Tässä vierailevassa artikkelissa Antti Nivala, M-Files, perustaja ja toimitusjohtaja, keskustelee globaalista siirtymisestä etä- ja hybriditoimistotyöskentelyyn, joka voi aiheuttaa vahvan tiimityöskentelytaitojen erkaantumisen kollegoiden keskuudessa ja kannustaa osallistavaa yhteistyötä tiimien välillä.

Alice Cummingin tarina, 25. tammikuuta 2023

Viime vuosina yritykset ovat joutuneet vastaamaan työntekijöiden muuttuneisiin mieltymyksiin siitä, miten ja missä he haluavat työskennellä. Pandemian jälkeen monet työntekijät vaativat oikeutta tehdä etätyötä. Jotkut työntekijät olivat kuitenkin tympääntyneitä tai tyytymättömiä kotoa käsin tehtävään työhön ja päättivät, että oli aika palata takaisin toimistoon.

Hallituksen tuoreiden lukujen mukaan 38 prosenttia Yhdistyneen kuningaskunnan työntekijöistä työskenteli yksinomaan kotona kesäkuussa 2020. Syyskuuhun 2022 mennessä tämä määrä laskee 13 prosenttiin. Kotien energiakustannusten nousun vuoksi 85 prosenttia työntekijöistä harkitsee nyt paluuta toimistoon ja punnitsee, kompensoivatko lämmityslaskujen säästöt työmatkakustannukset.

Vaikka bensiinin inflaatio on hieman hidastunut, se nousee edelleen jyrkästi, 11,5 prosenttia, mikä tarkoittaa, että monien työntekijöiden työmatka on edelleen kallis. Lisäkorotukset voivat vähentää työntekijöiden kannustimia työmatkoihin, mikä johtaa siihen, että he suosivat jälleen etätyömalleja. Työnantajien on siis oltava valmiita sopeutumaan työntekijöiden työntekotottumuksiin, jotka ovat jatkuvassa muutostilassa.

Yritysten on oltava ketterämpiä, hyväksyttävä muutos ja varmistettava, että henkilöstö voi työskennellä missä tahansa muuttuvista olosuhteista riippumatta. Näin työntekijät voivat edelleen tehdä vaivattomasti yhteistyötä ja kommunikoida keskenään, olipa etätyö sitten kuukauden juttu tai toimisto ääriään myöten täynnä.

Sijaintien ja aikavyöhykkeiden ylittäminen

Yrityksille ei aiheuta päänvaivaa pelkästään työntekijöiden hajaantuminen, vaan ne kamppailevat myös eri aikavyöhykkeille hajaantuneiden työntekijöiden tarpeiden tyydyttämisen kanssa. Etätyön tarjoamien mahdollisuuksien ansiosta 62 prosenttia brittiläisistä työntekijöistä ilmoitti harkitsevansa muuttoa ja työskentelyä ulkomailla.

Työnantajat voivat kieltäytyä myöntämästä henkilöstölle oikeutta työskennellä ulkomailla, mutta tämä on harkitsematon strategia, kun otetaan huomioon työmarkkinoiden nykytilanne. Yhdistyneen kuningaskunnan työttömyysaste on tällä hetkellä vain 3,6 prosenttia, joten yrityksillä ei ole varaa jättää huomiotta huomattavaa työvoimapulaa. Siksi yritysten olisi hyödynnettävä kaikki mahdollisuudet vedota mahdollisiin hakijoihin.

Tarjoamalla huippulahjakkaille työntekijöille mahdollisuuden työskennellä mistä tahansa paikasta käsin voidaan houkutella uusia työntekijöitä ja pitää vakituinen henkilöstö.

Negatiivisen suhtautumisen sijaan yritysjohtajien olisi otettava käyttöön ennakoiva strategia, joka antaa tietotyöntekijöille mahdollisuuden tehdä yhteistyötä lähes millä tahansa laitteella ja milloin tahansa.

Tämä alkaa siitä, että kaikki kriittiset tiedot yhdistetään yhteen totuuden lähteeseen, jota tukee nykyaikainen asiakirjahallinta-alusta - alusta, joka estää tärkeiden tietojen juuttumisen tietosiiloihin tai toimistotietokoneiden paikallisille kiintolevyille ja tarjoaa työntekijöille pääsyn tarvitsemiinsa tiedostoihin sijainnista riippumatta.

Organisaatioiden olisi myös hyödynnettävä kehittyvää teknologiaa sisältöyhteistyön kulttuurin edistämiseksi. Yhteistyövälineiden avulla tiimit voivat saumattomasti laatia raportteja yhdessä, vertaisarvioida työtä ja tarkistaa sopimuksia. Tulos? Tiimityö ei koskaan lopu vain siksi, että työntekijät ovat levittäytyneet eri puolille maailmaa.

Näiden toimenpiteiden käyttöönotto parantaa liiketoiminnan joustavuutta ja lisää työntekijöille tarjottavaa lisäarvoa - merkittävä etu, kun hakijat valitsevat työnantajan ja sen kilpailijoiden välillä.

Työntekijöiden voimaannuttaminen tukemaan toisiaan

Kun he eivät voi luottaa siihen, että kollega tai esimies on toimistossa, työntekijöiden voi olla vaikea saada tarvitsemaansa tukea - työntekijät eivät voi fyysisesti lähestyä etätyöntekijän työpöytää ja pyytää apua. Tämän vuoksi yritysten on löydettävä keino varmistaa, että kokeneimmat työntekijät jakavat edelleen vuosien varrella kertynyttä tietoa nuoremmille työntekijöille.

Tämä voidaan saavuttaa kannustamalla työntekijöitä osallistumaan mentorointiohjelmiin, järjestämällä päivittäisiä tiimikokouksia, määräämällä projektikokouksia ja ottamalla käyttöön virtuaalisia tiiminrakennustilaisuuksia. Kaikkien näistä toimista saatujen tietojen, kuten kokousten tallenteiden tai tärkeiden asiakirjojen, pitäisi olla saatavilla riippumatta siitä, missä ne on tallennettu, jotta kaikki työntekijät voivat helposti löytää ja käyttää tätä yhteistä tietopankkia aina kun he tarvitsevat sitä.

Nykyaikainen lähestymistapa tiedonhallintaan helpottaa saumatonta tiedonsiirtoa koko organisaatiossa. Metatietopohjaisten asiakirjahallintajärjestelmien avulla työntekijät voivat luokitella ja merkitä kaikki tiedostot. Tämä tarkoittaa, että dokumentaatio on aina saatavilla yksinkertaisella hakusanahaulla sijainnista riippumatta.

Tämän seurauksena virtuaalisesti työskentelevien tiimin jäsenten ei tarvitse luottaa siihen, että asiakirjan omistaja on verkossa, jos he haluavat tarkastella tiettyä tiedostoa, mikä takaa tärkeiden resurssien "aina-käytettävyyden".

Osallistava lähestymistapa aivoriiheen

Kun toimiston läsnäolo vaihtelee, on tärkeää, että aivoriihi ja luovat suunnittelukokoukset ulottuvat neuvotteluhuoneiden ulkopuolelle ja että etätyöntekijät otetaan mukaan näihin keskusteluihin.

Päätöksentekijöiden olisi järjestettävä virtuaalisia aivoriihikokouksia, joissa kaikilla työntekijöillä on mahdollisuus jakaa ideoitaan ja osallistua hankkeisiin. Vaihtoehtoisesti, jos aikavyöhykkeet tai työntekijöiden poissaolot ovat ongelma, voidaan luoda jaettu asiakirja, johon tiimin jäsenet voivat jättää kysymyksiään, ehdotuksiaan tai ideoitaan.

Yhteistyökäytäntöjen on pysyttävä mukautuvina

Työntekijöiden mieltymykset, aikataulut ja saatavuus muuttuvat jatkuvasti. Joustavuuden vaaliminen, jotta voidaan mukautua kaikkiin uusiin olosuhteisiin, on olennaisen tärkeää yrityksille, jotka toivovat voivansa houkutella huippulahjakkuuksia henkilöstöpulan aikana. Työntekijöille oikeanlaisten työkalujen tarjoaminen yhteistyöhön ja tietojen jakamiseen on avain menestykseen työstä kaikkialta käsin -maailmassa.