Atteindre de nouveaux sommets avec M-Files Ment

Par Marc May

M-Files Ment une plateforme dynamique d'automatisation de documents sans code qui permet aux utilisateurs d'automatiser des documents en quelques minutes, sans avoir besoin de compétences techniques. L'une de ses particularités réside dans le fait qu'elle permet aux utilisateurs, par exemple aux avocats, de créer facilement des modèles grâce à son interface visuelle 100 % sans code, avec une formation minimale. Elle est très facile à prendre en main, ce qui permet aux utilisateurs de développer rapidement et à moindre coût l'automatisation des documents au sein de leur équipe.

Voici quelques-uns des principaux avantages liés à l'évolutivitéMent M-Files Ment:

- Réduction des coûts car l'automatisation ne nécessite pas de ressources techniques
- Très peu de formation requise, ce qui réduit les obstacles à l'utilisation lors de la mise en œuvre.
- Les juristes sont habilités à automatiser et à maintenir leurs propres modèles.
- Les avantages de l'automatisation des modèles en termes de gain de temps peuvent être réalisés plus rapidement.
- Les juristes n'ont pas besoin de transmettre le fonctionnement des contrats à des ressources techniques non juridiques, ce qui réduit les erreurs de communication et le temps nécessaire aux tests.

Responsabiliser les juristes

Il y a environ cinq ans, j'étais responsable de l'automatisation des documents au sein d'un cabinet d'avocats international et j'étais chargé de la mettre en œuvre dans l'ensemble du cabinet. Avant de prendre mes fonctions, j'ai participé à deux procès : le premier où les avocats se chargeaient eux-mêmes de l'automatisation et créaient leurs propres modèles, et le second où une personne se consacrait à l'aspect technique et où les avocats donnaient des instructions pour automatiser leurs modèles.

À l'époque, les conclusions étaient que le premier essai (où les avocats étaient habilités à automatiser leurs propres modèles) n'avait pas très bien fonctionné, et que le second était plus approprié. La raison principale était que les avocats de l'entreprise ne voulaient pas apprendre quelque chose d'aussi technique au détriment du temps facturable. Dans ce cas, il aurait fallu au moins une journée de formation formelle, suivie de semaines, voire de mois, pour maîtriser l'outil. Lorsque le travail exigeait plus de 6 heures facturables, ainsi que le développement des affaires et la formation continue, l'apprentissage de l'automatisation a finalement été relégué au second plan (et rayé de la liste).

L'essor du No-Code

Pourquoi est-ce que j'évoque cela ? Eh bien, l'un des principaux avantages de M-Files Ment, et plus généralement du « no-code », est qu'il s'apprend rapidement avec une formation minimale : les utilisateurs peuvent créer des automatisations avec M-Files Ment à peine 15 minutes. Il n'est pas nécessaire de suivre une formation formelle pendant des jours, ce qui représenterait un coût important pour le budget et le temps de votre équipe. M-Files Ment conçu pour être intuitif et facile à utiliser, ce qui signifie que la création de modèles peut prendre quelques minutes seulement, voire quelques heures pour les plus complexes, et non des jours ou des semaines.

D'un point de vue organisationnel, le déploiement d'un outil permettant de concrétiser si rapidement ses avantages constitue un avantage concurrentiel. En général, il faut faire appel à du personnel technique ou à des services de conseil pour obtenir un retour sur investissement — par exemple, pour automatiser un modèle et le mettre en service — ainsi que pour assurer la maintenance ultérieure. Cela entraîne des délais et des coûts supplémentaires, et comporte un risque de malentendu entre le personnel juridique et non juridique. M-Files Ment cela en donnant aux juristes eux-mêmes la possibilité d'automatiser et de gérer leurs propres modèles.

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Marc May est directeur des solutions sectorielles (droit) chez M-Files ancien avocat.