Berggren
Berggren tehostaa tekoälypohjaista immateriaalioikeuksien hallintaa M-Files Cloudin avulla
Kohokohdat
- Immateriaalioikeuksiin liittyvän tiedon hallinta laajassa mittakaavassa: M-Files tukee 150 käyttäjää ja yli seitsemän miljoonan dokumentin hallintaa Berggrenin keskeisissä liiketoimintaprosesseissa.
- Tekoälyä hyödyntävät immateriaalioikeuksien työnkulut: M-Files AI laatii patenttiasiakirjoista tiivistelmiä, tunnistaa määräajat, poimii tarvittavat toimenpiteet, kääntää sisältöä ja rikastaa metatietoja automaattisesti.
- Metatietopohjainen tiedonhallinta: Rakenteinen tieto ja automatisoidut työnkulut yhdistävät tiedot, prosessit ja asiantuntemuksen koko immateriaalioikeuksien elinkaaren ajan.
- M-Files Cloud luo edellytykset tulevaisuuden innovaatioille:Berggren siirtyy M-Files Cloudiin vahvistaakseen luotettavuutta, tietoturvaa, skaalautuvuutta ja valmiuksia hyödyntää tekoälyä entistä tehokkaammin.
Käyttötapaus
Asiakastietojen hallinta
Laadunhallinta
Riskienhallinta
Toimiala
Immateriaalioikeuspalvelut
Maa
Suomi
Jaa tämä tarina
Yritys
Vuonna 1936 perustettu Berggren on kansainvälinen täyden palvelun IPR-lakitoimisto, joka tarjoaa palveluja koko immateriaalioikeuksien elinkaaren ajan. Yritys auttaa organisaatioita suojaamaan, hallitsemaan, kaupallistamaan ja puolustamaan patentteja, tavaramerkkejä, mallioikeuksia ja muita immateriaalioikeuksia.
Nykyisin Berggren työllistää noin 150 asiantuntijaa ja palvelee yli 4 000 asiakasta maailmanlaajuisesti toimipisteistään Suomessa, Saksassa, Espanjassa ja Kiinassa. Yritys hoitaa vuosittain tuhansia immateriaalioikeuksiin liittyviä toimeksiantoja ja palvelee asiakkaita startup-yrityksistä ja tutkimusorganisaatioista aina kansainvälisiin brändeihin ja pörssiyhtiöihin saakka.
Immateriaalioikeusalan työ perustuu tietoon. Patenttihakemusten, oikeudellisen kirjeenvaihdon, teknisen dokumentaation, asiakasviestinnän ja viranomaisvaatimusten on oltava helposti saatavilla, jäljitettävissä ja yhdistettävissä oikeaan liiketoimintakontekstiin. Tietomäärien kasvaessa Berggren tarvitsi ratkaisun, joka auttaisi hallitsemaan kasvavaa monimutkaisuutta sekä tukisi automaatiota, asiantuntijatyötä ja tulevia tekoälyhankkeita
Suurimmat haasteet ennen M-Filesia
Paperiarkistoista digitaaliseen tiedonhallintaan
Berggrenin digitaalinen muutos käynnistyi vuonna 2008 merkittävän haasteen myötä: noin 400 hyllymetrin paperiarkistot oli korvattava nykyaikaisella digitaalisella tiedonhallintaympäristöllä.
Vaikka suuri osa dokumenteista oli jo digitoitu, huomattava määrä yrityksen tiedoista oli edelleen hajallaan arkistoissa, verkkolevyillä sekä kansio- ja alikansiorakenteissa. Oikean dokumentin tai edes sen uusimman version löytäminen vaati usein manuaalista työtä ja paikallistuntemusta.
Immateriaalioikeuksiin liittyvän tiedon määrän ja strategisen merkityksen kasvaessa Berggren tarvitsi aiempaa skaalautuvamman ja rakenteisemman tavan hallita tietoa.
Miljoonien dokumenttien tehokas hallinta
Immateriaalioikeuksien hallinta on luonteeltaan erittäin dokumenttikeskeistä. Patenttihakemukset, tavaramerkkihakemukset, oikeudellinen kirjeenvaihto, tekninen dokumentaatio ja asiakastiedot synnyttävät valtavia tietomääriä, joiden on säilyttävä helposti saatavilla ja jäljitettävissä pitkienkin ajanjaksojen ajan. Yritys tarvitsi ratkaisun, joka tukisi yhä monimutkaisempia prosesseja ja auttaisi asiantuntijoita löytämään tarvitsemansa tiedot nopeasti ja luotettavasti.
"Jaoimme M-Filesin kanssa saman näkemyksen heti alusta lähtien. Metatietopohjainen tiedonhallinta oli tulevaisuuden ratkaisu ja paras tapa hallita dokumenttiympäristömme laajuutta ja monimutkaisuutta."
Mikko Pippuri, Digital Ninja, Berggren
Arvioidessaan erilaisia dokumentinhallintaratkaisuja Berggren tunnisti, ettei perinteisiin kansiorakenteisiin perustuva toimintamalli skaalautuisi kasvavaan tietoympäristöön. Sen sijaan yritys näki metatietoon perustuvan tiedonhallinnan tarjoavan huomattavasti paremman pitkän aikavälin ratkaisun.
"Jaoimme M-Filesin kanssa saman näkemyksen heti alusta lähtien. Metatietopohjainen tiedonhallinta oli tulevaisuuden ratkaisu ja paras tapa hallita dokumenttiympäristömme laajuutta ja monimutkaisuutta", kertoo Berggrenin Digital Ninja Mikko Pippuri.
Valmistautuminen automaation ja tekoälyn hyödyntämiseen
Viime vuosina Berggren on laajentanut automaation ja tekoälyn käyttöä, mikä on entisestään korostanut rakenteisen tiedon merkitystä.
Yrityksessä ymmärrettiin, että tekoäly voi tuottaa luotettavia ja hyödyllisiä tuloksia vain silloin, kun tieto on asianmukaisesti jäsennelty, luokiteltu ja liitetty oikeaan liiketoimintakontekstiin. Metatiedoista onkin tullut yhä tärkeämpiä, sillä ne eivät ainoastaan helpota tiedon löytämistä, vaan mahdollistavat myös laadukkaat tekoälypohjaiset tulokset.
"Hyvä metatieto on tullut entistäkin tärkeämmäksi tekoälyn aikakaudella. Sen avulla voimme tarjota oikeanlaisen kontekstin, parantaa vastausten laatua ja välttää tarpeettoman tiedon käsittelyä."
Mikko Pippuri, Digital Ninja, Berggren
M-Filesin ratkaisut
Metatietopohjaisen tiedonhallinnan perusta
Berggren valitsi M-Filesin vuonna 2008, ja siitä lähtien ratkaisu on toiminut yrityksen keskeisenä tiedonhallinta-alustana.
Lähes kahden vuosikymmenen aikana M-Filesista on kehittynyt liiketoimintakriittinen alusta, joka tukee dokumentinhallintaa, työnkulkujen automatisointia, tiedonhallinnan ohjausta sekä asiantuntijatyötä.
Tietoa ei organisoida kansiorakenteisiin, vaan metatietojen avulla. Dokumentit yhdistetään asiakkaisiin, toimeksiantoihin, määräaikoihin, immateriaalioikeuksiin, maihin ja liiketoimintaprosesseihin, mikä tekee tiedon löytämisestä ja hyödyntämisestä huomattavasti helpompaa. Nykyisin Berggrenillä on käytössään pitkälle jäsennelty tiedonhallintaympäristö, jossa tietoa voidaan hakea, käsitellä ja analysoida aina oikeassa liiketoimintayhteydessä.
Tiedon ja ydinliiketoimintaprosessien yhdistäminen
Kaikki Berggrenin keskeiset immateriaalioikeusprosessit hallitaan nykyisin M-Filesin avulla. Alusta ei ainoastaan ohjaa työntekijöitä prosessin oikeisiin vaiheisiin, vaan myös automatisoi rutiinitehtäviä, vähentää manuaalista työtä ja auttaa minimoimaan virheitä.
Metatiedot ja työnkulut muodostavat yhdessä kokonaisuuden, joka varmistaa tiedon tehokkaan kulun organisaation läpi säilyttäen samalla tiedon hallittavuuden ja jäljitettävyyden. Rakenteisen tiedon ja prosessiautomaation yhdistelmä on mahdollistanut toiminnan kasvattamisen ilman, että palvelun laatu tai toimintatapojen yhdenmukaisuus kärsivät, vaikka asiakastoimeksiantoja käsitellään vuosittain tuhansia.
Luotettava tekoäly rakentuu metatietojen varaan
Berggren hyödyntää M-Files AI:ta yhä useammassa immateriaalioikeuksiin liittyvässä työnkulussa. Yritys vastaanottaa dokumentteja asiakkailta, viranomaisilta ja yhteistyökumppaneilta eri puolilta maailmaa kymmenillä eri kielillä. M-Files AI auttaa asiantuntijoita laatimalla dokumenteista tiivistelmiä, kääntämällä sisältöä, tunnistamalla määräajat, poimimalla tarvittavat toimenpiteet sekä täydentämällä metatietoja automaattisesti.
Esimerkiksi pitkistä patenttiasiakirjoihin liittyvistä kirjeenvaihdoista tekoäly pystyy tunnistamaan hakemusten määräajat, arvioimaan edellyttääkö dokumentti toimenpiteitä sekä tuottamaan rakenteisia tiivistelmiä, joita voidaan hyödyntää työnkuluissa. Metatietojen rikastamisesta on muodostunut yksi arvokkaimmista käyttökohteista. Monissa tilanteissa M-Files AI tunnistaa dokumentista asian tai toimeksiannon numeron ja täydentää sen perusteella automaattisesti suuren määrän muita metatietoja. Tämä vähentää manuaalista työtä ja parantaa tiedon laatua sekä yhdenmukaisuutta.
"Hyvistä metatiedoista on tullut tekoälyn aikakaudella entistäkin tärkeämpiä. Ne auttavat tarjoamaan oikean kontekstin, parantavat vastausten laatua ja estävät tarpeettoman tiedon käsittelyn", Mikko kertoo. Berggren pitää metatietoja perustana, jonka ansiosta tekoälyä voidaan hyödyntää tehokkaasti myös laajassa mittakaavassa. Kun tekoälylle välitetään vain kulloiseenkin tehtävään liittyvät olennaiset tiedot, tulokset ovat tarkempia, käsittelykustannukset pienenevät ja asiantuntijat voivat luottaa tekoälyn tuottamiin vastauksiin aiempaa paremmin.
Tekoälyn hyödyntäminen dokumenttien käsittelyn ulkopuolella
Dokumenttien käsittelyn lisäksi Berggren on kehittänyt useita tekoälyä hyödyntäviä ratkaisuja, jotka perustuvat M-Filesissa hallittavaan tietoon. Yritys hyödyntää tekoälyä esimerkiksi esteellisyyksien tarkistamiseen, jolloin mahdolliset eturistiriidat voidaan tunnistaa immateriaalioikeuksiin liittyvissä toimeksiannoissa entistä tehokkaammin. Tekoälyä käytetään myös immateriaalioikeuksien analysointiin sekä ostolaskujen automaattiseen käsittelyyn.
Eräs innovatiivisimmista käyttökohteista liittyy väärennösten tunnistamiseen. Integroimalla ratkaisun suuriin verkkokauppapaikkoihin tekoäly pystyy tunnistamaan mahdollisesti väärennettyjä tuotteita, havaitsemaan epäilyttävää myyntitoimintaa sekä yhdistämään toisiinsa liittyviä myyjiä laajemmiksi verkostoiksi. Näin Berggren ja sen asiakkaat voivat tunnistaa riskejä aiempaa tehokkaammin ja tukea oikeuksien valvontaa tarkoituksenmukaisella todistusaineistolla.
M-Files Cloud luo perustan tulevaisuuden innovaatioille
Tulevan kasvun ja jatkuvan kehityksen tueksi Berggren siirtää parhaillaan M-Files-ympäristöään M-Files Cloudiin osana laajempaa Azure-pohjaista pilvisiirtymää. Siirtyminen M-Files Cloudiin parantaa palvelun luotettavuutta, vahvistaa tietoturvaa ja lisää skaalautuvuutta samalla, kun infrastruktuurin ylläpitotarve vähenee. Lisäksi se mahdollistaa nykyaikaiset yhteistyöominaisuudet, kuten yhteismuokkauksen (co-authoring), ja tukee yrityksen jatkuvaa ISO 27001 -tietoturvatyötä.
Tulokset
Immateriaalioikeuksiin liittyvän tiedon hallinta laajassa mittakaavassa
Nykyisin Berggren hallitsee keskitetyssä tiedonhallintaympäristössä yli seitsemää miljoonaa dokumenttia, ja järjestelmää käyttää noin 150 työntekijää. Se, mikä alkoi paperiarkistojen digitalisointihankkeena, on kehittynyt liiketoimintakriittiseksi alustaksi, joka tukee dokumentinhallintaa, työnkulkujen automatisointia, tekoälyhankkeita sekä koko organisaation immateriaalioikeusprosesseja.
Nopeampi pääsy tietoon ja enemmän automaatiota
Korvaamalla erilliset tietosiilot metatietopohjaisella tiedonhallinnalla Berggren on parantanut tiedon löydettävyyttä ja saavutettavuutta merkittävästi.
Asiantuntijat löytävät tarvitsemansa tiedot nopeasti ilman riippuvuutta kansiorakenteista tai aikaa vievistä manuaalisista hauista. Samalla automatisoidut työnkulut vähentävät toistuvia hallinnollisia tehtäviä ja varmistavat tiedon sujuvan etenemisen liiketoimintaprosessien eri vaiheissa.
Näin immateriaalioikeuksien asiantuntijat voivat käyttää enemmän aikaa asiakkaille lisäarvoa tuottavaan neuvontaan ja oikeudelliseen asiantuntijatyöhön sen sijaan, että aikaa kuluisi tiedon manuaaliseen hallintaan.
"M-Files tukee liiketoimintaamme aivan sen ytimessä. Vahvat metatiedot, automaatio, tekoäly ja pilvipalveluominaisuudet auttavat meitä tarjoamaan asiakkaillemme entistä parempaa palvelua samalla, kun hallitsemme jatkuvasti monimutkaistuvaa tietoympäristöä."
Mikko Pippuri, Digital Ninja, Berggren
Paremmat tekoälytulokset oikean kontekstin avulla
Berggrenin pitkäjänteinen panostus metatietoihin on osoittautunut entistä arvokkaammaksi tekoälyn kehittyessä. Koska tieto on rakenteista, toisiinsa liittyvää ja hallitusti ylläpidettyä, tekoäly pystyy hyödyntämään oikeaa liiketoimintakontekstia ja tuottamaan tarkempia sekä osuvampia tuloksia. Sen sijaan, että tekoäly käsittelisi suuria määriä asiaan liittymätöntä tietoa, se voi keskittyä kuhunkin tehtävään olennaiseen sisältöön.
Tämä parantaa vastausten laatua, tukee tiedonhallinnan vaatimusten täyttämistä ja auttaa pitämään tekoälyn käsittelykustannukset hallinnassa.
Perusta seuraavan sukupolven immateriaalioikeuspalveluille
Siirtyminen M-Files Cloudiin on Berggrenin tiedonhallinnan kehityspolun seuraava vaihe. Yhdistämällä metatietopohjaisen tiedonhallinnan, työnkulkujen automatisoinnin, tekoälyominaisuudet ja pilvipalvelujen skaalautuvuuden Berggren on rakentanut alustan, joka yhdistää tiedot, asiantuntemuksen ja prosessit koko immateriaalioikeuksien elinkaaren ajan.
"M-Files tukee liiketoimintaamme aivan sen ytimessä. Vahvat metatiedot, automaatio, tekoäly ja pilvipalveluominaisuudet auttavat meitä tarjoamaan asiakkaillemme entistä parempaa palvelua samalla, kun hallitsemme jatkuvasti monimutkaistuvaa tietoympäristöä," Mikko toteaa lopuksi.
Lähes kahdenkymmenen vuoden jatkuvan kehitystyön jälkeen M-Files on edelleen keskeinen osa Berggrenin toimintaa. Ratkaisu tukee tiedonhallintaa, asiantuntijatyötä ja yrityksen valmiuksia vastata immateriaalioikeuspalvelujen tulevaisuuden vaatimuksiin.
Näe M-Files toiminnassa
Näkeminen on uskomista. Pyydä live-esittely ja tutustu siihen, miten kontekstipohjainen tekoälypohjainen asiakirjanhallinta voi muuttaa organisaatiotasi.
