Vaasan Sähkö
Vaasan Sähkö virtaa tehokkaammin - Tiedonhallinta uudelle tasolle M-Filesin avulla
Kohokohdat
-
Hajallaan olleet paperiset ja digitaaliset aineistot koottiin yhteen helposti saavutettavaan paikkaan.
-
Kunnossapidon suunnittelu ja vianratkaisu paranivat ditalisoidun teknisen dokumentaation ja Microsoft Power BI -integraation avulla.
-
Vahvempi vaatimustenmukaisuus ja tietoturva varmistavat, että oikea versio on aina saatavilla kaikissa liiketoimintayksiköissä ja kumppaneilla.
-
M-Files Hubshare yksinkertaistaa ulkoista yhteistyötä, kun turvallisuusdokumentit ja hyväksynnät hallitaan suoraan M-Filesissa.
-
Tekoälytyökalut, kuten M-Files Aino ja Microsoft Copilot, tukevat nyt päivittäistä työtä auttaen työntekijöitä löytämään tietoa nopeammin ja tekemään fiksumpia päätöksiä.
Käyttötapaus
Enterprise Asset Management
Prosessien hallinta
Laadunhallinta
Toimiala
Energia
Maa
Suomi
Jaa tämä tarina
Yritys
Vaasan Sähkö -konserni työllistää noin 150 henkilöä ja toimii sähkönmyynnin, kaukolämmön ja sähkönjakelun aloilla. Konserniin kuuluu emoyhtiö Vaasan Sähkö, joka vastaa sähkönhankinnasta ja kaukolämmöstä, sekä kaksi tytäryhtiötä: Vaasan Sähkö Myynti Oy, joka tarjoaa sähkönmyyntiä ja energiapalveluita kuluttajille ja yrityksille, sekä Vaasan Sähköverkko Oy, joka hoitaa sähkönjakelua Vaasan seudun kahdeksassa kunnassa.
Suurimmat haasteet ennen M-Filesia
Ennen M-Files käyttöönottoa Vaasan Sähköllä oli merkittäviä haasteita teknisen dokumentaation ja tietojen hallinnassa eri liiketoimintayksiköissään. Aluksi suurin osa dokumentaatiosta, kuten tekniset piirustukset, oli olemassa vain paperikopioina, jotka oli tallennettu fyysisiin kansioihin. Nämä asiakirjat olivat usein vanhentuneita tai vaikeasti löydettävissä, ja niistä liikkui useita epäjohdonmukaisia versioita eri tiimeissä ja toimipisteissä.
Lisäksi digitaalinen tieto oli hajallaan verkkolevyillä, Microsoft Teams -ryhmissä ja Microsoft SharePointissa. Tämän pirstaleisuuden vuoksi henkilöstön oli vaikea löytää luotettavaa ja ajantasaista tietoa, mikä todettiin myös työntekijäkyselyissä. Kriittisen infrastruktuurin ylläpitäjänä Vaasan Sähkö joutui myös täyttämään korkeat tietoturva-, viranomaismääräysten noudattamista ja jäljitettävyyttä koskevat vaatimukset, mitä nykyiset järjestelmät eivät tukeneet riittävästi.
Energia-alalla, jolla tuotetaan jatkuvasti valtavia määriä tietoa, paremmasta ennustamisesta on tullut välttämätöntä. Alan nopeat muutokset edellyttävät, että korkealaatuista tietoa on saatavilla ajoissa, jotta voidaan tukea ennakoivaa päätöksentekoa ja toimintavalmiutta.
"Tieto oli hajallaan eri järjestelmissä - Teams, SharePoint, verkkolevyt - ja usein vanhentunutta. Oikeaa dokumenttia oli vaikea löytää, kun sitä tarvittiin", sanoo Topias Katajamäki, Vaasan Sähkö Oy:n Chief Digital Officer (CDO).
"Tästä se kaikki lähti, kellastuneista paperisista piirustuksista. Nykyään meillä on laadukkaampaa dataa, ja tekoäly on monella päivittäinen työpari."
Topias Katajamäki, Chief Digital Officer, Vaasan Sähkö
"Jos asioita on tarkisteltava jälkikäteen, tiedot löytyvät M-Filesista."
Topias Katajamäki, Chief Digital Officer, Vaasan Sähkö
M-Filesin ratkaisut
Vaasan Sähkö aloitti M-Files-matkansa vuonna 2017 Vaasan Sähköverkon puolelta. Alkuperäisenä tavoitteena oli teknisten piirustusten digitointi ja keskitetyn, jäsennellyn sijainnin luominen tekniselle dokumentaatiolle. Onnistunut pilotti johti M-Filesin laajempaan käyttöönottoon koko yhtiössä. Tähän kuului muun muassa sähkönjakeluverkon komponenttien kunnossapitotarkastusten ja rakenteellisen datan vieminen M-Filesiin. Integrointi Microsoft Power BI:n kanssa antoi yritykselle mahdollisuuden visualisoida tarkastuksista saatuja tietoja ja toimia niiden perusteella, mikä paransi kunnossapidon suunnittelua.
Näiden tulosten rohkaisemana M-Files alettiin vähitellen laajentaa koko Vaasan Sähkö -konserniin. Ensimmäisessä konsernin laajuisessa käyttöönotossa keskityttiin yrityksen IT-infrastruktuuriin liittyvän dokumentaation ja muiden tiedonhallinnan kannalta olennaisten rakenteellisten tietojen tuomiseen. Sen jälkeen se otettiin käyttöön keskitetyissä toiminnoissa, kuten yrityksen johtamisjärjestelmässä, jossa se tukee nyt poikkeamien käsittelyä, prosessidokumentointia ja muita sertifioidun johtamisjärjestelmän osia. Tämän jälkeen M-Files laajeni laajasti eri liiketoimintoihin ja mukautui eri yksiköiden erityistarpeisiin.
Ulkopuolisten kumppaneiden kanssa tehtävän yhteistyön parantamiseksi otettiin käyttöön M-Files Hubshare -yhteistyöratkaisu kaukolämpötyömaiden turvallisuusperehdytysten järjestämiseksi. Urakoitsijat voivat tutustua asiaankuuluvaan turvallisuusdokumentaatioon ja vahvistaa perehdytyksensä suoraan Hubsharen kautta, ja vahvistukset siirtyvät Hubsharen kautta automaattisesti M-Filesiin. Tämä helpotti viestintää ja dokumentointia ilman, että käyttäjien täytyi opetella uutta järjestelmää. Lisäksi käyttäjäkokemusta voidaan räätälöidä kullekin sopivaksi. Lopuksi yritys alkoi hyödyntää tekoälyä päivittäisissä toiminnoissa M-Files Ainon ja Microsoft Copilotin avulla.
Tulokset
Parempi tehokkuus, jäljitettävyys ja kunnossapidon suunnittelu
M-Files käyttöönotto on parantanut merkittävästi tiedonhallintaa ja toimintavarmuutta Vaasan Sähköllä. Aiemmin hajanaiset asiakirjat - tarkastusraporteista teknisiin piirustuksiin - ovat nyt keskitettyinä, jäsenneltyinä ja helposti saatavilla. Tämä on parantanut päivittäistä tehokkuutta ja varmistanut, että ajantasainen tieto on aina saatavilla siellä, missä sitä tarvitaan.
Huoltotoiminnot paranivat merkittävästi M-Filesin käyttöönoton myötä. Tekninen dokumentaatio, tarkastuspöytäkirjat ja komponenttitason tiedot digitoitiin ja linkitettiin niihin liittyvään rakenteelliseen dataan, jolloin ne ovat helposti sekä sisäisten tiimien että ulkoisten kumppaneiden käytettävissä.
Tämä on mahdollistanut nopeamman vianmäärityksen ja tarkemman, tietoon perustuvan kunnossapitosuunnittelun. M-Filesin tiedoista tuotetut Power BI -raportit antavat selkeän näkyvyyden esimerkiksi tarkastustuloksiin ja kunnonvalvontaan. Elinkaarihälytykset taas auttavat varmistamaan, että järjestelmien lähestyessä kriittisiä kynnysarvoja ryhdytään oikea-aikaisiin toimiin.
Sähkönmyyntiyksikkö automatisoi hinnoittelun tukiprosesseja käyttämällä M-Filesiin räätälöityä työnkulkua. Tämä mahdollistaa automaattisen tehtävien ja dokumenttien luomisen metatietojen perusteella, mikä takaa johdonmukaisuuden ja jäljitettävyyden tarkastuksia varten.
Tekoäly tehostaa työn sujuvuutta ja tukee käyttäjiä arjessa
Huhtikuuhun 2025 mennessä lähes puolet henkilöstöstä käytti aktiivisesti tekoälytyökaluja päivittäisessä työssään. M-Filesin tekoälyassistentti Aino tukee perehdytyksessä ja järjestelmän sisäisessä navigoinnissa, jolloin käyttäjien on helpompi löytää ja ymmärtää asiaankuuluvaa dokumentaatiota. Microsoft Copilotia käytetään aktiivisesti eri työkalujen, kuten Microsoft Teamsin ja Microsoft Outlookin, kanssa. Vaasan Sähkö kehittääkin tekoälyominaisuuksiaan edelleen viikoittaisten palautekeskustelujen avulla.
"Tästä se kaikki lähti, kellastuneista paperisista piirustuksista. Nykyään meillä on laadukkaampaa dataa, ja tekoäly on monella päivittäinen työpari", Topias totesi.
Tulevaisuuden suunnitelmat
Vaasan Sähkö katsoo strategiassaan vuoteen 2030, ja keskittyy vahvasti datan ja tekoälyn kasvavaan rooliin. Vaikka yhtiö on edistynyt merkittävästi, se myöntää, että työ on vielä kaukana valmiista, datan laatu paranee, mutta ei ole vielä toivotulla tasolla.
Koska tekoälystä on jo tullut monelle Vaasan Sähkö Oy:n työntekijälle jokapäiväinen työkaveri, parhaillaan kehitetään hallintomallia, jolla varmistetaan sen eettinen ja tehokas käyttö. Topiaksen mukaan yksittäisten järjestelmien roolin odotetaan vähenevän, kun tekoälyagenttien ja alustatason automaation rooli kasvaa. Yhtiö myöntää, että tekoälyn nopea kehitysvauhti saattaa vaatia matkan varrella päivityksiä digitaaliseen strategiaan, mutta suunta on selvä: matka jatkuu.
Näe M-Files toiminnassa
Varaa demo ja tutustu yksinkertaistettuun hakuun, automaattisiin työnkulkuihin, intuitiivisiin käyttöliittymiin sekä saumattomiin integraatioihin nykyisten sovellusten ja tiedostojärjestelmien kanssa.
