Découverte dans le jardin
Backyard Discovery accélère Change Management techniques Change Management la collaboration internationale grâce à M-Files
Points forts
- Les ordres de modification technique ont été traités jusqu'à 75 % plus rapidement, ce qui a permis de réduire les délais d'exécution d'une à deux semaines à environ trois jours.
- Les délais d'accès aux documents ont été réduits de plus de 95 %, permettant ainsi aux équipes internationales d'accéder presque instantanément aux plans, aux nomenclatures et aux instructions de montage.
- Une source unique et fiable de documentation technique qui élimine toute confusion liée aux versions et simplifie les audits.
- Une intégration transparente avec les systèmes ERP, de gestion du cycle de vie des produits et les systèmes destinés aux clients, s'appuyant sur une infrastructure Azure.
Cas d'usages
Gestion des informations sur les produits
Gestion des informations clients
Solutions par secteur
Industrie manufacturière
Pays
États-Unis
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Présentation de l'entreprise
Backyard Discovery conçoit, fabrique et distribue des produits de loisirs et d'art de vivre en plein air qui transforment les jardins en lieux où les familles se retrouvent, jouent et se détendent. L'entreprise a débuté avec des structures de jeux en bois et a rapidement élargi sa gamme pour y inclure des tonnelles, des pergolas, des saunas, des cuisines d'extérieur et des solutions haut de gamme pour le barbecue.
À mesure que la gamme de produits de l'entreprise s'élargissait, Backyard Discovery a également étendu son réseau de production à l'échelle mondiale, en collaborant étroitement avec des partenaires étrangers, notamment en Chine et en Inde. Cette croissance a entraîné des exigences croissantes en matière de documentation technique, de collaboration et de capacité à gérer les modifications de produits avec rapidité et précision au-delà des frontières.
Principaux défis avant M-Files
Accès lent et fragmenté aux informations techniques
Avant de mettre en place M-Files, Backyard Discovery utilisait des serveurs FTP, puis un système de partage de fichiers basé sur Citrix pour gérer ses documents techniques. Ces systèmes organisés en dossiers généraient d'importantes difficultés, en particulier pour les équipes internationales.
Pour les partenaires industriels à l'étranger, l'accès aux documents techniques était lent et peu fiable. Le téléchargement des plans, des nomenclatures ou des instructions de montage prenait souvent plusieurs dizaines de minutes par fichier, ce qui rendait difficile la collaboration en temps réel et limitait la productivité des équipes d'ingénierie et de fabrication.
« Avec le serveur FTP, la connexion était extrêmement lente. C'était tout simplement catastrophique », a déclaré Tim Goodwin, responsable CAO chez Backyard Discovery.
Problèmes liés à la confusion entre les versions et difficultés en matière d'audit
En l'absence d'un système structuré de gestion des versions, il arrivait souvent que plusieurs documents portant le même nom se trouvent au même emplacement. Les équipes avaient du mal à déterminer quels plans ou nomenclatures étaient approuvés et à jour pour la production.
Les ordres de modification technique étaient particulièrement difficiles à suivre. Les modifications étaient gérées manuellement, et les retours d'information des partenaires de fabrication pouvaient prendre une à deux semaines, quand ils arrivaient. Pour vérifier quand une modification avait été mise en œuvre, il fallait souvent passer au crible des e-mails et des canaux de communication disparates.
« Le suivi de nos ordres de modification technique était un véritable cauchemar », a déclaré Tim. « Nous ne savions pas à quelle commande d'achat une modification se rapportait, ni quelle était sa date de mise en œuvre exacte. Pour les audits, c'était vraiment pénible. »
Une infrastructure qui limitait la vitesse, l'évolutivité et le contrôle
À mesure que Backyard Discovery connaissait une croissance rapide, ses systèmes existants peinaient à suivre le rythme. Les autorisations basées sur les dossiers exposaient parfois des informations à des utilisateurs non autorisés, ce qui augmentait les risques, tandis que la lenteur des accès entre les différentes régions aggravait les retards.
L'entreprise a pris conscience que poursuivre son expansion sur cette infrastructure ne ferait qu'aggraver ces difficultés. Backyard Discovery avait besoin d'une solution accessible à l'échelle mondiale, capable de faciliter la gestion des changements techniques, d'améliorer la rapidité et d'assurer une traçabilité claire.
« Ce qui m'a vraiment marqué, c'est l'évolutivité. Nous avions besoin d'une solution capable d'évoluer au rythme de l'entreprise, de s'intégrer à nos autres programmes et de fonctionner dans différents pays. »
Tim Goodwin, responsable CAO, Backyard Discovery
« Cela fait quelques semaines que nous utilisons M-Files Services, et cela s'est déjà avéré payant. Il nous suffit d'afficher une vue pour voir immédiatement quels produits méritent un examen plus approfondi du point de vue des coûts. »
Tim Goodwin, responsable CAO, Backyard Discovery
La solution M-Files
Une gestion des documents axée sur le contexte pour éliminer les frictions opérationnelles
Après avoir évalué plusieurs solutions de gestion documentaire, Backyard Discovery a choisi M-Files, le système de gestion documentaire « Context-First ». M-Files distingué par sa capacité à s'adapter à l'échelle mondiale, à s'intégrer aux systèmes existants et à organiser les informations en fonction du contexte plutôt que par dossiers.
« Ce qui m'a vraiment marqué, c'est l'évolutivité. Nous avions besoin d'une solution capable d'évoluer au rythme de l'entreprise, de s'intégrer à nos autres programmes et de fonctionner dans différents pays », a expliqué Tim.
Au lieu de s'appuyer sur des chemins d'accès aux dossiers, M-Files les dessins techniques, les nomenclatures, les documents de test et les ordres de modification à l'aide de métadonnées qui relient automatiquement les informations connexes. Cela facilite la recherche, la réutilisation et la fiabilité du contenu, tout en permettant une prise de décision plus rapide et plus fiable tout au long du cycle de vie du produit.
Change Management rationalisée Change Management techniques Change Management traçabilité intégrée
M-Files la source unique de référence de Backyard Discovery pour la documentation technique et la gestion des modifications, remplaçant ainsi les partages de fichiers fragmentés et les transferts manuels. Les ordres de modification technique sont désormais gérés via des workflows structurés qui informent toutes les parties prenantes concernées, recueillent les commentaires des partenaires étrangers et documentent clairement les dates de mise en œuvre.
« Désormais, lorsque nous émettons un ordre de modification, celui-ci suit un processus de travail : tout le monde en est informé, tout le monde reçoit une notification, et nous recevons un retour d’information dès qu’il est mis en œuvre », a déclaré Tim. Cette visibilité permet à l’équipe d’ingénierie de prendre de meilleures décisions, comme regrouper les modifications ou planifier les mises à jour en fonction des futurs bons de commande.
Une source unique de données fiables, intégrée à l'ensemble des systèmes
Backyard Discovery utilise M-Files système central pour ses informations techniques, tout en permettant aux autres services de continuer à travailler avec les outils de leur choix. Les données stockées dans M-Files les systèmes en aval grâce à des intégrations avec Azure Blob Storage.
Ces intégrations relient M-Files systèmes ERP, M-Files outils de gestion du cycle de vie des produits, M-Files portails de service client et M-Files la documentation destinée aux clients sur le site web de l'entreprise.
« Même si certaines équipes utilisent leurs propres logiciels, elles continuent d’utiliser M-Files. Elles exploitent les informations contenues dans M-Files alimenter leurs systèmes, ce qui nous évite d’avoir des documents contradictoires », a déclaré Tim.
Optimisation continue grâce aux services M-Files
Backyard Discovery travaille en étroite collaboration avec M-Files Services afin d'optimiser les flux de travail, d'étendre l'utilisation des métadonnées et de répondre aux besoins avancés en matière de reporting.
On peut citer, par exemple, l'extraction directe des volumes de bois (en mètres cubes) des nomenclatures pour les intégrer dans les métadonnées, ce qui permet de générer instantanément des rapports à des fins de prévision, de tarification et d'analyse des coûts.
« Nous l'utilisons depuis quelques semaines déjà, et cela a déjà porté ses fruits », a fait remarquer Tim. « Nous pouvons afficher un rapport et voir immédiatement quels produits méritent qu'on s'y attarde davantage du point de vue des coûts. »
Les résultats
Les ordres de modification technique sont désormais traités en quelques jours au lieu de plusieurs semaines
En éliminant les obstacles opérationnels liés à la lenteur des accès, à la confusion entre les versions et au suivi manuel des modifications, M-Files Backyard Discovery d'accélérer considérablement la mise en œuvre de ses projets d'ingénierie.
Les ordres de modification technique, qui prenaient auparavant une à deux semaines, sont désormais traités en trois jours environ.
« Nous ne sommes plus le goulot d'étranglement », a déclaré Tim. « Nous pouvons en fait agir plus rapidement que les autres services ne peuvent prendre de décisions. »
Accès quasi instantané aux documents essentiels
Les équipes internationales peuvent désormais accéder aux plans de pièces, aux instructions de montage et aux nomenclatures en quelques secondes, et non plus en quelques minutes. Pour les partenaires industriels en Chine, cela se traduit par une réduction considérable du temps d'attente pour obtenir les informations techniques.
Avant M-Files, l'accès aux documents essentiels via les anciens systèmes de partage de fichiers prenait généralement entre 10 et 45 minutes par fichier. Avec M-Files, ces mêmes documents sont disponibles presque instantanément, ce qui réduit le temps d'accès de plus de 95 %.
Pour les produits comportant des centaines de pièces, ces retards accaparaient auparavant la majeure partie de la journée de travail des ingénieurs ou des planificateurs de production. En supprimant les temps d'attente et les tentatives de téléchargement répétées, M-Files aux équipes à l'étranger M-Files regagner une journée entière de productivité par cycle de production.
Il en résulte une résolution plus rapide des problèmes, une meilleure réactivité et une collaboration plus fluide au sein des opérations mondiales.
« Désormais, on peut consulter un plan de pièce à l'étranger en quelques secondes. Rien que ça, ça nous fait gagner une journée, voire plus, de productivité », a expliqué Tim.
« Nous ne sommes plus le goulot d'étranglement. Nous pouvons en fait agir plus rapidement que les autres services ne peuvent prendre de décisions. »
Tim Goodwin, responsable CAO, Backyard Discovery
Une précision accrue et un libre-service pour toutes les équipes
Grâce à un système de gestion des versions performant et à une fonction de recherche intuitive, les employés de tous les services peuvent trouver en toute confiance les documents corrects et à jour sans avoir à solliciter l'aide du service technique. « Les gens ne m'envoient plus d'e-mails pour me demander des documents », a déclaré Tim. « Ils trouvent ce dont ils ont besoin et savent qu'il s'agit de la bonne version. »
Cet accès en libre-service permet aux équipes d'ingénieurs de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, tout en garantissant que chacun travaille à partir d'informations fiables.
Une base évolutive pour une croissance durable
Alors que Backyard Discovery poursuit son expansion, M-Files la flexibilité nécessaire pour ajouter des utilisateurs, étendre les flux de travail et adopter de nouvelles fonctionnalités, telles que l'assistance basée sur l'IA et une collaboration améliorée, sans avoir à changer de plateforme ni perturber le mode de fonctionnement des équipes.
« Ce qui fonctionnait il y a trois ans ne fonctionne peut-être plus aujourd’hui. Avec M-Files, nous pouvons l’adapter, le compléter et le faire évoluer au fur et à mesure que notre entreprise se développe », a conclu Tim.
Regardez également le webinaire à la demande
Comment Backyard Discovery a éliminé les frictions opérationnelles et accéléré les processus d'ingénierie à l'échelle mondiale
Dans cette session à la demande, Tim Goodwin, responsable CAO chez Backyard Discovery, et Kelsey Doughten, responsable marketing produit senior (secteur industriel) chez M-Files comment Backyard Discovery a éliminé les frictions opérationnelles liées à la gestion des modifications techniques et a obtenu des améliorations tangibles en termes de rapidité, d'efficacité et de conformité.
Regardez cette session à la demandepour découvrir comment la gestion de documents axée sur le contexte aide les équipes de fabrication à accélérer les processus d'ingénierie, à renforcer la gouvernance et à jeter les bases d'une IA fiable et d'une croissance évolutive.
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