Kirjoittanut Antti Nivala 3. helmikuuta 2023

Vanha sanonta "tieto on valtaa" on meille kaikille hyvin tuttu, olipa kyse sitten työstä, koulusta tai elämästä. Tietoa käyttämällä ja kuluttamalla voidaan saada tietoa, joka auttaa kaikkia tekemään paremmin perusteltuja mielipiteitä ja päätöksiä ja parantamaan mahdollisia tuloksia. Mutta kun organisaatioissa tallennetaan ja kulutetaan yhä enemmän tietoa, on myös vaikeampaa löytää oikeaa tietoa silloin, kun sitä tarvitaan.

Kun kyse on organisaation tietojen hallinnasta, työntekijöiden on voitava helposti hyödyntää tätä "sisäpiirin kultaa", jotta uusimmat ja parhaat tiedot voivat olla keskeinen osa yrityksen menestystä. Mutta miten yritys voi varmistaa, että kaikkea tätä hallitaan keskitetysti? Vastaus on tiedonhallinta.

Tarkastellaan kolmea avainta, joilla voit varmistaa kilpailuedun yrityksesi tiedoilla.

1. Ota käyttöön yhdistetyt hakuominaisuudet

Mitä hyötyä on siitä, että tiedoissasi on "sisäpiirin kultaa", jos et löydä sitä silloin, kun sitä tarvitset? Tässä kohtaa yhdistetty haku tulee kuvaan mukaan. Federoidun haun avulla tietotyöntekijät voivat hakea useita tekstikokoelmia samanaikaisesti, jolloin työntekijöiden on helpompi löytää tiedot, joita he tarvitsevat työssään ja liiketoiminnan suorituskyvyn parantamiseksi.
Miten se sitten toimii? Useimmilla organisaatioilla on tietoja tallennettuna useisiin eri arkistoihin - kuten verkkojakoihin, kiintolevyihin ja pilvipohjaisiin tallennusjärjestelmiin - joista voi pian muodostua monimutkainen, epäyhtenäinen verkko. Sen sijaan, että tuhlattaisiin aikaa tietyn asiakirjan etsimiseen jokaisesta arkistosta, yhdistetyn haun avulla tietotyöntekijät voivat käydä läpi kaikki arkistot kerralla. Tämä lisää nopeutta, jolla työntekijät voivat hakea tietoja ja toimia niiden sisältämien oivallusten perusteella, mikä ei ainoastaan auta työntekijöitä työskentelemään älykkäämmin, vaan myös parantaa asiakassuhteita, kun heidän tarvitsemansa tiedot ovat käden ulottuvilla.

2. Maksimoi tietojen arvo

Jotta yrityksistä voisi tulla menestyvä digitaalinen organisaatio nykyisessä yhä myrskyisämmässä liiketoimintaympäristössä, ne tarvitsevat strategian, jonka avulla ne voivat paitsi löytää helposti organisaatioon tallennetut tiedot myös maksimoida kriittisten tietojen arvon. Olemme jo todenneet, että tieto on valtaa, mutta epäonnistuminen tiedon arvostamisessa ja hallinnassa voi jättää tietotyötä tekevät yritykset alttiiksi tappioille, jotka johtuvat epäasianmukaisesta tietoturvasta, jakamiseen ja yhteistyöhön liittyvistä ongelmista sekä tiedon huonosta laadusta.

Ottamalla käyttöön tiedonhallintastrategian yritykset voivat usein parantaa liiketoimintansa tehottomuutta ja paljastaa mahdollisuuksia tulojen parantamiseen. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi parempaa integrointia markkinointi- ja myyntijärjestelmien kanssa asiakaspalvelun parantamiseksi tai tietojen markkina-arvon selvittämistä ja uusien palvelujen tarjoamista näiden tietojen pohjalta, mikä kaikki luo lisätuloja. Suurin hyöty tietojen arvon maksimoimisesta saadaan kuitenkin usein organisaation sisällä. Johto voi oppia tunnistamaan trendejä ja paikallistamaan ongelmia käyttämällä dataa liiketoimintatiedusteluna, parantamaan organisaation tehokkuutta ja luomaan uusia strategioita, joiden avulla yritys voi ylittää tavoitteensa.

3. Pidä tietosi turvassa ja sääntöjen mukaisina

Parhaat tiedonhallintastrategiat tekevät muutakin kuin vain helpottavat yritysten tiedonhakutaakkaa. Niiden avulla työntekijät voivat saada tietoa ja turvata sen liiketoimintariskien vähentämiseksi ja sen varmistamiseksi, että yritys noudattaa tietosuojamääräyksiä. Useimmat yritykset pitävät vaatimustenmukaisuutta taakkana, mutta sitä pitäisi tarkastella mahdollisuutena voittaa ja säilyttää asiakkaita. Tietosuojan asettaminen etusijalle voi olla merkittävä kilpailuetu.

Yritysten, erityisesti tiukasti säännellyillä aloilla, kuten rahoitus- tai terveydenhuoltoalalla, on asetettava ja valvottava hallintasääntöjä ja yrityskäytäntöjä, jotta varmistetaan, että vain valtuutetut henkilöt voivat tarkastella ja jakaa arkaluonteisia tietoja. Lisähyöty? Hallintosäännöt voivat helpottaa tarkastusketjujen säilyttämistä, joihin voi päästä käsiksi milloin tahansa. Kun asiakas tai sääntelyviranomainen pyytää todisteita mahdollisesta tietosuojaongelmasta, organisaatio voi siis helposti hankkia pyydetyt tiedot reaaliajassa ja välttää kovat sakot.

Vaatimustenmukaisuuteen keskittyminen ei ainoastaan lisää asiakasuskollisuutta varmistamalla, että tietosuojaoikeuksia kunnioitetaan, vaan se voi myös auttaa tietojen puhdistamisessa, mikä voi parantaa tehokkuutta. Organisaation datakartan luominen voi auttaa virtaviivaistamaan toimintoja poistamalla "ROT"-tiedot eli tarpeettomat, vanhentuneet ja vähäpätöiset tiedot, jotka syövät tallennustilaa ja hidastavat prosesseja, ja varmistamaan, että asiakastiedot pidetään ajan tasalla.

Ottamalla käyttöön tehokkaan tiedonhallintastrategian organisaatiot voivat käyttää tietojaan tietoon perustuvien liiketoimintapäätösten tekemiseen, asiakasuskollisuuden parantamiseen ja uusien tulovirtojen luomiseen. Tieto on kultainen lippu, jonka avulla voidaan lisätä kilpailuetua ja parantaa tulosta - sitä on vain osattava käyttää ja suojella.