Finnfund
M-Files automatisoi Finnfundin hankedokumenttien luonnin ja hallinnan tietoturvallisesti
Kohokohdat
- Tiedostojen löydettävyys- ja käytettävyysongelmat ratkesivat
- Asiantuntijoiden työajan säästö
- Hankemateriaalien työstäminen nopeutui dokumenttipohjien ja automaattisten työnkulkujen ansiosta
Käyttötapaus
Omaisuuden hallinta
Asiakastietojen hallinta
Sisältöyhteistyö
Laadunhallinta
Toimialat
Sijoitus- ja rahoituspalvelut
Maa
Suomi
Yritys
Finnfund eli Teollisen yhteistyön rahasto Oy on suomalainen kehitysrahoittaja ja vaikuttavuussijoittaja. Finnfund rakentaa kestävämpää tulevaisuutta sijoittamalla kehitysmaissa toimiviin yrityksiin, jotka ratkaisevat globaaleja kehityshaasteita. Finnfundin rahoitus voi olla pääomaa, välirahoitusta tai lainaa.
Finnfund rahoittaa hankkeita, jotka ovat taloudellisesti kannattavia, toimivat
vastuullisesti ja tuottavat mitattavia kehitysvaikutuksia.
Yhtiö painottaa erityisesti uusiutuvaa ja päästöjä vähentävää energiantuotantoa, maa- ja metsätaloutta, rahoitusalaa, digitaalisia ratkaisuja ja infrastruktuuria. Pääalueita sijoituksille ovat Afrikka, Aasia ja Latinalainen Amerikka. Rahoitus vaihtelee miljoonasta eurosta 25 miljoonaan ja esimerkiksi vuonna 2022 valmisteltiin yhteensä 28 uutta hanketta yhteensä 246 miljoonalla eurolla.
Suurimmat haasteet ennen M-Filesia
Finnfund oli käyttänyt tiedostojen tallentamiseen pitkään verkkolevyjä. Vielä muutama vuosi sitten verkkolevyille oli tallennettuina yhteensä yli 200 000 dokumenttia. Tiedostojen määrä teki kokonaisuuden hallinnasta ajoittain hankalaa: tiedostoja hukkui massaan, duplikaatteja oli paljon ja kansiorakenteet kasvoivat monimutkaisiksi. Sijoitussalkun kasvaessa myös käsiteltävien tiedostojen määrä kasvoi. Finnfundin sijoitusten elinkaaret ovat pitkiä, ja esimerkiksi kymmenen vuoden laina-ajan kuluessa hanketta koskevia tiedostoja syntyy jatkuvasti.
“Verkkolevyltä oli lopulta hankala löytää tarvittavia tiedostoja massan kasvaessa”, kiteyttää verkkolevyjen haasteet Finnfundin teknologiajohtaja Vesa Jordan.
Verkkolevyjen kansiorakenteet aiheuttivat ajoittain ongelmia myös tiedostojen käytettävyydelle. Tiedostonimet ja metatiedot muodostuivat Finnfundilla hakemistorakenteen perusteella; mitä syvemmällä kansioiden syövereissä tiedosto sijaitsi, sitä pidempi sen tiedostonimikin oli.
“Lopulta alikansion alikansion alikansiossa sijaitsevia tiedostoja ei enää saanut auki, koska järjestelmä herjasi, että tiedostonimi oli liian pitkä”, Jordan kuvailee haastetta.
Tarve muutokselle oli selkeä
Koska tiedostoja oli vaikea löytää verkkolevyiltä, niiden etsimiseen kului työntekijöiltä tarpeettoman paljon aikaa. Tiedostoja saattoi huomaamattaan siirtää kansiosta toiseen, joista niitä ei osattu etsiä ja IT-osaston apua tarvittiin säännöllisesti. Siispä verkkolevyille mietittiin parempaa vaihtoehtoa, joka palvelisi myös datamäärän kasvaessa.
Kun Jordan tuli uutena taloon vuonna 2016, hän muisti aiemmat kokemuksensa M-Filesin käytöstä. Jordan tiesi, että Finnfundin haasteet tiedostojen tallentamisessa voisivat ratketa M-Filesin avulla.
Vuoden 2018 alussa M-Files otettiin käyttöön Finnfundin asiakasdokumentteja varten.
M-Filesin ratkaisut
Tärkeät asiakasdokumentit “Jemmaan”
Finnfund päätti ottaa käyttöön M-Filesin kaikkien uusien asiakasdokumenttien
kodiksi. M-Files sai Finnfundin keskuudessa pian leikkisän lempinimen Jemma – siellä kaikki on hyvässä jemmassa. Uusille hanketyöhön liittyville dokumenteille perustettiin yksi dokumenttivarasto. Koska vanhoille tiedostoille ei ollut säännöllistä käyttötarvetta, vanhan datan migraatio M-Filesiin ei ollut tarpeen.
“Jos haluaa katsoa vanhoja dokumentteja, voi mennä verkkolevylle – mutta kaikki uudet tiedostot tallennetaan M-Filesiin”, kertoo Suvi Lähdevuori, järjestelmäkehittäjä Finnfundilla.
Investointihankkeisiin liittyvien asiakasdokumenttien lisäksi M-Filesia päätettiin pian alkaa käyttää myös Finnfundin hallinnollisen työn tallennuspaikkana.
“Meille tuli ahaa-elämys, että meillähän on myös hallinnollisia dokumentteja, jotka tarvitsevat lakivelvoitteiden mukaisen sähköisen arkiston”, Lähdevuori sanoo.
Näin ollen hallinnollisille dokumenteille, kuten kirjanpitoaineistolle ja palvelusopimuksille, perustettiin oma dokumenttivarasto.
Yhteys Microsoft Dynamicsiin helpottaa työtä
Finnfundin käyttämä Microsoft Dynamics integroitiin M-Filesiin. Dynamicsin hanke- ja asiakastiedot, kuten hankenimet ja tiedot rahoituspäätöksistä, siirtyvät automaattisesti M-Filesiin ja muodostavat tarvittavat metatiedot.
Tällä hetkellä myös sähköpostit on integroitu niin, että Microsoft Outlookin kautta sähköpostit voi tallentaa suoraan M-Filesiin. Siten tärkeää tietoa ei huku yksittäisten työntekijöiden Saapuneet-kansioon, vaan tieto on yhdessä ja samassa paikassa saatavilla.
“Meillä on muutama superkäyttäjä, jotka ovat sisäistäneet M-Filesin hyödyt erityisen hyvin. He ovat innoissaan M-Filesin käytöstä ja ehdottavat oma-aloitteisesti kehitysehdotuksia, kuten uusia tunnisteita, joiden avulla dokumentit löytyvät entistä helpommin.”
Suvi Lähdevuori, järjestelmäkehittäjä, Finnfund
Työnkulut automatisoivat dokumenttien käsittelyä
M-Files eli Jemma on Finnfundin hankedokumenttien koti niiden koko elinkaaren ajan. M-Filesissa on valmiit pohjat, joiden pohjalta jokainen uusi hankedokumentti luodaan – näin dokumentit pysyvät yhdenmukaisina. Kun Finnfund tulee mukaan hankkeeseen, kaikkien sopimusten ja dokumenttien työstö tapahtuu M-Filesissa. Dokumenttien työstöä ohjaavat ja automatisoivat työnkulut. Työnkulkuja käytetään Finnfundilla eniten maksatusprosesseissa.
“Jemmassa on maksatuksen hyväksyntäkierto, joka pyöräyttää dokumentin henkilöltä toiselle. Näin dokumentti saa tarvittavat hyväksynnät ja tallentuu automaattisesti”, Lähdevuori kuvailee.
Myös useiden eri päättäjien hyväksynnän tarvitsevat päätökset toteutetaan Finnfundissa nyt M-Filesin työnkuluilla. Aikaa säästyy, kun hyväksynnät pyydetään automaattisesti sähköisissä kanavissa.
Tulokset
"M-Filesissa on maksatusten hyväksymissykli, joka siirtää tarvittavat dokumentit henkilöltä toiselle. Näin dokumentti saa kaikki tarvittavat hyväksynnät ja tallentuu automaattisesti."
Suvi Lähdevuori, järjestelmäkehittäjä, Finnfund
Hyvästit informaatiokaaokselle
Finnfundin dokumenttien tallentamiseen ja hallintaan liittyneet ongelmat ovat
ratkenneet M-Filesin ansiosta. M-Files on erityisen arvokas niissä tilanteissa, kun henkilöstö vaihtuu tai työntekijöitä tuurataan: uusien henkilöiden on helppo löytää oikea tieto silloin kun he sitä tarvitsevat.
M-Files eli Jemma on otettu vastaan hyvin. Alussa käyttäjät kaipasivat verkkolevykansioista tuttua käyttöliittymää, minkä vuoksi Finnfundilla otettiin käyttöön virtuaalikansiot. Vaikka perinteisestä kansioajattelusta onkin pitänyt opetella pois, työntekijät ovat vähitellen alkaneet omaksua uutta tapaa etsiä ja tallentaa tiedostoja. Erityisesti hakutoiminnon tehokäyttöä Lähdevuori on opettanut muille työntekijöille. Helppo käytettävyys ja tiedostojen nopea löytyminen ovat ilo työntekijöille, mutta myös IT-osastolle.
“Tiedon laatu on parantunut, koska data säilyy”, Jordan kertoo.
Lähdevuori ja Jordan osaavat lisäksi nimetä omat suosikkiominaisuutensa M-Filesissa. Lähdevuori kehuu ominaisuuspohjaista hakua. Jordan puolestaan arvostaa eniten sopimusrekisterin tuomaa helppoutta – tallennetut sopimukset löytyvät nopeasti, kun niitä tarvitsee.
Tietoturva on kohonnut selvästi
M-Files on parantanut myös tiettyjen dokumenttien tietoturvaa. Finnfund käsittelee esimerkiksi osana KYC-prosessia (Know Your Customer) myös arkaluontoisia tietoja, kuten asiakkaiden passikopioita. Finnfundin täytyy selvittää asiakkaiden taustat, mutta tiedot täytyy rajata vain tarpeellisille henkilöille.
Kun käyttäjällä on oikeudet dokumentteihin, hän pääsee vaivattomasti tarkastelemaan niitä kaikilla laitteillaan.
“Tarvittaessa työntekijä pääsee dokumentteihin käsiksi myös kännykällä”, Lähdevuori kertoo.
Miksi M-Files?
M-Files on johtava tietotyön automaatioalusta. M-Filesin avulla tietotyöntekijät löytävät tietoa nopeammin, työskentelevät älykkäämmin ja saavuttavat enemmän. M-Filesissa on innovatiivinen metatietoon perustuva arkkitehtuuri, sisäänrakennettu työnkulkujärjestelmä ja kehittynyt tekoäly. Tämän ansiosta asiakkaat pystyvät eliminoimaan informaatiokaaoksen, parantamaan prosessien tehokkuutta sekä automatisoimaan tietosuojan ja vaatimustenmukaisuuden.
