarios finales, de modo que los equipos se adapten rápidamente y se reduzcan las dificultades operativas del día a día.

Creación y automatización de documentos

P: M-Files una herramienta de creación de documentos con datos de fusión?
Sí. M-Files generar documentos a partir de plantillas utilizando M-Files y los datos de los sistemas integrados. El resultado es una mayor rapidez en la tramitación y menos errores, ya que los documentos se elaboran de forma coherente, con el cliente y el contexto del proyecto adecuados, y con un control de calidad integrado.

P: ¿La función «sacar partido a tus documentos» incluye el OCR?
Sí. M-Files el procesamiento inteligente de documentos mediante OCR (incluido el OCR por zonas) y la extracción de metadatos. Al convertir escaneos y documentos no estructurados en documentos y contexto en los que se pueden realizar búsquedas, se mejora la localización y la automatización, de modo que Copilot ofrecer resultados más precisos y fiables con menos esfuerzo manual.

Copilot , seguridad y gobernanza

P: ¿Puede Copilot acceder Copilot a los metadatos de los documentos?
Sí. Copilot utilizar M-Files para añadir contexto a los documentos y mejorar la relevancia, respetando al mismo tiempo los permisos del usuario y los controles de gobernanza. El resultado son resúmenes y respuestas más precisos, así como una reducción de las dificultades operativas derivadas de las búsquedas, las repeticiones de trabajo o el uso de versiones erróneas.

P: ¿Cómo ayuda el «acceso nativo» a la hora de crear Copilot (Agent Builder)?
Incorpora M-Files controlados y contexto directamente en las experiencias de los agentes, de modo que estos puedan responder —y tomar medidas— utilizando información fiable. El acceso sigue estando controlado por permisos, y puedes definir qué pueden utilizar los agentes mediante metadatos, flujos de trabajo y una propiedad Copilot . Esto ayuda a mejorar la precisión y la confianza de los usuarios, al tiempo que reduce la fricción operativa en tareas repetitivas que implican un gran volumen de documentos.

P: ¿Se puede limitar Copilot determinados documentos?
Sí. Copilot solo Copilot acceder a los documentos que el usuario ya está autorizado a ver según M-Files y la política M-Files . También se puede añadir una propiedad explícitaCopilot(Sí/No) para incluir o excluir documentos específicos, lo que ayuda Copilot únicamente en documentos y contextos aprobados para generar resultados más fiables.

P: ¿Cómo se evita así Copilot consulte borradores o documentos obsoletos?
M-Files metadatos (estado, versión y estado de aprobación), además de permisos, para garantizar Copilot los documentos correctos. En la práctica, puedes limitar Copilot documentos aprobados, definitivos o publicados mediante flujos de trabajo, reglas de metadatos y el indicador Copilot , lo que reduce el trabajo de revisión y aumenta la confianza en las respuestas generadas por la IA.

P: M-Files las etiquetas de confidencialidad de Microsoft Purview?
Sí. Dado que M-Files se basa en los fundamentos de seguridad de Microsoft 365, las etiquetas de confidencialidad y las políticas de Microsoft Purview se aplican junto con M-Files . Esto refuerza el cumplimiento normativo y reduce el riesgo, de modo que los usuarios y Copilot con documentos protegidos en el contexto adecuado.

Transparencia y confianza

P: ¿Puede Copilot de dónde proceden sus respuestas cuando utiliza M-Files ?
Sí. Cuando Copilot M-Files , puede hacer referencia a documentos de origen regulados a los que el usuario tiene permiso para acceder. Dado que M-Files los documentos con metadatos y mantiene el estado de las versiones y las aprobaciones, los usuarios pueden comprender más fácilmente por qué se ha obtenido un resultado determinado y confiar en que se basa en información aprobada y contextual, y no en conjeturas o datos genéricos.

Copilot y precisión de Copilot

P: ¿Cómo M-Files la calidad de Copilot en comparación con el uso Copilot ?
Copilot la calidad de la información sobre la que puede razonar. M-Files la precisión Copilotal añadir estructura, contexto empresarial y control de calidad a los documentos antes Copilot acceda a ellos. Los metadatos, las relaciones, los permisos y el estado de aprobación ayudan a Copilot sus respuestas en los documentos correctos, de modo que las respuestas son más relevantes, coherentes y fiables, y se reduce el trabajo de reelaboración derivado de información obsoleta o incorrecta.

Almacenamiento de Microsoft 365 y Microsoft 365

P: ¿Cuál es la relación entre M-Files SharePoint?
M-Files utiliza el almacenamiento de Microsoft 365 como su capa de almacenamiento nativa, por lo que los documentos se almacenan dentro de su entorno de Microsoft 365 y dentro de sus límites de seguridad. Se beneficia de la colaboración nativa y Copilot , mientras que M-Files contexto a los documentos, flujos de trabajo, permisos y gobernanza, de modo que tanto las personas como la IA puedan encontrar los documentos adecuados más rápidamente y actuar con confianza.

P: ¿Puede aparecer M-Files en Microsoft Search (en Microsoft 365)?
Sí. Gracias al acceso nativo, M-Files y el contexto relevantes M-Files pueden aparecer en las búsquedas de Microsoft 365, lo que permite a los usuarios encontrar información controlada sin tener que cambiar de herramienta. Los resultados siguen respetando los permisos, y los metadatos mejoran la relevancia, lo que reduce el tiempo dedicado a la búsqueda y aumenta la confianza en los resultados obtenidos.

P: ¿SharePoint Embedded es solo para clientes M-Files ?
Sí. El almacenamiento de Microsoft 365 se utiliza con M-Files y no está disponible para implementaciones locales. Además, es necesario activar SPE como configuración única para habilitar el almacenamiento de Microsoft 365 y las experiencias nativas.

P: ¿Qué se necesita para activar Microsoft 365 Storage y las experiencias nativas?
Es necesario activar SPE. Se trata de una configuración que solo hay que realizar una vez y que suele llevar a cabo el administrador de Microsoft 365 o del departamento de TI para conectar Microsoft 365 Storage; una vez hecho esto, podrás habilitar las experiencias nativas correspondientes.

P: ¿Dónde se almacenan los metadatos de los documentos?
M-Files los metadatos y las relaciones (el contexto) en la M-Files , mientras que los documentos en sí se almacenan en Microsoft 365 Storage, dentro del tenant de Microsoft 365 del cliente. Esta separación mantiene los documentos dentro del tenant, al tiempo que refuerza el control de la información y permite una búsqueda más precisa y mejores resultados de inteligencia artificial.

En la nube frente a las instalaciones propias

P: ¿Está disponible Copilot nativa Copilot para M-Files ?
No. Copilot nativa Copilot Microsoft Copilot requiere M-Files . Los entornos locales no pueden integrarse de forma nativa con Copilot a los requisitos de la arquitectura de la plataforma de Microsoft, por lo que Copilot basar sus respuestas de forma fiable en M-Files regulados.

P: ¿Cómo pueden los clientes con instalaciones locales acceder a Copilot ?
Los clientes con instalaciones locales pueden utilizar M-Files Aino escenarios de IA, como la extracción de metadatos, la clasificación y la búsqueda mejorada dentro del almacén, lo que ayuda a añadir contexto y reducir las fricciones operativas en el trabajo con gran volumen de documentos. Para disfrutar de la Copilot completa y nativa Copilot en todo Microsoft 365 (incluida una mejor base en documentos regulados), la ruta recomendada es migrar a M-Files .

Licencias, almacenamiento y costes

P: ¿Cuál es el modelo de precios de M-Files?
M-Files mediante suscripción y cuenta con los planes Essentials y Enterprise. Los precios varían en función del tipo de implementación y la escala; las suscripciones están diseñadas para ayudarle a estandarizar la gestión y reducir las dificultades operativas en el trabajo basado en documentos, con almacenamiento adicional disponible según sea necesario.

P: ¿Qué licencia de Microsoft se necesita para utilizar Copilot M-Files?
Los usuarios necesitan una licencia válida de Microsoft 365 (normalmente E3 o E5) además de una Copilot de Microsoft Copilot . M-Files es independiente y abarca la gobernanza, así como la inteligencia de documentos y contexto (metadatos, flujos de trabajo y permisos) que mejoran la precisión y la confianza.

P: ¿Los clientes pagan dos veces por el almacenamiento?
No. Con M-Files , los documentos se almacenan en el entorno de Microsoft 365 del cliente a través de Microsoft 365 Storage. M-Files cubre la gestión, los flujos de trabajo y el contexto de los documentos, de modo que los equipos dedican menos tiempo a buscar, reelaborar o corregir errores derivados de documentos obsoletos.

Aislamiento de datos, pruebas y preparación para la IA

P: ¿Se pueden aislar M-Files de otros datos integrados en SharePoint para Copilot
Sí. M-Files y el contexto M-Files se gestionan mediante metadatos, permisos y el indicador Copilot , por lo que se puede limitar el acceso de los agentes a los documentos aprobados. Esto reduce el riesgo de fugas entre aplicaciones y ayuda a garantizar que los resultados de los agentes sean precisos y fiables.

P: ¿Pueden los clientes realizar pruebas antes de un despliegue general?
Sí. La mayoría de las organizaciones comienzan con un grupo piloto para validar los permisos, la relevancia y la gobernanza antes de un despliegue más amplio. Es una forma práctica de demostrar la precisión y la eficiencia desde el principio, al tiempo que se reducen los riesgos y las fricciones operativas.

P: ¿Puede la IA ayudar a definir o perfeccionar los modelos de metadatos?
Sí, y esto está evolucionando rápidamente. Muchos proveedores ofrecen modelos de metadatos iniciales específicos para cada sector y caso de uso, y la IA puede recomendar mejoras basadas en patrones de uso reales. El resultado es una rápida obtención de valor y una reducción de las fricciones operativas, al tiempo que se mantiene una gestión coherente de los documentos y su relevancia en el contexto.

Uso de datos de IA y confianza en los modelos

P: ¿Se utiliza el contenido de los clientes para entrenar modelos de IA?
No. Los documentos de los clientes almacenados en M-Files dentro del entorno de Microsoft 365 y los límites de seguridad del cliente. El contenido se utiliza únicamente para proporcionar respuestas y automatización a ese cliente, de acuerdo con los compromisos de seguridad y privacidad para empresas de Microsoft. Los datos de los clientes no se utilizan para entrenar modelos de IA públicos o externos, lo que ayuda a las organizaciones a adoptar la IA con confianza y control.

Míralo en acción

Los equipos están pasando de la fase experimental de la IA a obtener resultados concretos: decisiones más rápidas, un mayor cumplimiento normativo y operaciones más eficientes.

Para lograrlo, Copilot documentos fiables, contextuales y controlados, no más herramientas. M-Files esa base, reduciendo la complejidad y permitiendo que la IA desarrolle todo su potencial.

M-Files Microsoft en la Cumbre de Contenido Conectado del Reino Unido, que se celebrará el 29 de abril de 2026 en las oficinas de Microsoft en Paddington, Londres. Este evento de un día de duración abordará la colaboración moderna, la gobernanza y las prácticas de gestión de contenidos en Microsoft 365, además de ofrecer consejos prácticos para reducir las dificultades en los flujos de trabajo con gran volumen de documentos y prepararse para el trabajo impulsado por la inteligencia artificial.