En juillet, l'Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE) a publié une note d'orientation contenant d'excellentes informations factuelles sur les gains de productivité potentiels du télétravail dans l'ère post-COVID-19.

TL;DR L'efficacité des travailleurs s'améliore avec de faibles niveaux de télétravail mais diminue avec un "télétravail excessif", ce qui implique un "point idéal" où l'efficacité des travailleurs - et donc la productivité - est maximisée à des niveaux intermédiaires de télétravail.

Tout d'abord, les quatre thèmes clés de l'article, étayés par des données et des preuves, sont les suivants :

• Le travail à distance pourrait devenir permanent après la conférence COVID-19.
• Le travail à distance varie considérablement d'un pays, d'un secteur, d'une profession et d'une entreprise à l'autre.
• À long terme, le travail à distance a le potentiel d'améliorer la productivité et le bien-être des travailleurs, mais il comporte une certaine ambiguïté et des risques quant à son impact global.
• Pour minimiser le risque de nuire à l'innovation à long terme et au bien-être des travailleurs, le travail à distance devrait être un choix et ne pas être "exagéré".

Nous avons voulu prendre un moment pour vous donner un résumé abrégé de quelques-unes des conclusions les plus intéressantes et les plus exploitables.

Le travail à distance affecte la productivité de ces deux canaux principaux

Cette section, qui est peut-être l'une des plus convaincantes du rapport, expose les deux principaux facteurs qui déterminent l'impact du télétravail sur les entreprises et le personnel.

Le télétravail peut améliorer ou entraver les performances de l'entreprise, son effet global dépendant essentiellement de deux canaux principaux :

1. Un canal direct affecte les performances de l'entreprise en modifiant l'efficacité, la motivation et la création de connaissances de la main-d'œuvre.
2. De manière indirecte, le télétravail facilite la réduction des coûts, ce qui permet de libérer des ressources pour l'innovation et la réorganisation qui améliorent la productivité.

La voie vers les gains de productivité est tracée dans ce modèle :

Le travail à distance améliorera-t-il ou nuira-t-il à votre entreprise ? Voici les 4 facteurs déterminants

Selon le modèle ci-dessus, quatre facteurs principaux détermineront si le travail à distance contribuera ou non à la productivité de votre entreprise :

1 | Satisfaction des travailleurs

Cette question peut être abordée de deux manières différentes. "Le télétravail peut améliorer les performances de l'entreprise en augmentant la satisfaction des travailleurs et donc leur efficacité, par exemple grâce à un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, moins de trajets ou moins de distractions, ce qui permet de travailler de manière plus concentrée ou de réduire l'absentéisme. Cependant, il est également possible que la satisfaction des travailleurs diminue avec le télétravail, par exemple en raison de la solitude, des heures supplémentaires cachées et de la fusion de la vie privée et de la vie professionnelle, ou d'un environnement de travail inapproprié à la maison".

Il est donc important de donner aux travailleurs la possibilité de travailler à distance et d'offrir un environnement de travail flexible où les employés peuvent choisir ce qui leur convient le mieux.

2 | Réduction des coûts

Le télétravail peut également améliorer les performances de l'entreprise en facilitant la réduction des coûts. Cela peut se faire de différentes manières :

• Diminuer les coûts d'investissement en réduisant l'espace de bureau et l'équipement requis par l'entreprise
• Les coûts de main-d'œuvre peuvent être réduits car le télétravail élargit le bassin de travailleurs parmi lesquels les entreprises peuvent choisir.
• Les coûts d'embauche peuvent diminuer si une plus grande satisfaction des travailleurs réduit les départs volontaires et la rotation du personnel.
• attirer potentiellement des travailleurs à des salaires plus bas que ce ne serait le cas autrement - en particulier si elles sont combinées à d'autres mesures qui améliorent l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée, telles que des horaires flexibles - dans la mesure où les travailleurs sont prêts à renoncer à un salaire plus élevé en échange de ces avantages.

3 | Communication

Le rapport souligne que la réduction des interactions en personne - et la qualité de la communication en général - peut nuire à la productivité. "Un large éventail d'éléments vient étayer l'idée que les réunions personnelles permettent une communication plus efficace que les formes plus distantes telles que les courriels, les chats ou les appels téléphoniques. Par exemple, il a été démontré que la communication personnelle est plus convaincante, qu'elle attire davantage l'attention ou qu'elle permet de mieux observer les indices sociaux. Des formes de communication perturbatrices peuvent surgir pour compenser l'absence de communication personnelle, par exemple l'augmentation du trafic de courriels ou les réunions virtuelles".

Comme nous l'avons mentionné dans des articles précédents, en incorporant des outils de communication comme Slack, Microsoft Teams et d'autres, les entreprises doivent se méfier des mises en œuvre bâclées qui ignorent les ramifications pour la sécurité de l'information et la gouvernance.

4. Flux de connaissances

Ce facteur nous tient particulièrement à cœur chez M-Files. Le manque d'interaction personnelle peut diminuer les flux de connaissances entre les employés. Chez M-Files, les pierres angulaires de notre solution de gestion de l'information sont les suivantes :

• La possibilité de partager facilement des informations avec des collègues
• Améliorer la découverte d'informations essentielles et utiles
• Le flux d'informations entre les individus, les départements, les unités opérationnelles et les parties externes

Les travailleurs apprennent grâce aux rencontres personnelles avec leurs collègues - discussions autour de la fontaine d'eau, passage au bureau d'un coéquipier - et cette interaction ne doit pas être sous-estimée. Le rapport précise que "l'innovation dépend en grande partie du partage des connaissances : 'Ce que chaque individu sait est moins important, ce qui compte, c'est le savoir collectif'". Ce qui compte, c'est le savoir collectif".

Pour compenser un environnement de travail à distance, les entreprises doivent réorienter leurs efforts de numérisation afin de promouvoir le partage des connaissances en l'absence d'engagement interpersonnel. À cette fin, des outils de gestion de l'information tels que M-Files sont absolument essentiels pour garantir un flux de connaissances sain.

Dans les environnements de travail à distance, il y a un point de rendement décroissant

Le rapport poursuit en expliquant qu'il existe effectivement un point de rendement décroissant pour le télétravail. En résumé, la satisfaction des travailleurs augmente dans un environnement de travail à distance - suffisamment pour compenser les effets potentiellement négatifs sur la communication, les flux de connaissances et la supervision managériale.

La force relative de ces canaux est susceptible de dépendre de l'intensité du télétravail : l'effet négatif dû au manque d'interactions personnelles s'accentue probablement avec l'intensité du télétravail, car les possibilités de communication en personne diminuent, tandis que la satisfaction des travailleurs s'améliore avec de faibles niveaux de télétravail, mais peut souffrir d'un télétravail "excessif", par exemple en raison de la solitude ou de la fusion de la vie privée et de la vie professionnelle."

Il existe donc un point idéal pour maximiser la productivité. Ne pas proposer de travail à distance est une mauvaise chose. Trop de travail à distance n'est pas bon non plus.

En fin de compte, les entreprises doivent déterminer elles-mêmes où se situe le point de rendement décroissant et s'efforcer de créer un lieu de travail plus flexible où les employés ont la possibilité de choisir le volume de travail à distance qui leur convient le mieux.

Et pour maintenir leur productivité, ils doivent être équipés de solutions numériques telles que la communication, la collaboration et la gestion de l'information - au minimum.