Posti
Posti toimittaa valtavia parannuksia M-Filesin avulla
Kohokohdat
- Salesforce-integraatio
- Tehostetut vaatimuksenmukaisuutta koskevat säännöt
- Automatisoidut työnkulun prosessit
Käyttötapaus
Projektinhallinta
Prosessinhallinta
Sopimushallinta
Vaatimustenmukaisuuden hallinta
Toimiala
Posti-, logistiikka- ja rahtipalvelut
Maa
Suomi
Yritys
Posti on yksi Suomen, Ruotsin ja Baltian johtavista ja vanhimmista jakelu- ja logistiikkayrityksistä tarjoten laajan valikoiman posti-, logistiikka-, rahti- ja verkkokauppapalveluja. Yrityksellä on Suomen kattavin palveluverkosto, ja Posti käy joka arkipäivä noin kolmen miljoonan kotitalouden ja yrityksen luona.
Pääasiallisen toiminta-alueensa lisäksi Posti toimii myös Norjassa, Virossa, Latviassa, Liettuassa ja Puolassa. Vuonna 2023 Posti raportoi noin 188,6 miljoonan euron käyttökatteesta, työllistäen tällöin noin 17 000 henkilöä.
Postin toiminta jakautuu seuraaviin liiketoimintoihin: postipalvelut, verkkokauppa- ja jakelupalvelut, Transval ja Aditro Logistics.
Suurimmat haasteet ennen M-Filesia
Yhtenä alueen suurimmista jakelu-, logistiikka- ja postipalvelujen tarjoajista Posti vastaa valtavasta määrästä aktiivisia SharePoint-dokumenttivarastoja sekä erityisestä arkistointijärjestelmästä, jonka on noudatettava satoja kansallisia, eurooppalaisia ja kansainvälisiä dokumenttien tarkastusta, säilyttämistä ja hävittämistä koskevia säännöksiä.
"Meillä oli tiettyjä lakisääteisiä velvoitteita, jotka meidän on täytettävä", Postin Product Owner Waqas Pervaiz kertoo.
"Dokumenttienhallinta-alustallamme on oltava tämä auditointiketju, ja meillä on oltava näkyvyys vain tietyille käyttäjäryhmille sekä rajoitettu näkyvyys [muille ei-valtuutetuille käyttäjille]."
Lisäksi Postin myyntiosasto tarvitsi menetelmän Salesforceen syötettyjen dokumenttien tehokkaampaan tallentamiseen tavalla, jolla voitaisiin luoda automatisoituja työnkulkutehtäviä eri tietotyöntekijöille koko myyntiputken aikana.
Lopuksi Posti tarvitsi dokumenttienhallintajärjestelmän, joka tarjoaisi paremman kokonaiskuvan siitä, mitkä dokumentit tulisi säilyttää aktiivisissa varastoissa ja mitkä tulisi asianmukaisesti siirtää arkistointivarastoihin. Järjestelmän tulee myös automaattisesti noudattaa tarvittavia sääntöjä tiedon varastoimisen, säilyttämisen ja lainmukaisen tuhoamisen suhteen.
M-Filesin ratkaisut
Posti toteutti yhdessä M-Filesin kanssa digitaalisen muutosstrategian, johon sisältyi yli miljoonan dokumentin tallentaminen M-Filesiin sekä erityisten tietovarastojen luominen henkilöstöhallintoa, myyntiä, tuotantoa ja oikeudellisia osastoja varten. Lisäksi tehtiin SAP- ja Salesforce-integraatiot. Intuitiivisten metatietotunnisteiden avulla käyttäjät löytävät tarvitsemansa tiedot riippumatta siitä, mihin ne on tallennettu. Automatisoidut käyttöoikeudet takaavat, että vain valtuutetut käyttäjät pääsevät tiettyihin arkaluonteisiin dokumentteihin.
"Yhdistämällä Salesforcen ja M-Filesin tiedämme, että dokumentit ovat saatavilla. Käytössä on myös automaattinen työnkulku."
Waqas Pervaiz, Product Owner, Posti
"Dokumenttienhallinta-alustallamme on oltava auditointiketju, ja meillä on oltava näkyvyys vain tietyille käyttäjäryhmille sekä rajoitettu näkyvyys [muille ei-valtuutetuille käyttäjille]."
Waqas Pervaiz, Product Owner, Posti
Tulokset
Salesforce-integraatio
Ennen M-Filesia johto saattoi olla huolissaan siitä, että myyntisopimukset ja muut dokumentit tallennettiin väärin tai jopa menetettiin työntekijöiden vaihtuessa. Nyt myyntiedustajilla on yhtenäinen järjestelmä, jonka avulla he voivat skannata asiaankuuluvat paperiset dokumentit M-Filesiin ja integroida kaikki tiedot suoraan Salesforceen.
M-Filesin avulla myynti- ja palvelutiimit voivat järjestää ja hallita asiakkaisiin liittyviä dokumentteja, kuten tarjouksia, sopimuksia ja myyntimateriaalia, ja merkitä nämä Salesforceen liittyviin tietueisiin, kuten tileihin, myyntimahdollisuuksiin, yhteystietoihin tai myyntiliideihin.
"Jos meillä ei olisi ollut mitään [integraatio]järjestelmää, olen melko varma, että suurin osa dokumentteja olisi tallennettu jonkun sähköpostiin tai paikalliselle levylle, minne tahansa", Pervaiz sanoi.
"Mutta nyt myyntitiimin jäsenten on tavallaan pakko ladata tiedot ja jakaa ne Salesforcen kautta. Ja se on todella, todella hyvä asia", hän lisäsi.
"Koska Salesforce ei ole dokumenttienhallintajärjestelmä - yhdistämällä Salesforcen ja M-Filesin tiedämme, että dokumentit ovat saatavilla. Käytössä on myös automaattinen työnkulku."
Aina kun sopimus syötetään M-Filesiin Salesforcen kautta, järjestelmä luo automaattisesti sääntöjä, jotka määrittävät tietyt tehtävät tietyille työntekijöille.
"Ihmiset todella hyödyntävät näitä prosesseja ja noudattavat niitä, mikä on hyvä asia, mutta koko prosessiin kuuluu myös se, että saamme kaikki tarvitsemamme dokumentit tallennettua oikeaan paikkaan, jotta ne löytyvät myös myöhemmin", Pervaiz sanoi.
Parannettu vaatimustenmukaisuus
Toimitus- ja logistiikkayritykset joutuvat kohtaamaan lukuisia kansainvälisiä, Euroopan laajuisia, alueellisia ja kansallisia sääntöjä ja määräyksiä, jotka ulottuvat yksityisyydensuojaa koskevista laeista tietojen säilyttämistä koskeviin sääntöihin sekä erityisiin valtion postialan sääntöjen noudattamista koskeviin sääntöihin.
Käyttäjät voivat metatiedon voimaa hyödyntämällä määrittää, kuka voi käyttää tai muokata dokumentit ja miten dokumentti säilytetään, arkistoidaan tai tuhotaan sovellettavien lakien mukaisesti.
Nykyään Postin lakiasiain-, henkilöstö- ja myyntiosastoilla on täydet 360 asteen näkymät olemassa oleviin ja uusiin tietovarastoihin, sekä automatisoidut prosessienvalvontatoiminnot, sähköiset auditointiketjut, sekä automatisoidut dokumenttien käyttöoikeudet ja hyväksyntätyönkulut.
M-Files tarjoaa vankan valikoiman sisäänrakennettuja ominaisuuksia, kuten käyttöoikeuksien hallinnan, joka auttaa varmistamaan turvallisuuden ja vaatimustenmukaisuuden. Käyttämällä M-Filesia arkistointijärjestelmien virtaviivaistamiseen ja turvaamiseen Posti voi varmistaa, että kaikki toimistot, henkilöstö ja projektit noudattavat työn tehokkuuden ja riskien rajoittamisen varmistamiseksi laadittuja käytäntöjä ja toimintaperiaatteita.
Pervaiz kertoo: "Dokumenttien arkistoimisen yhteydessä ne siirretään toiseen varastoon. Lisäksi ne voidaan aina tarvittaessa siirtää takaisin. Kuitenkin ideana on, että ihmiset pääsevät niihin käsiksi, mutta eivät voi muokata niitä arkistovarastossa. Ja sitten, jos heidän täytyy työskennellä niiden kanssa, he voivat siirtää ne takaisin tuotantovarastoon. Ja sitten tietyn ajan kuluttua ne tuhotaan arkistovarastosta [säännösten mukaisesti]."
Työnkulut automatisoitu eri osastojen välillä
M-Filesiin on jo lisätty yli miljoona dokumenttia, ja Postin dokumenttien määrä vain kasvaa tulevaisuudessa. M-Files on auttanut Postia perustamaan skannausjärjestelmän, jonka avulla voidaan automaattisesti määrittää työnkulut saapuviin dokumentteihin liitettyjen metatietojen perusteella.
Korvaamalla virhealttiit manuaaliset prosessit M-Files on parantanut Postin työn johdonmukaisuutta koko dokumenttien elinkaaren aikana, mikä on nopeuttanut ja tarkentanut työntekijöiden, asiakkaiden ja muiden sidosryhmien toimintaa.
Pervaiz kertoo, että jokaiseen dokumenttiin liittyy tiettyjä odotuksia sen suhteen, mitä työtä sen parissa on tehtävä: "Esimerkiksi myyntisopimuksen työnkulku on hieman laajempi ja monimutkaisempi. Niinpä he ovat määritelleet erilaisia työnkulkuja tarpeidensa mukaan."
Nyt Postin johtajat voivat vähentää päällekkäisyyksiä saamalla selkeän kuvan digitaalisesta työympäristöstä ja poistamalla päällekkäiset dokumentit, jolloin oikea tieto saadaan oikealle henkilölle oikeaan aikaan.
Lopputulos
Postin historia ulottuu 400 vuoden taakse, ja se on selvinnyt monista teknologisten häiriöiden ja vuosisatojen laajuisten muutosten myrskyistä. Käyttämällä M-Filesia Posti on asemoinut itsensä yritykseksi, joka voi navigoida menestyksekkäästi läpi tulevien muutosten liiketoimintatietoon liittyvissä trendeissä, digitaalisissa käytännöissä ja uusissa säännöissä ja määräyksissä. Posti ja M-Files tarjoavat jakelu- ja logistiikka-alalle valoisan tulevaisuuden.
"Ihmiset todella hyödyntävät näitä prosesseja ja noudattavat niitä, mikä on hyvä asia, mutta koko prosessiin kuuluu myös se, että saamme kaikki tarvitsemamme dokumentit tallennettua oikeaan paikkaan, jotta ne löytyvät myös myöhemmin."
Waqas Pervaiz, Product Owner, Posti
Miksi M-Files?
M-Files on johtava alusta tietotyön automaatioon. M-Filesin alustan avulla tietotyöläiset löytävät tiedon nopeasti, työskentelevät tehokkaasti ja saavuttavat parempia tuloksia. M-Files sisältää innovatiivisen metatietopohjaisen arkkitehtuurin, automaattisen työnkulkujen hallinnan sekä edistyneen tekoälyn. Kaiken tämän ansiosta asiakkaat pääsevät eroon informaatiokaaoksesta, parantavat prosessien tehokkuutta sekä automatisoivat tietoturvan ja vaatimustenmukaisuuden noudattamisen.