Validation des documents par IA pour les factures et les feuilles de temps

Combien de temps votre entreprise consacre-t-elle à vérifier que tout va bien ? Pour la plupart des entreprises, la réponse est : « beaucoup de temps ». Du temps qui pourrait être entièrement consacré à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Une feuille de temps est remise. Quelqu’un vérifie le nom de l’employé, le projet, les heures, les dates et la signature. Tout est correct. Approuvé. Puis la suivante est soumise. Puis une autre. Une facture arrive. Quelqu’un la compare à un bon de commande ou à un contrat, vérifie les détails et s’assure que tout est conforme aux conditions convenues.

Dans ces deux exemples, la plupart du temps, tout va bien. Mais il faut bien que quelqu'un vérifie.

Le temps consacré à l'examen des transactions courantes afin de détecter une éventuelle exception non signalée constitue l'une des sources d'inefficacité persistantes dans les processus impliquant un volume important de documents.

Et si le processus fonctionnait dans l'autre sens ? Au lieu de demander aux utilisateurs de tout vérifier pour repérer les erreurs, l'IA effectue une première validation et ne fait remonter que les transactions nécessitant une validation humaine.

Le problème, c'est la comparaison

Extraire des informations d'une facture ou d'une feuille de temps ne représente qu'une partie du travail. La question principale est de savoir si ces informations sont valables dans leur contexte.

Par exemple, lorsqu'une organisation reçoit des feuilles de temps, elle doit vérifier si une personne est autorisée à facturer du temps sur un projet donné, si les heures déclarées respectent les limites du bon de commande correspondant et si les éléments obligatoires, tels que les dates et les signatures, sont corrects. Cette évaluation consiste à comparer la feuille de temps aux informations régissant la transaction et à vérifier si tout est cohérent.

Il en va de même pour les factures. Une facture peut contenir des informations parfaitement lisibles tout en posant problème. La question essentielle est de savoir si les montants facturés correspondent à ce qui est autorisé par le contrat sous-jacent.

Découvrez l'agent de facturation « M-Files » et l'agent de validation des feuilles de temps « M-Files »

Un agent personnalisé d'M-Files peut analyser un document entrant et évaluer les informations qu'il contient au regard d'exigences métier prédéfinies et des informations réglementaires pertinentes.

Dans le cas d'une feuille de temps, cela peut impliquer de vérifier si la personne est bien rattachée au bon projet, si les heures respectent les paramètres définis, si les dates correspondent et si toutes les informations requises sont présentes.

Dans le cas d'une facture, cela peut consister à comparer les informations fournies avec le contrat correspondant ou d'autres exigences définies, et à signaler tout écart en vue d'un examen.

Dans les deux cas, l'agent ne se contente pas d'extraire des informations. Il aide à déterminer si ces informations nécessitent une action.

Comprendre : L'agent commence par analyser le document reçu et identifie les informations nécessaires au traitement. Qui a soumis la feuille de temps ? Quelles sont les dates et les heures indiquées ? Les informations requises sont-elles présentes ? L'objectif est de transformer les informations contenues dans le document, quel que soit son format, en un contexte exploitable pour la prise de décision suivante.

Juge : Vient ensuite la validation. Les heures respectent-elles les limites autorisées ? Les informations correspondent-elles au bon de commande ou au contrat en vigueur ? La signature requise est-elle présente ? C'est à ce stade que l'automatisation va au-delà de la simple saisie de données. L'agent applique des exigences métier prédéfinies pour aider à distinguer une soumission courante d'une exception.

Action : Une fois cette décision prise, le flux de travail peut réagir en conséquence. Un document qui répond aux critères définis suit le processus habituel. Toute anomalie est signalée et soumise à un examen complémentaire. Les intervenants restent impliqués dans le processus, mais leur attention est concentrée sur les tâches qui le justifient.

Le passage à un mode de travail axé sur les exceptions

De nombreux processus métier s'articulent autour de la vérification, car on part du principe qu'un certain pourcentage de documents comporte une anomalie. L'IA nous permet de repenser ce modèle opérationnel. Au lieu de demander aux collaborateurs de passer en revue chaque document à la recherche d'exceptions, il est préférable de les laisser consacrer leur temps de manière plus ciblée à l'examen des seuls cas où ces exceptions se présentent.

Grâce à «M-Files », qui relie les documents à leur contexte (personnes, projets et processus), les entreprises peuvent aller au-delà d’une approche consistant à traiter chaque facture ou feuille de temps comme un fichier isolé. Ce contexte est au cœur de l’approche globale d’ M-Files, qui vise à permettre à l’IA de raisonner avec plus de précision et d’automatiser les tâches en toute confiance.

Il en résulte un processus efficace : comprendre le document, l'évaluer en tenant compte de son contexte, puis agir en fonction du résultat.

Pour les équipes des services financiers et des services professionnels, submergées par des tâches de vérification répétitives, ce changement leur permet de se concentrer sur les missions où leur expertise est indispensable et où elles apportent une réelle valeur ajoutée.