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Gestion de documents (DMS)

Les documents sont le moteur de notre organisation, et un accès rapide à la bonne version des documents peut jouer un rôle décisif dans la réussite ou l’échec d’un projet. La gestion de document M-Files permet aux personnes autorisées d’accéder instantanément aux bons fichiers.

Avantages

Sécurisez vos documents tout en les rendant accessibles

Il est important de conserver vos documents en sécurité, tout en veillant à ce que chaque personne de votre entreprise puisse accéder au contenu dont elle a besoin. Les autorisations sont définies de manière automatique et dynamique dans M-Files. Automatisez la sécurité des données et l’accessibilité pour tous.

Trouvez vos documents instantanément

Il vous semble parfois impossible de trouver le document que vous recherchez. À quel endroit ce fichier a-t-il été sauvegardé ? Qui l’a modifié en dernier ?
Et si ce problème n’en était plus un ? M-Files supprime le désordre inhérent aux dossiers traditionnels en organisant le contenu en fonction de sa nature. Vous n’avez donc pas besoin de vous rappeler à quel endroit un document est sauvegardé ni quelle version est la bonne.

Une version de chaque document

Et si tous vos collaborateurs pouvaient rapidement retrouver le document exact et à jour, dont ils ont rapidement besoin ? Dans M-Files, il n’existe qu’une seule version de chaque document. Quel que soit le type de document recherché, la version disponible est toujours la plus récente.

Partage et collaboration

Le partage des documents dans M-Files est aussi simple qu’un clic droit sur la souris. Que vous souhaitiez envoyer un document à quelqu’un ou collaborer avec des collègues, M-Files organise et rationalise tous vos documents.

Démonstration : enregistrement dans M-Files

Regardez cette vidéo et découvrez comment vous pouvez rapidement et facilement enregistrer des documents dans M-Files tout en veillant à ce qu’ils puissent être facilement retrouvés et consultés par d’autres personnes de votre entreprise.

 

Daniel Maas, Propriétaire - North Coast Refrigeration and Electric, Inc.

Daniel Maas

Propriétaire | North Coast Refrigeration and Electric, Inc.

« Nous stockons tous nos documents dans M-Files. Cela concerne nos documents comptables comme les comptes débiteurs, les factures, les comptes créditeurs ainsi que les informations sur nos travaux, comme les commandes, les devis et les contrats. Toutes les informations relatives au projet, même les photos du chantier, vont dans M-Files. »

Gestion des contenus d’entreprise (ECM)

Votre entreprise s’appuie sur un accès rapide à un contenu actualisé pour permettre une prise de décisions plus rapide et judicieuse et garder une longueur d’avance sur la concurrence. Des documents aux images, vidéos, fichiers audio en passant par tout le reste, M-Files supprime le désordre de vos contenus en vous fournissant une solution conviviale qui permet à vos employés de localiser rapidement le contenu précis qu’ils recherchent.

Avantages

Trouvez ce dont vous avez besoin instantanément

Il vous semble parfois impossible de trouver le document que vous recherchez. À quel endroit ce fichier a-t-il été sauvegardé ? Qui l’a modifié en dernier ?
Et si ce problème n’en était plus un ? M-Files supprime le désordre inhérent aux dossiers traditionnels en organisant le contenu en fonction de sa nature. Vous n’avez donc pas besoin de vous rappeler à quel endroit un document est sauvegardé ni quelle version est la bonne.

Garantissez un niveau d’acceptation élevé des utilisateurs

Lors du déploiement d’un nouveau système, le principal défi est d’inciter chacun à l’utiliser. Avec M-Files, l’acceptation par l’utilisateur n’est jamais un problème parce qu’il s’adapte à votre façon de travailler. Gérez les contenus et les processus sans avoir besoin de consulter un manuel utilisateur. Il est intuitif, accessible depuis tous les programmes que vous utilisez et surtout, il fonctionne.

M-Files est une solution compatible

La communication est la clé de toute relation et votre logiciel professionnel ne fait pas exception à cette règle. M-Files communique avec vos autres systèmes : vous pouvez ainsi trouver ce que vous cherchez, et ce de n’importe quel endroit. Nos solutions sont parfaitement compatibles avec les systèmes CRM, ERP et d’autres systèmes métier déjà existants, afin que la moindre information soit accessible en un seul et même endroit.

Automatisez les workflow

Vous ne devriez pas consacrer votre temps à la gestion manuelle des processus quotidiens. M-Files automatise les workflows logistiques relatifs à la modification des factures. Vous pouvez donc assurer la cohérence, tandis que M-Files vérifie le bon respect de chaque étape des processus de votre entreprise.

Démonstration : recherches dans M-Files

Il est extrêmement rapide de rechercher (et de trouver) des informations dans M-Files. Recherchez par nom de document, client, type de document, mot-clé etc. Vous pourrez localiser les fichiers et les informations que vous souhaitez grâce à une fonction de recherche intégrale dans le contenu des documents.

Henrik Lyder - Directeur, Bentley Instruments

Henrik Lyder

Directeur | Bentley Instruments

« L’adoption d’un système de gestion numérique des actifs a permis à nos collaborateurs de retrouver les documents les plus récents (les concepts, les instructions de construction et les manuels les plus récents) de manière instantanée, sans avoir à faire de recherches dans une bibliothèque papier ou l’arborescence de dossiers complexe d’un PC. »

Gestion de l’information d’entreprise (EIM)

Fournir à vos employés un accès rapide à des informations actualisées, situées dans vos différentes applications métier et bases de données internes, représente un véritable challenge. M-Files supprime le « cloisonnement » de l’information et fait disparaître les barrières qui empêchent vos employés d’accéder à leurs informations. Les données structurées et les contenus déstructurés sont libérés des contraintes inhérentes aux applications, aux plates-formes et au « cloisonnement » des informations.

Avantages

M-Files est une solution compatible

La communication est la clé de toute relation et votre logiciel professionnel ne fait pas exception à cette règle. M-Files communique avec vos autres systèmes : vous pouvez ainsi trouver ce que vous cherchez, et ce de n’importe quel endroit. Nos solutions sont parfaitement compatibles avec les systèmes CRM, ERP et d’autres systèmes métier déjà existants, afin que la moindre information soit accessible en un seul et même endroit.

Trouvez la bonne information instantanément

Il vous semble parfois impossible de trouver l’information que vous recherchez. À quel endroit ce document a-t-il été sauvegardé ? Qui l’a modifié en dernier ?
Et si ce problème n’en était plus un ? M-Files supprime le désordre inhérent aux dossiers traditionnels en organisant les informations en fonction de leur nature. Vous n’avez donc pas besoin de vous rappeler à quel endroit une information est sauvegardée ni quelle version est la bonne.

Protégez les informations sensibles

Avec M-Files, il est très facile de protéger des informations sensibles tout en les rendant accessibles à certaines personnes de votre entreprise. M-Files gère les autorisations de manière automatique et dynamique, en garantissant la sécurité et l'accessibilité des données.

Accédez à tout depuis n’importe quel périphérique

Visualisez les documents et gérez vos processus de n’importe quel endroit avec l’application mobile M-Files pour iPhone, iPad, Android et Windows Phone. Numérisez, consultez, corrigez et approuvez vos documents quel que soit votre appareil mobile et l’endroit où vous vous trouvez.

Vidéo : affichages dynamiques

Les affichages dynamiques M-Files sont des dossiers virtuels qui permettent aux utilisateurs d’accéder instantanément aux informations dont ils ont besoin. Toutes les informations contenues dans M-Files sont organisées en fonction de leur NATURE et non de leur EMPLACEMENT. Nous savons que chaque personne a sa façon d’organiser ses contenus. C’est pour cette raison que M-Files vous permet d’organiser et de visualiser tout, exactement comme vous le souhaitez. Consultez la vidéo ci-dessous pour en savoir plus sur les affichages dynamiques.

Rick Rambo, Responsable de l’exploitation informatique - Booth & Associates

Rick Rambo

Responsable de l’exploitation informatique | Booth & Associates

« Nos ingénieurs apprécient qu’il y ait désormais un principe de propriété pour les fichiers. Si quelqu’un effectue des modifications, les informations saisies sont signalées dans cette version du fichier. En cas de problème, une trace écrite subsiste. Cette responsabilisation, ainsi que l’historique des versions, c’est-à-dire la possibilité de récupérer les versions précédentes, rassurent de nombreuses personnes. »

Qualité et conformité

Votre entreprise fabrique des produits aux exigences rigoureuses en termes de qualité et de conformité, et la gestion adéquate du système qualité d'une entreprise, y compris des procédures d’utilisation normalisées (SOP), des dossiers de formation et du suivi des actions correctives et préventives (CAPA) en attente peut être une tâche périlleuse nécessitant beaucoup de ressources. M-Files vous permet aisément d’améliorer vos systèmes de gestion de la qualité, de remplir les exigences de conformité et d’effectuer des audits avec des capacités de gestion des documents et des processus, conçues pour des entreprises répondant à des besoins stricts en termes de qualité et de conformité.

Avantages

Réduisez le risque réglementaire

Il est risqué et coûteux de ne pas réussir à se conformer aux réglementations. Depuis la norme ISO 9001 jusqu’à la norme FDA 21 CFR partie 11, notre mission est de vous aider à rester conforme. M-Files vous aide à réduire le risque de non-conformité en organisant, en enregistrant et en automatisant tout dans votre activité.

Traçabilité et transparence pour les tâches en cours

Les non-conformités et les conclusions d'audit peuvent être extrêmement coûteuses et risquées si vous ignorer comment localiser les problèmes. M-Files vous permet d'effectuer le suivi des actions attribuées, par audit, département, étape de workflow ou toute autre propriété définie. Avec la possibilité d'obtenir des informations en temps réel sur le statut des actions correctives et préventives (CAPA) ou d'autres mises à jour relatives à la documentation, le temps de préparation des audits est réduit, la communication est améliorée et les actions correctives ne sont pas oubliées.

Automatisez les processus qualité

Vous aimez tout contrôler et c’est une qualité. Accédez à des informations détaillées depuis la vue et les rapports du système, faites remonter les actions en attente et recevez des notifications instantanées et automatiques sur toute modification. Ne perdez pas de vue les tâches d'apprentissage attribuées et mettez en place des actions pour diminuer les risques identifiés. Entre temps, chaque action est enregistrée dans une piste d'audit. M-Files automatise les workflows en rapport avec la qualité comme le contrôle des modifications, les actions CAPA et la formation. En d'autres termes, vous pouvez garantir la cohérence tandis que M-Files vérifie que chacun suit les procédures.

Diffusez des politiques et procédures actualisées

Et si tout le monde dans votre entreprise pouvait retrouver rapidement les bonnes informations ? Dans M-Files, il n’existe qu’une seule version de chaque document. Quel que soit le type de document qualité ou conformité recherché, il est toujours à jour.

Démonstration : annotations et surlignages

Regardez et découvrez comment les annotations et surlignages dans M-Files permettent à tout utilisateur M-Files d’ajouter des commentaires dans un document sans modifier le fichier original. Consultez l’ensemble des annotations et commentaires d’un seul coup d’œil ou consultez-les individuellement. Utilisez des annotations et des surlignages dans les fichiers PDF, les documents Word, les feuilles de calcul Excel, les présentations PowerPoint et les dessins Visio.

Tyler Lassen

Spécialiste IT | Idaho Milk Products

« Notre entreprise fait l’objet d’audits tout au long de l’année, depuis les inspections d’assurance qualité menées par nos clients jusqu’aux audits financiers trimestriels ; grâce à M-Files, nous passons beaucoup moins de temps qu’avant à la gestion administrative des audits. »

Gestion du cycle de vie des contrats (CLM)

La gestion manuelle des contrats mobilise beaucoup de temps et de ressources. M-Files rationalise les processus de gestion des contrats en vous aidant à préserver l’organisation de vos contrats et en veillant à ce que les personnes autorisées puissent toujours accéder rapidement à la version correcte des contrats, en tout lieu et à l’aide de tout type d’appareil.

Avantages

Vérifiez et approuvez plus rapidement vos contrats

La gestion et le suivi des workflows relatifs aux contrats nécessitent beaucoup de temps. M-Files vous libère plusieurs heures par jour en automatisant des processus comme la gestion du cycle de vie des contrats (CLM). M-Files sait qui est responsable de quelle tâche tout au long du processus, de sorte que les notifications sont envoyées automatiquement.

Remplacez les processus papier

M-Files remplace les processus papier, inefficaces et sources d’erreurs, encore utilisés par de nombreuses sociétés. M-Files propose une approche unique du stockage et de l’organisation dynamique des contrats et des informations afférentes à l’aide d’attributs, comme les parties, le type de contrat, l’état du cycle de vie, le propriétaire, la date d’entrée en vigueur, etc.

Protégez les données sensibles

Avec M-Files, il est très facile de protéger les données sensibles tout en les rendant accessibles à certaines personnes de votre entreprise. M-Files gère les autorisations de manière automatique et dynamique, en garantissant la sécurité et l'accessibilité des données pour tous.

Accédez à tout depuis n’importe quel périphérique

Affichez les contrats et gérez vos processus en déplacement, avec l’application mobile M-Files pour iPhone, iPad, Android et Windows Phone. Consultez, corrigez et approuvez vos contrats quel que soit votre appareil mobile et l’endroit où vous vous trouvez.

Automatisez les processus métier et stimulez la productivité

Utilisez les workflows de travail automatisés de M-Files pour rationaliser les processus métier habituels (comme les approbations de contrats, les contenus contrôlés, la facturation, etc.), rester productif et garantir la conformité. Regardez cette vidéo et découvrez comment M-Files pilote automatiquement chaque étape du processus de workflow et envoie une notification lorsqu’une intervention est nécessaire. C’est simple, rapide et intégré dans M-Files.

Traitement des factures

Assurez-vous que vos factures seront payées en temps voulu, cela vous permettra de conserver de bonnes relations avec vos fournisseurs et vos distributeurs. M-Files vous permet d’automatiser et de suivre la vérification et l’approbation des factures ainsi que les autres processus financiers.

Avantages

Automatisez les workflow

Vous ne devriez pas consacrer votre temps à la gestion manuelle des processus quotidiens. M-Files automatise les workflows opérationnels comme la modification des factures. En d’autres termes, vous pouvez veiller à la cohérence des processus, tandis que M-Files vérifie le bon respect des procédures de l'entreprise par les collaborateurs.

Protégez les informations sensibles

Avec M-Files, il est très facile de protéger les informations sensibles tout en les rendant accessibles à certaines personnes de votre entreprise. M-Files gère les autorisations de manière automatique et dynamique, en garantissant la sécurité et l'accessibilité des données pour tous.

Accédez à tout depuis n’importe quel périphérique

Visualisez les factures et gérez vos processus de n’importe quel endroit avec l’application mobile M-Files pour iPhone, iPad, Android et Windows Phone. Consultez, corrigez et approuvez vos factures quel que soit votre appareil mobile et l’endroit où vous vous trouvez.

M-Files est une solution compatible

La communication est la clé de toute relation et votre logiciel professionnel ne fait pas exception à cette règle. M-Files communique avec vos autres systèmes : vous pouvez ainsi trouver ce que vous cherchez, et ce de n’importe quel endroit. Nos solutions sont parfaitement compatibles avec les systèmes CRM, ERP et d’autres systèmes métier déjà existants, afin que la moindre information soit accessible en un seul et même endroit.

Accédez en tout lieu aux informations sensibles.

L’accès mobile vous permet d’accéder à votre coffre M-Files (y compris les documents et workflows) en tout lieu ... même en dehors du bureau. Les applications mobiles M-Files peuvent être téléchargées depuis Apple App Store, Google Play et le Windows Phone Store.

Jeff Miller

Contrôleur | AmeriTex Machine and Fab

« Grâce à ses capacités supérieures de recherche et de workflow et la possibilité d’associer les factures aux bons de commande, nous avons découvert que M-Files constituait la solution idéale pour apporter plus de précision et de ponctualité à nos procédures de traitement des factures. »

Gestion de projets

La planification, l’organisation et la gestion des ressources et des processus de projets peuvent représenter un travail décourageant et écrasant. Avec M-Files, il est facile de définir des règles simples concernant la visibilité du contenu, les délais d’exécution des tâches et la propriété ; c’est la raison pour laquelle la gestion de projets est l’un des scénarios d’utilisation les plus fréquents chez les clients M-Files.

Avantages

Tout regroupé en un seul emplacement

Il vous semble parfois impossible de trouver le document que vous recherchez. À quel endroit ce fichier a-t-il été sauvegardé ? Qui l’a modifié en dernier ?
Et si ce problème n’en était plus un ? M-Files supprime le désordre inhérent aux dossiers traditionnels en organisant le contenu en fonction de sa nature. Vous n’avez donc pas besoin de vous rappeler à quel endroit un document est sauvegardé ni quelle version est la bonne.

Gestion d’équipe

Il est difficile de maîtriser tous les aspects de la gestion du cycle de vie d’un projet. M-Files vous fournit un accès rapide aux informations nécessaires pour diriger l’équipe de votre projet.

Gestion des tâches

Vous ne devriez pas consacrer votre temps à la gestion manuelle des tâches quotidiennes. M-Files automatise les tâches opérationnelles d’un projet, telles que la notification aux membres de l’équipe des dates limites et des livrables à venir, des processus de vérification et d’approbation, de la publication, etc. Cela signifie que vous pouvez veiller à la cohérence tandis que M-Files vérifie le respect de chacune des étapes de votre processus d’activité.

Gestion des fournisseurs

La gestion des relations avec vos fournisseurs exige une planification stratégique et la capacité de surveiller et de suivre toutes les interactions avec les entreprises qui fournissent des produits et des services à votre entreprise. M-Files vous permet de nouer des relations plus étroites, davantage axées sur la collaboration avec des fournisseurs-clés en gérant tout votre matériel et en fournissant un accès rapide à celui-ci de n’importe où, y compris depuis votre système ERP ou CRM.

Brett Bonenberger, CIO - BSA LifeStructures

Brett Bonenberger

CIO | BSA LifeStructures

« M-Files fait disparaître tous les obstacles. Nul besoin de modifier la programmation ou de créer des applications personnalisées. Il suffit au personnel de cliquer sur les documents souhaités dans M-Files pour les consulter. Nous voyons des personnes créer leurs propres aperçus pour effectuer une recherche rapide de fichiers, en plus des aperçus par défaut que nous avons configurés pour chaque projet. »

Ressources humaines

La gestion efficace de vos employés, du recrutement et de la formation à l’évaluation des performances, en passant par les salaires et les avantages sociaux, vous permet de conserver les talents et d’optimiser les connaissances opérationnelles. M-Files gère et effectue le suivi de l’ensemble des employés et des ressources humaines ainsi que des informations et tâches afférentes, afin de garantir le bon fonctionnement de votre entreprise.

Avantages

Apprentissage et développement

Il est important que chacun dans votre entreprise soit au fait des règles RH. M-Files permet de créer, de mettre en œuvre et de suivre de manière harmonieuse les missions de formation. Il est vital pour la réussite de votre entreprise de veiller à ce que vos employés soient correctement formés et préparés, de l’orientation au développement de nouvelles compétences.

Tout regroupé en un seul emplacement

Il vous semble parfois impossible de trouver le document RH que vous recherchez. À quel endroit cette évaluation annuelle du personnel a-t-elle été sauvegardée ? Qui l’a modifiée en dernier ?
Et si ce n’était plus un problème ? M-Files supprime le désordre inhérent aux dossiers traditionnels en organisant le contenu en fonction de sa nature. Vous n’avez donc pas besoin de vous rappeler à quel endroit un document est sauvegardé ni quelle version est la bonne.

Protégez les informations sensibles

Avec M-Files, il est très facile de protéger des informations RH sensibles tout en les rendant accessibles à certaines personnes de votre entreprise. M-Files gère les autorisations de manière automatique et dynamique, en garantissant la sécurité et l'accessibilité des données pour tous.

Automatisez les flux

Vous ne devriez pas consacrer votre temps à la gestion manuelle des processus quotidiens. M-Files automatise les workflows opérationnels tels que le relevé et la transmission des candidatures et des curriculum vitae, l’accueil des nouveaux employés et la réalisation d’évaluations des performances. Vous pouvez donc assurer la cohérence, tandis que M-Files vérifie le bon respect de chaque étape des processus de votre entreprise.

Vidéo : autorisations automatiques

La gestion de règles de contrôle d’accès complexes peut s’avérer pesante face aux contraintes de la plupart des systèmes. M-Files propose un système simple, garantissant le contrôle illimité de tous les types de contenu. En effet, les autorisations peuvent être attribuées en fonction de la nature d’un contenu plutôt qu’en fonction de son emplacement. Redonnez les moyens d’agir au directeur commercial tout en libérant le personnel informatique grâce aux autorisations automatiques de M-Files.

Mike Hardy

Directeur comptable | Orion Associates

« Les fonctionnalités d’attribution des tâches et de notification automatique de M-Files nous ont permis de rationaliser nos processus de GESTION DES RESSOURCES HUMAINES ET DES AVANTAGES SOCIAUX. Par exemple, certains avantages sociaux sont offerts à une personne lorsqu’elle est employée par notre entreprise depuis un certain temps. Nous avons donc configuré dans M-Files des notifications automatiques à l’attention du personnel RH afin de garantir l’attribution en temps opportun de ces avantages à un nouvel employé. »

Gestion des documents

Le contrôle et la gestion des documents de la société pendant toute la durée de leur cycle de vie sont des questions complexes en matière de conformité avec les obligations légales et opérationnelles. Avec M-Files, la gestion de l’information est un jeu d’enfant : vous pouvez facilement gérer vos documents depuis le moment où ils sont créés jusqu’à leur éventuel archivage et destruction. 

Avantages

Gestion du cycle de vie

M-Files vous aide à garantir que les procédures et les durées définies de conservation associées à la gestion de vos documents respectent les politiques de gestion de l’information, de la création du document à l'ensemble de son cycle de vie, y compris l’utilisation, la mise à jour, l’archivage final et la destruction permanente.

Trouvez ce dont vous avez besoin instantanément

Parfois, il semble tout à fait impossible de trouver le bon document au moment nécessaire. À quel endroit ce fichier a-t-il été sauvegardé ? Qui l'a modifié en dernier ?
Et si ce problème n'en était plus un ? M-Files supprime le désordre des dossiers traditionnels en organisant le contenu en fonction de sa nature. Vous n’avez donc plus besoin de vous rappeler à quel endroit un document a été sauvegardé ni quelle version est la bonne.

Accédez à tout depuis n’importe quel périphérique

Accédez à tout type de document électronique et processus de gestion associé, depuis les certificats de naissance et les déclarations de revenus jusqu’aux documents de la société, aux dossiers de formation et à tout le reste, de n’importe où avec l’application mobile M-Files pour iPhone, iPad, Android et Windows Phone. Consultez, relisez et approuvez des documents quel que soit votre emplacement ou votre périphérique mobile.

Protéger les données sensibles

Avec M-Files, il est très facile de protéger les documents confidentiels tout en les rendant accessibles à certaines personnes de votre organisation. M-Files gère les autorisations de manière automatique et dynamique, ce qui garantit la sécurité des données et permet même, le cas échéant, de convertir automatiquement les documents en dossiers protégés.

Stephen Smith, Praticien en médecine environnementale - Northwest Healthcare & Wellness Center

Stephen Smith

Praticien en médecine environnementale | Northwest Healthcare & Wellness Center

« M-Files rend mon cabinet beaucoup plus efficace. Je dispose de tous mes dossiers et mes brochures à portée de main, et je peux les imprimer pendant que le client est tranquillement assis. »

Formation

La gestion manuelle des exigences de formation du personnel, des certifications de formation des sources internes et externes et d'autres tâches de formation est un processus chronophage. M-Files automatise les activités et les workflow relatifs à la formation et vous permet de gérer aisément les listes et les supports de cours, et d’effectuer l’enregistrement, le suivi et le compte-rendu de la formation.

Avantages

Apprentissage et preuve de conformité

Il est important que tout le monde dans votre entreprise soit au fait des processus, procédures et règles. M-Files permet de créer, de compléter et d’effectuer, de manière transparente, le suivi des missions de formation. Il est vital pour votre réussite de vous assurer que vos employés sont correctement formés et préparés, depuis l’orientation jusqu’au développement de nouvelles compétences.

Automatisez les processus de formation

La gestion manuelle des processus quotidiens génère une perte de temps. M-Files automatise les workflows relatifs à la formation, comme le fait de s'assurer que l'ensemble du personnel de l'atelier a lu les instructions relatives à la modification des processus. Garantissez la cohérence, tandis que M-Files vous aide à vérifier que vos processus métiers sont suivis.

Diffusez des politiques et procédures actualisées

Et si tout le monde dans votre entreprise pouvait retrouver rapidement les bonnes informations ? Dans M-Files, il n’existe qu’une seule version de chaque document. Quel que soit le type de document qualité ou conformité recherché, il est toujours à jour.

Garantissez une acceptation élevée des utilisateurs

Lors du déploiement d’un nouveau système, le plus grand défi, c’est de faire en sorte que tout le monde l’utilise. Avec M-Files, l’acceptation par l’utilisateur n’est jamais un problème parce qu’il s’adapte à votre façon de travailler. Gérez les documents, les informations et les processus de formation sans avoir besoin de compulser un manuel utilisateur. Il est intuitif, intègre de nombreux systèmes métiers standard et il fonctionne tout simplement.

Procédures d’utilisation normalisées (SOP)

Les procédures d’utilisation normalisées (SOP) fournissent à vos employés une référence en matière de pratiques commerciales, d'activités et de tâches. Avec M-Files, assurez-vous que votre personnel a accès aux versions SOP les plus récentes et vérifiez que les personnes appropriées les ont consultées.

Avantages

Apprentissage et développement

Il est important que tout le monde dans votre entreprise soit au fait des normes, politiques et procédures. M-Files permet de créer, de compléter et d’effectuer, de manière transparente, le suivi des missions de vérification des SOP.

Trouvez ce dont vous avez besoin instantanément

Parfois, il semble tout à fait impossible de trouver le document SOP que vous recherchez au moment nécessaire. À quel endroit ce fichier a-t-il été sauvegardé ?
Et si ce problème n'en était plus un ? M-Files supprime le désordre des dossiers traditionnels en organisant le contenu en fonction de sa nature. Vous n’avez donc plus besoin de vous rappeler à quel endroit un document a été sauvegardé ni quelle version est la bonne.

Automatisation des processus

La gestion manuelle des processus quotidiens génère une perte de temps. M-Files automatise les workflows, l'approbation et le contrôle des documents. Vous pouvez ainsi garantir la cohérence tandis que M-Files vérifie que chaque étape de votre processus métier est suivie.

Accédez à tout depuis n’importe quel périphérique

Visualisez les SOP et gérez les processus lorsque vous êtes en déplacement avec l'application mobile M-Files pour iPhone, iPad, Android et Windows Phone. Consultez, relisez et approuvez les SOP, quel que soit votre emplacement ou votre périphérique mobile.

M-Files Mobile - présentation de la fonction de signature électronique

M-Files Mobile permet aux entreprises des secteurs industriels fortement réglementés de préserver leur conformité en dehors du bureau. Grâce à la fonctionnalité eSignature intégrée à M-Files, les entreprises peuvent approuver et contrôler les processus associés aux réglementations telles que les normes FDA 21 CFR partie 11 et Eudralex volume 4 annexe 11... y compris depuis un périphérique mobile.

Actions correctives et préventives (CAPA)

Il est essentiel de remédier à un problème de fabrication ou de conformité en mettant en œuvre une action corrective et préventive (CAPA) pour garantir un niveau élevé de qualité et préserver la conformité. M-Files vous permet d'organiser et de gérer tous les documents relatifs à la qualité (comme les SOP) et les processus associés, comme les CAPA.

Avantages

Automatisation des processus

La gestion manuelle des processus quotidiens génère une perte de temps. M-Files automatise les workflows, notamment en confirmant que chaque action associée à une mesure CAPA a été exécutée. Vous pouvez ainsi garantir la cohérence en vérifiant que chaque étape de votre processus métier est suivie.

Visibilité améliorée

Il est important que le personnel en charge de l'assurance qualité de votre entreprise puisse consulter et contrôler toutes les actions relatives à une mesure CAPA. M-Files offre une vue à 360° de toutes les actions et de toute la documentation relative à une mesure CAPA afin que le personnel en charge de l'assurance qualité dispose de toutes les informations requises.

M-Files présente un niveau de compatibilité élevé

La communication est la clé de toute relation et votre logiciel métier n'y fait pas exception. M-Files communique avec vos autres systèmes de sorte que vous pouvez trouver ce dont vous avez besoin où que vous vous trouviez. Nous réalisons des intégrations étroites avec les systèmes CRM, ERP et d'autres systèmes métier existants de sorte que toutes les informations requises sont centralisées en un seul endroit.

Accédez à tout depuis n’importe quel périphérique

Visualisez et gérez les processus lorsque vous êtes en déplacement avec l'application mobile M-Files pour iPhone, iPad, Android et Windows Phone. Participez à des actions concernant les workflows et les actions CAPA quel que soit votre emplacement ou votre périphérique mobile.

Gestion de la comptabilité

Les opérations liées au quotidien de votre activité reposent largement sur une gestion et un traitement efficaces des documents comptables, tels que les factures, les reçus, les bons de commande, les états financiers et les documents fiscaux. M-Files vous permet de garder le contrôle sur votre documentation comptable tout en vous aidant à améliorer vos performances et votre compétitivité, ainsi qu’à optimiser l’efficacité opérationnelle et à prévenir les risques.

Avantages

Trouvez instantanément ce dont vous avez besoin

Il vous semble parfois impossible de trouver le document comptable que vous recherchez. À quel endroit ce fichier a-t-il été sauvegardé ? Qui l’a modifié en dernier ?
Et si ce problème n’en était plus un ? M-Files supprime le désordre inhérent aux dossiers traditionnels en organisant le contenu en fonction de sa nature. Vous n’avez donc pas besoin de vous rappeler à quel endroit un document est sauvegardé ni quelle version est la bonne.

Protégez les informations sensibles

Avec M-Files, il est très facile de protéger des informations sensibles tout en les rendant accessibles à certaines personnes de votre entreprise. M-Files gère les autorisations de manière automatique et dynamique, en garantissant la sécurité et l'accessibilité des données pour tous.

Automatisez vos processus comptables

Vous ne devriez pas consacrer votre temps à la gestion manuelle des processus quotidiens. M-Files automatise les workflows comptables comme le transfert d’un bon de commande pour approbation, le traitement d’une facture ainsi que la vérification et le renseignement d’un document fiscal ou réglementaire. En d’autres termes, vous pouvez veiller à la cohérence des processus, tandis que M-Files vérifie le bon respect de chaque étape de votre processus métier.

Reporting des dépenses depuis n’importe quel appareil

Gérez des processus de reporting des dépenses en déplacement avec l’application mobile M-Files pour iPhone, iPad, Android et Windows Phone. Numérisez, sauvegardez et envoyez des reçus pour approbation quel que soit votre appareil mobile et l’endroit où vous vous trouvez.

Démonstration : numérisation mobile

Regardez cette vidéo et apprenez comment numériser des documents (comme des justificatifs de frais) directement sur M-Files en utilisant l’application mobile M-Files.

Daniel Maas, Propriétaire - North Coast Refrigeration and Electric, Inc.

Daniel Maas

Propriétaire | North Coast Refrigeration and Electric, Inc.

« Nous stockons tous nos documents dans M-Files. Cela concerne nos documents comptables comme les comptes débiteurs, les factures, les comptes créditeurs ainsi que les informations sur nos travaux, comme les commandes, les devis et les contrats. Toutes les informations relatives au projet, même les photos du chantier, vont dans M-Files. »

Automatisation des ventes et du marketing

Votre activité s’appuie sur un logiciel de CRM qui vous permet de rester en contact avec vos clients, prospects et autres interlocuteurs. M-Files peut réaliser une intégration avec votre système CRM existant, en créant une connexion transparente entre votre plateforme centrale d’automatisation des ventes et les contenus essentiels, utilisés par votre équipe de vente pour faire exploser les chiffres. Avec M-Files, les documents relatifs aux clients (comme les offres, les présentations, les contrats, les bons de commande, les factures, les devis et les e-mails) sont facilement localisables et accessibles, directement depuis le CRM de votre choix.

Avantages

Garantissez un niveau d’acceptation élevé des utilisateurs

Lors du déploiement d’un nouveau système, le principal défi est d’inciter chacun à l’utiliser. Avec M-Files, l’acceptation par l’utilisateur n’est jamais un problème parce qu’il s’adapte à votre façon de travailler. Organisez et gérez vos documents essentiels de vente et de marketing et les processus associés pour que votre équipe soit parfaitement performante sans avoir à consulter un manuel utilisateur. Il est intuitif, accessible depuis tous les programmes que vous utilisez et surtout, il fonctionne.

Tout regroupé en un seul emplacement

Il vous semble parfois impossible de trouver le document que vous recherchez. À quel endroit cette proposition commerciale a-t-elle été sauvegardée ? Qui l’a modifiée en dernier ?
Et si ce problème n’en était plus un ? M-Files supprime le désordre inhérent aux dossiers traditionnels en organisant le contenu en fonction de sa nature. Vous n’avez donc pas besoin de vous rappeler à quel endroit un document est sauvegardé ni quelle version est la bonne.

M-Files est une solution compatible

La communication est la clé de toute relation et votre logiciel professionnel ne fait pas exception à cette règle. M-Files communique avec vos autres systèmes : vous pouvez ainsi trouver ce que vous cherchez, et ce de n’importe quel endroit. Nos solutions sont parfaitement compatibles avec les systèmes CRM, ERP et d’autres systèmes métier déjà existants, afin que la moindre information soit accessible en un seul et même endroit.

Partage collaboratif

Le partage des documents dans M-Files est aussi simple qu’un clic droit sur la souris. Que vous souhaitiez envoyer un document à votre client ou collaborer avec des collègues, M-Files organise et rationalise tous vos documents.

Paul Ellison, Vice President, Information Management - Fläkt Woods

Paul Ellison

Vice-président, gestion des informations | Fläkt Woods

« Avec M-Files, nous pouvons instantanément consulter le statut actuel d’un workflow particulier, nous bénéficions d’un point de vue clair des changements apportés à la conception, et nous pouvons voir toutes les interactions qui ont eu lieu avec les clients et les fournisseurs. »

Votre scénario d’application ou d’utilisation n’est pas répertorié ?

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