Raumaster
17 vuotta M-Filesin kanssa tukee Raumasterin kasvua ja innovaatioita
Kohokohdat
- Uusin tieto aina saatavilla: yksi versio käytössä, virheet minimoitu ja projektityö sujuvampaa.
- Nopeat ja sujuvat prosessit: allekirjoitukset, rekrytointi ja muut työnkulut hoituvat sähköisesti ilman paperia ja turhaa manuaalityötä.
- Tieto löytyy sekunneissa: metatietopohjainen haku tehostaa työskentelyä.
- M-Files saumaton osa kokonaisuutta: integraatiot ERP-järjestelmään ja Microsoft 365:een yhtenäistävät toimintaa koko konsernissa.
- M-Files Business Analysis tarjosi kokonaiskuvan järjestelmän nykyisestä käytöstä ja auttoi priorisoimaan seuraavat kehitysaskeleet.
Käyttötapaus
Prosessinhallinta
Projektitietojen hallinta
Laadunhallinta
Toimiala
Teollisuus
Maa
Suomi
Jaa tämä tarina
Yritys
Raumaster on suomalainen teollisuusyritys, joka toimittaa materiaalinkäsittelyjärjestelmiä erityisesti energia- ja metsäteollisuudelle. Vuonna 1984 perustettu yritys työllistää satoja ammattilaisia Suomessa ja Ruotsissa, ja sen toiminta perustuu vahvaan tekniseen osaamiseen sekä pitkäjänteiseen kehittämiseen. Raumaster Groupiin kuuluu Raumaster Oy:n lisäksi tytäryhtiöinä Raumaster Paper Oy ja Raumaster AB sekä lähipiiriyhtiöinä Ketjurauma Oy ja AS Rauameister.
Raumaster on kasvanut merkittävästi vuosien varrella, ja samalla yrityksen tiedonhallinnan tarpeet ovat monipuolistuneet. Kasvuaan ja globaalia toimintaansa tukeakseen Raumaster on hyödyntänyt M-Filesia älykkäänä tiedonhallinta-alustanaan jo 17 vuoden ajan.
Raumasterin laajassa ja monialaisessa toimintaympäristössä tiedonhallinnan merkitys on keskeinen. M-Files onkin vakiinnuttanut asemansa päivittäisen työn välineenä lähes kaikilla toimihenkilöillä. “Voisi sanoa, että toimistotyöntekijöistä aika lailla sata prosenttia käyttää M-Filesia. Käytämme sitä melkein kaikissa dokumenttienhallintaan liittyvissä asioissa, toteaa Raumasterin liiketoimintaohjelmistoasiantuntija Hanna Juntto.
M-Files on ollut Raumasterin tiedonhallinnan ytimessä vuodesta 2008, ja yhteistyö on syventynyt vuosi vuodelta. “Kyllähän se on meille ihan välttämätön järjestelmä. M-Files on mukana lähes kaikissa prosessin osissa jollain tapaa”, Hanna lisää.
"Vertailimme useita järjestelmiä, mutta M-Files erottui joukosta. Järjestelmän rajapinnat olivat erittäin hyvät ja mahdollistivat monipuoliset integraatiot. Lisäksi M-Files oli kilpailijoitaan helpompi ottaa käyttöön."
Hanna Juntto, Liiketoimintaohjelmistoasiantuntija, Raumaster
Suurimmat haasteet ennen M-Filesia
Verkkolevyt hidastivat työtä ja aiheuttivat versio-ongelmia
Ennen M-Filesin käyttöönottoa Raumaster hallitsi dokumenttejaan perinteisesti verkkolevyillä, mikä aiheutti haasteita tiedonhallinnassa. Ratkaisu ei enää vastannut kasvavan organisaation tarpeita: versiohallinta oli rajallista, oikeiden dokumenttien löytäminen vei aikaa, ja eri tiimit saattoivat työskennellä eri versioiden parissa.
“Verkkolevyillä oli tietysti ongelmia, ja esimerkiksi versiohallinta oli puutteellista. Versionhallinta olikin yksi tärkeimmistä syistä, miksi M-Files otettiin käyttöön,” Hanna muistelee.
Arkistoratkaisun modernisointi M-Filesin avulla
Alun perin M-Files hankittiin korvaamaan Raumasterin vanhan teknisiä piirustuksia hallinnoivan arkisto-ohjelmiston tiedonkäsittelytoiminnot. “Meillä oli ennen oma arkisto-ohjelmisto piirustuksille, joka modernisoitiin M-Filesin avulla. Käytännössä rakennettiin oma järjestelmä, joka käytti M-Filesia tallennuspaikkana”, Hanna kertoo.
Järjestelmä otettiin käyttöön niin huomaamattomasti, että monet työntekijät eivät alkuun edes tienneet käyttävänsä M-Filesia. “Henkilöstö käytti M-Filesia ensimmäiset pari vuotta ilman, että tiesivät edes käyttävänsä sitä. Tämä kertoo siitä, miten hyvin M-Files saatiin upotettua meidän oman ohjelmistomme käyttöliittymään”, Hanna kuvaa.
M-Filesin ratkaisut
M-Files valittiin Raumasterin käyttöön sen monipuolisten rajapintojen, integroitavuuden ja helpon käyttöönoton ansiosta. “Vertailimme useita järjestelmiä, mutta M-Files erottui joukosta. Järjestelmän rajapinnat olivat erittäin hyvät ja mahdollistivat monipuoliset integraatiot. Lisäksi M-Files oli kilpailijoitaan helpompi ottaa käyttöön”, Hanna kertoo.
Prosessien tehostaminen integraatioiden avulla läpi organisaation
Vuosien aikana M-Files on kasvanut piirustusarkistosta koko konsernin laajuiseksi tiedonhallinta-alustaksi. Viidellä Raumaster Groupin yrityksellä on omat dokumenttivarastonsa, ja M-Files tukee käytännössä kaikkia Raumasterin keskeisiä toimintoja.
Yksi merkittävimmistä ratkaisuista on M-Filesin integraatio ERP-järjestelmään. Tämä tuo dokumenteille automaattisesti oikeat metatiedot ja mahdollistaa sujuvan tiedon liikkumisen järjestelmien välillä. “ERP:stä tuodaan paljon tietoja, joita käytetään dokumenttien metatiedoissa. Lisäksi ERP:n puolelta pääsee suoraan niihin dokumentteihin, jotka liittyvät kyseiseen kohteeseen”, Hanna kertoo.
Digitalisoitu sopimustenhallinta ja rekrytointi M-Filesin ratkaisuilla
M-Files on integroitu myös Visma Signiin, mikä on tehnyt sopimusten allekirjoittamisesta nopeaa ja täysin digitaalista. “Ennen sopimuksia läheteltiin sähköpostitse, tulosteltiin ja skannailtiin. Nyt allekirjoitusprosessi on paljon nopeampi ja kokonaan paperiton”, Hanna toteaa.
Myös rekrytointiprosessit on automatisoitu: yrityksen verkkosivuston kautta lähetetyt hakemukset siirretään automaattisesti M-Files -arkistoon. "M-Files lähettääM-Files automaattisesti sähköpostiviestejä hakijoille. Tämä ratkaisu toimii meille todella hyvin", Hanna sanoo.
Myös Microsoft -integraatiot ovat olennainen osa käyttöä. Microsoft Teams -integraatio on aktiivisessa käytössä projektitiimeissä, ja Microsoft Outlook -yhteyttä päivitetään parhaillaan uudempaan versioon”, Hanna kuvailee.
Lisäksi Raumaster on hiljattain ottanut käyttöön M-Files Hubshare -portaalin alihankkijoiden laatudokumenttien toimittamiseen. “Ennen dokumentit lähetettiin sähköpostitse tiettyyn osoitteeseen, mutta nyt nämä tulevat suoraan M-Filesiin”, Hanna kertoo.
M-Files Business Analysis toi kehityksen seuraavalle tasolle
Vuonna 2025 Raumasterissa toteutettiin M-Files Business Analysis -kartoitus järjestelmän nykytilan arvioimiseksi ja kehitystarpeiden tunnistamiseksi, koska yrityksen liiketoiminta ja tiedonhallinnan vaatimukset olivat muuttuneet pitkän käyttöajan aikana. “Tämä oli erittäin tarkkaa ja hyödyllistä työtä. Oli tärkeää nähdä, mitkä metatietorakenteet ja prosessit oikeasti palvelevat meitä, ja mitä voisi karsia tai päivittää”, Hanna kiittää.
Kartoitus toteutettiin yhteistyössä M-Filesin asiantuntijoiden kanssa hyödyntämällä käyttödataa, haastatteluja ja järjestelmäarkkitehtuurin läpikäyntiä. “Oli hyvä saada ulkopuolinen näkökulma – joku, joka katsoo kokonaisuutta ja huomaa, mitä me itse ei ehkä enää pitkän käytön jälkeen huomata”, Hanna kuvailee.
Teknisten havaintojen lisäksi analyysi toi Raumasterille arvokkaita näkemyksiä siitä, miten M-Filesin kehitystyötä ja käyttäjien tukemista voidaan organisoida entistä tarkoituksenmukaisemmin yrityksen kasvun tueksi.
Kartoitus osoitti mahdollisuuksia vahvistaa kehitystyön koordinointia, varmistaa, että dokumentointi ja omistajuuskäytännöt elävät yrityksen mukana, sekä lisätä läpinäkyvyyttä siihen, miten järjestelmää kehitetään eteenpäin. Lisäksi analyysi vahvisti, että Raumasterin laaja käyttäjäkunta ja vahva sisäinen osaaminen muodostavat erinomaisen perustan järjestelmän pitkäjänteiselle hyödyntämiselle. Koulutuskäytäntöjen yhdenmukaistaminen ja oppimateriaalien parempi saavutettavuus nähtiin keinoina tukea käyttäjiä entistä paremmin M-Filesin laajentuessa ja kehittyessä.
Selkeät suositukset jatkokehityksen tueksi
Analyysi tarjosi myös selkeän kokonaiskuvan siitä, mitkä osat järjestelmästä ovat tehokkaassa käytössä ja mitkä voisivat hyötyä päivityksestä. “Käyttötapauksia on meillä niin paljon, että on tärkeää välillä pysähtyä katsomaan, mitä oikeasti käytetään ja mikä on jäänyt vähemmälle”, Hanna kertoo.
Tuloksena syntyi lista konkreettisia kehityskohteita. “Yksi merkittävä havainto oli, että M-Filesin suojausasetuksia olisi hyvä yksinkertaistaa”, Hanna mainitsee. “Toinen tärkeä asia oli tunnistaa käytössä olevia vanhoja teknisiä komponentteja, jotka olisi syytä korvata nykyaikaisemmilla ratkaisuilla.”
Kartoitus tarjosi myös arvokasta dataa päätöksenteon tueksi. “Tämä antoi meille hyvän pohjan priorisoida seuraavia kehityskohteita. Meillä on paljon omia projekteja meneillään, joten oli hyödyllistä saada ulkopuolinen näkemys, mikä tuo eniten arvoa”, Hanna sanoo.
“Mielestäni oli tärkeää huomata, että vaikka tunnemme M-Filesin järjestelmänä hyvin, sen käyttö on niin laajaa, ettei kukaan meistä näe kaikkea. Tämä analyysi auttoi meitä ymmärtämään omaa käyttöämme paremmin”, Hanna tiivistää.
Tulokset
Läpinäkyvyyttä, tehokkuutta ja nopeutta M-Filesin avulla
M-Files on kasvanut Raumasterilla yhdeksi liiketoiminnan kulmakivistä. “Raumasterin ydinliiketoiminnan prosessidokumenttien hallinta hoidetaan M-Filesissa”, Hanna toteaa. “Se, että kaikilla on pääsy samoihin ajantasaisiin dokumentteihin, on yritykselle todella tärkeää.”
Parantunut versionhallinta on yksi merkittävimmistä hyödyistä. “M-Filesissa on aina vain yksi voimassa oleva versio, joten tiedetään, että käytössä on aina ajantasainen tieto. Tämä helpottaa yhteistyötä ja vähentää virheitä”, Hanna toteaa.
Myös tiedon löydettävyys on parantunut huomattavasti. “Eniten minua miellyttää M-Filesin metatietopohjaisuus ja hakutoiminnot – löydän tarvitsemani tiedon helposti ja nopeasti”, Hanna sanoo. “Lisäksi se, että järjestelmä on muokattavissa niin moneen käyttöön, tekee siitä meille todella monipuolisen työkalun.”
Pitkä kumppanuus mahdollistaa jatkuvan kehittämisen
Raumaster hyödyntää M-Filesia myös jatkuvan kehittämisen välineenä. "Pyrimme tekemään mahdollisimman paljon itse, ja tarvittaessa otamme yhteyttä meidän omaan M-Files-konsulttiimme. Tämä on toiminut hyvin", Hanna kertoo.
Yrityksen pitkä yhteistyö M-Filesin kanssa on mahdollistanut merkittävän digitalisaation ja tiedonhallinnan uudistumisen. Raumaster on siirtynyt hajanaisista verkkolevyistä yhtenäiseen ja älykkääseen järjestelmään, joka tukee sekä päivittäistä työtä että strategisia tavoitteita.
"M-Files on meille välttämätön työkalu. Järjestelmä tukee liiketoimintaamme kaikilla tasoilla ja kehittyy koko ajan meidän mukanamme”, Hanna päättää.
"M-Files on meille välttämätön työkalu. Järjestelmä tukee liiketoimintaamme kaikilla tasoilla ja kehittyy koko ajan meidän mukanamme."
Hanna Juntto, Liiketoimintaohjelmistoasiantuntija, Raumaster
Näe M-Files toiminnassa
Tutustu M-Filesiin sinulle sopivalla tavalla. Valitse live-demo, interaktiivinen tuotekierros tai ilmainen 30 päivän kokeilu ja koe tekoälyllä rikastettu sisältö sen oikeassa kontekstissa.
