Elomatic
Tuhannet projektit vaativat kehittynyttä dokumenttienhallintaa
Kohokohdat
- Tehokkuus: M-Filesin käyttöönotto nopeutti ja tehosti dokumenttien tallentamista ja löytämistä. Aikaa jää entistä enemmän varsinaisen työn tekemiseen.
- Parantunut tietoturva: oikeat ihmiset näkevät oikeat dokumentit.
- Kehitystyö omiin tarpeisiin sopivaksi
Käyttötapaus
Projektinhallinta
Tietoturvallinen dokumenttienhallinta
Toimiala
Teollisuuden suunnittelu ja konsultointi
Maa
Suomi
Yritys
Elomatic on suomalainen teollisuuden suunnittelu- ja konsultointiyritys, joka keskittyy ihmisten ja ympäristön hyvinvointia parantaviin ratkaisuihin. Yrityksellä on alaltaan yli 50 vuoden kokemus, ja se tunnetaan suunnittelumenetelmien kehityksen edelläkävijänä.
Elomatic tarjoaa asiantuntemustaan ensimmäisestä konsultoinnista aina investoinnin elinkaaren loppuun saakka niin teollisuusyrityksille kuin julkisen sektorin organisaatioille. Yrityksen erikoisosaamisalueita ovat kone- ja laitevalmistusteollisuus, prosessi- ja energiateollisuus, meri- ja offshore-energiateollisuus sekä biotekniikka- ja lääketeollisuus.
Suurimmat haasteet ennen M-Filesia
Tiedostopohjainen dokumenttienhallinta kävi mahdottomaksi
Elomaticin työntekijöiden pöydillä on vuodessa noin 1 500 erilaista asiakasprojektia. Projektien koko vaihtelee: pienimmillään kyseessä voi olla parinsadan työtunnin projekti, kun taas suurimmissa projekteissa työtunteja on satojatuhansia. Pienimmissäkin projekteissa erilaisia dokumentteja on kymmeniä, kun taas suurimmissa projekteissa dokumenttien määrä nousee kymmeniintuhansiin. Näin suuret tiedostomäärät aiheuttivat Elomaticille tiedonhallinnallisia ongelmia: dokumentteja oli haastavaa löytää ja käsitellä.
”Tällaista dokumenttimäärää ei voi enää hallita tiedostopohjaisesti ilman metadataa”, Elomaticin digitalisaatiojohtaja Jari Åberg sanoo.
Elomaticin toimialalla myös dokumenttien tarkastaminen ja hyväksyminen on tärkeää, eikä työmaalle asti saa koskaan päästä tarkastamattomia dokumentteja. Laatu on Elomaticille tärkeä asia. Myös tietoturvallisuus on keskeisessä roolissa sen osalta, kenellä on oikeus nähdä mitäkin tietoja.
”Työskentelemme myös erilaisissa suojatuissa ja rajatuissa ympäristöissä, missä tietoturvalla on entistäkin enemmän merkitystä”, Åberg kertoo.
Myös paikka- ja aikariippumaton työskentely alkoi aiheuttaa haasteita Elomaticin dokumenttienhallintaan. Yrityksellä on toimistoja paitsi useilla paikkakunnilla Suomessa, myös ympäri maailmaa, esimerkiksi Kanadassa, Intiassa ja Saksassa. Yrityksen työntekijät tekevät töitä eri aikavyöhykkeillä ja eri sijainneissa.
”Tämä aiheuttaa haasteita siihen, miten paljon voimme työskennellä yhdessä. Tarvitsimme alustan, jossa keskustelemme dokumenttitasolla yhdessä", Åberg toteaa.
"Työskentelemme erilaisissa suojatuissa ja rajatuissa ympäristöissä, missä tietoturvalla on entistäkin enemmän merkitystä."
Jari Åberg, Digitalisaatiojohtaja, Elomatic
M-Filesin käyttöönotto alkoi pilotoinnilla
Ennen M-Filesia Elomatic oli kokeillut erilaisia ratkaisuja dokumenttienhallintaan. Projekteilla käytössä olivat esimerkiksi Kronodoc sekä oma, sisäiseen käyttöön suunniteltu Elodoc.
”Jossain vaiheessa tulimme kuitenkin siihen tulokseen, että oma ohjelmamme olisi tarvinnut enemmän kehityspanoksia. Aloimme etsiä markkinoilla olevia, valmiita alustoja. M-Files nousi esiin, sillä siinä oli kaikki ominaisuudet, mitä pidämme tärkeänä: metadatapohjaisuus, omien näkymien rakentaminen, hakumahdollisuudet ja tietoturva. Meille on myös tärkeää pystyä hallitsemaan dokumentaatio projektikohtaisesti. Projektin dokumentit ovat kaikkien niiden käytössä, kenelle on annettu oikeus ne nähdä”, Åberg kertoo.
Elomatic aloitti M-Filesin käyttöönoton pilotoimalla sitä ensin Marine-liiketoiminnassaan.
”Aloimme kehittää sitä, mikä on meidän tapamme tehdä asioita, ja mitä me tarvitsemme tältä järjestelmältä”, Åberg kuvailee.
Pilotoinnista saatiin hyviä kokemuksia, ja M-Files päätettiin ottaa käyttöön myös yrityksen muilla liiketoiminnan toimialoilla. Elomaticille on tärkeää, että dokumenttienhallinnassa voidaan huomioida jokaisen toimialan omat erillistarpeet. Toimialat saavatkin itse määritellä, millaisia ominaisuuksia ne tarvitsevat, ja M-Files mukautetaan toimialojen käyttöön sopivaksi. Luonnollisesti kokonaisuus halutaan pitää kuitenkin hallittavana ja perusrakenteet yhtenäisinä.
”Olemme päässeet selvyyteen siitä, mitä käyttäjämme haluavat. Olemme esimerkiksi rakentaneet näkymiä niin, että käyttäjät näkevät dokumenttien polut ja virtuaalikansiot ja voivat raahata dokumentit suoraan haluamaansa sijaintiin. Myös metatiedot täyttyvät automaattisesti", M-Filesin johtavana pääkäyttäjänä Elomaticilla toimiva Janne Hongisto kertoo.
"Jokaisessa projektissa projektipäällikkö kutsuu oikeat ihmiset mukaan projektiin M-Filesiin ja antaa heille ne oikeudet ja roolit, joita he tarvitsevat."
Jari Åberg, Digitalisaatiojohtaja, Elomatic
M-Filesin ratkaisut
Apua dokumenttienhallintaan
M-Filesin metatietopohjainen dokumenttienhallinta auttaa Elomaticin työntekijöitä dokumenttien tallentamisessa ja löytämisessä. Elomaticilla M-Files toimiikin ennen kaikkea apuna suuren dokumenttimäärän toimivassa varastoinnissa. Elomaticin suunnittelijat tekevät tekniset piirustukset erilaisilla mallinnusohjelmilla, ja julkaistavat dokumentit tallennetaan M-Filesiin. Jokainen julkaisu on oma versionsa, ja tarvittaessa versioissa on helppo palata aiempaan.
”Dokumenttien versionhallinta on meille todella tärkeää”, Åberg sanoo.
M-Filesista dokumentit on helppo lähettää myös asiakaskiertoon: ”Asiakkaamme saavat pääsyn projektikohtaiseen ympäristöön. Silloin asiakas voi nähdä ja hyväksyä projektiinsa kuuluvat dokumentit suoraan M-Filesissa", Åberg kertoo.
Tulevaisuudessa Elomaticin toiveissa on integroida myös yrityksen käyttämät suunnitteluohjelmat M-Filesiin.
"Olemme päässeet selvyyteen siitä, mitä käyttäjämme haluavat. Olemme esimerkiksi rakentaneet näkymiä niin, että käyttäjät näkevät dokumenttien polut ja virtuaalikansiot ja voivat raahata dokumentit suoraan haluamaansa sijaintiin. Myös metatiedot täyttyvät automaattisesti."
Janne Hongisto, Johtava pääkäyttäjä, Elomatic
Tulokset
"Ennen M-Filesin käyttöönottoa materiaalia jouduttiin usein etsimään pitkään. Vuosien myötä löytämisestä tuli tuskallisen vaikeaa. Teemme vuodessa noin 1500 projektia, joten voi vain miettiä, miten paljon dokumentteja kertyy vaikkapa kymmenessä vuodessa."
Jari Åberg, Digitalisaatiojohtaja, Elomatic
Tehostunut dokumenttienhallinta ja tietoturva
Parhaiten tuloksia M-Filesin käyttöönotosta on päästy Elomaticilla näkemään Marine-liiketoiminnassa, jossa M-Files on ollut käytössä pisimpään. Marinen dokumenttienhallinta on selkeytynyt ja nopeutunut ja sen tietoturva on parantunut, kun ihmisten pääsyä dokumentteihin on helpompi hallita. Nyt myös prosessi-, lääke- ja mekaaninen toimiala ovat päässeet hyvin mukaan M-Filesin projektikäyttöön.
”Jokaisessa projektissa projektipäällikkö kutsuu oikeat ihmiset mukaan projektiin M-Filesiin ja antaa heille ne oikeudet ja roolit, joita he tarvitsevat: näkevätkö kaikki kaiken vai näkeekö esimerkiksi hallinto vain hallinnolliset asiat ja niin edelleen”, Åberg selittää.
M-Filesin käyttöönoton ansiosta työntekijät myös löytävät etsimänsä dokumentit aiempaa nopeammin, mikä vapauttaa aikaa varsinaisen työn tekemiseen.
”Me käytämme usein projekteissa lähtökohtana aiemmissa toteutuksissa kertynyttä tietosisältöä, jonka päälle alamme kehittää uutta. Ennen M-Filesin käyttöönottoa materiaalia jouduttiin usein etsimään pitkään. Vuosien myötä löytämisestä tuli tuskallisen vaikeaa. Teemme vuodessa noin 1 500 projektia, joten voi vain miettiä, miten paljon dokumentteja kertyy vaikkapa kymmenessä vuodessa”, Åberg sanoo.
Kun dokumenttien löytyminen ja julkaisu on nopeutunut, liiketoiminnan teho on kasvanut.
Käyttö ja kehitys jatkuvat
Elomaticin jokaisella toimialalla on oma M-Files-pääkäyttäjä, jonka tehtävänä on kehittää järjestelmää ja tukea käyttäjiä. Pääkäyttäjät saavat tukea työhönsä myös M-Filesilta. Toimintaa viedään eteenpäin yhdessä, sillä lopulta M-Filesin käyttö on jatkuvaa kehitystä ja tehostamista. Käyttökokemusten myötä saadaan lisää tietoa siitä, mikä yrityksessä toimii ja mitä käyttäjät toivovat.
”M-Filesin käyttö ja kehitys jatkuu. Olemme vahvasti valitsemallamme polulla", Åberg summaa.
Miksi M-Files?
M-Files on johtava alusta tietotyön automaatioon. M-Filesin alustan avulla tietotyöläiset löytävät tiedon nopeasti, työskentelevät tehokkaasti ja saavuttavat parempia tuloksia. M-Files sisältää innovatiivisen metatietopohjaisen arkkitehtuurin, automaattisen työnkulkujen hallinnan sekä edistyneen tekoälyn. Kaiken tämän ansiosta asiakkaat pääsevät eroon informaatiokaaoksesta, parantavat prosessien tehokkuutta sekä automatisoivat tietoturvan ja vaatimustenmukaisuuden noudattamisen.