Box on myös tärkeä osa useita muita organisaation järjestelmiä, kuten IRC:n avustusten seurantajärjestelmää, jota kutsutaan nimellä Opportunity Tracking and Implementation System (OTIS). Kun kerrallaan käsitellään jopa 700 avustushakemusta, seuranta voi olla ylivoimaista. Kun kaikki avustuksiin liittyvät tiedot on järjestetty yhteen paikkaan, työntekijät voivat käyttää ja jakaa niitä helposti.

Toinen Boxin tehtävä on koulutuksen ja muutoksenhallinnan tukeminen. Kun IRC lisäsi Salesforcen ja Office 365:n kaltaisia alustoja, käyttäjien oli saatava luottamusta ja asiantuntemusta käyttöönoton varmistamiseksi. Tämän vuoksi julkaistiin erilaisia videoita ja artikkeleita, jotka auttoivat tässä prosessissa, ja toisinaan tarjottiin yksittäistä etäkoulutusta teknologioiden edistämiseksi johtavassa asemassa oleville henkilöille. Fackler kiittää Boxia siitä, että sen avulla ihmiset voivat viestiä paljon turvallisemmin ja tehokkaammin, mistä on tullut heille "elämäntapa".

Metatietomerkinnät voittavat kansiopohjaiset tiedostot

Vaikka ECM-järjestelmät ovat yleistyneet, monet ihmiset käyttävät edelleen henkilökohtaisia, kansiopohjaisia arkistointijärjestelmiä. Tämä vaikeuttaa yhteistyötä, koska tällaiset tiedot eivät ole muiden saatavilla. M-Files perustettiin sillä lähtökohdalla, että asiakirjoja ei pitäisi hallita kansiojärjestelmien avulla, vaan merkitsemällä ne monipuolisilla metatiedoilla ja esittämällä sitten käyttäjän roolin perusteella relevantteja näkymiä tiedoista. "Kansioista voi tulla nopeasti vaikeasti hallittavia, erityisesti suurissa organisaatioissa", sanoo Ville Somppi, toimialaratkaisuista vastaava varapuheenjohtaja M-Files. "Kun asiakirjoihin liitetään laaja metatieto, käyttäjät huomaavat, että heidän tarvitsemansa asiakirjat ovat helposti saatavilla, ja he hyväksyvät keskitetyn yritysjärjestelmän käytön helpommin."

Kun asiakirjat kuvataan ja tunnistetaan tarkasti metatietojen avulla, on mahdollista soveltaa liiketoimintasääntöjä, jotka ohjaavat asiakirjan työnkulkujen läpi. Esimerkiksi myyjä, joka haluaa laittaa ehdotuksen läpi, voi luoda asiakirjan malliin ja siirtää sen seuraavalle tarkastajalle. "Järjestelmä voi panna sääntöjä täytäntöön", Somppi selitti, "ja luoda näin jäsennellyn yhteistyön." Esimerkiksi sopimuksen kohdalla voi olla tarve hyväksyntään usealla tasolla. "M-Files ymmärtää jokaisen tiedoston ja sen, mitä sille pitää tapahtua", hän lisäsi, "joten se lähettäisi asiakirjan oikeaan allekirjoitusten järjestykseen."

Metatiedot mahdollistavat vankan tietoturvan, koska ne ovat tietoisia asiakirjan sisällöstä ja kunkin käyttäjän roolista. "Henkilöstöosastolla saattaa olla vain rajallinen määrä henkilöitä, joilla on pääsy työnhakijoihin seulontaprosessin aikana", Somppi totesi. "Seuraavassa vaiheessa useat rekrytointipäälliköt saattavat päästä katsomaan hakijan tietoja. Mahdollisuus tarkastella hakemusta määräytyy kyseisen vaiheen liiketoimintasääntöjen mukaan." Säännellyillä toimialoilla tietojen seuranta voi olla erittäin tärkeää. "M-Files tietää, kuka näkee asiakirjan, kuka muuttaa sitä ja mikä on lopputulos", Somppi selitti. " Luodaan automaattinen kirjausketju, jotta organisaatio voi palata takaisin ja vahvistaa asiakirjan liikkumisen työnkulun läpi."

Jotkut asiakkaat pidättäytyvät ECM-järjestelmän käyttöönotosta, koska he pelkäävät, että kaikkien tietojen siirtäminen yritysjärjestelmään voi olla ylitsepääsemätön este tai heikentää tuottavuutta. "Meillä on joitakin strategioita näiden ongelmien lievittämiseksi", Somppi kommentoi. "Ensinnäkin käyttäjät voivat jatkaa SharePointin tai minkä tahansa aiemmin käytössä olleen tuotteen käyttöä", hän sanoi. "M-Files voi lukea SharePointia sillä aikaa, kun käyttäjät tottuvat M-Files käyttöliittymään. Kutsumme tätä lempeäksi migraatioksi."

Yhteistyö sekä kumppaneiden että asiakkaiden kanssa on yhä tärkeämpää. "Organisaatioiden väliset rajat hämärtyvät", Somppi totesi. "Projektissa saattaa olla aktiivisesti mukana ulkopuolisia konsulttiyrityksiä tai toimittajia, joiden on tiedettävä tehtävän tila." M-Files' Hubshare hankkiminen mahdollisti sellaisten portaalien luomisen, jotka ovat ulkopuolisten käyttäjien käytettävissä, mutta yhdessä M-Files' metatietojen ja liiketoimintasääntöjen kanssa antavat käyttäjille mahdollisuuden nähdä vain ne tiedot, joihin heillä on oikeus. "Halusimme keksiä yhteistyökokemuksen uudelleen tavalla, joka on helppokäyttöinen, mutta säilyttää silti hallinnan", Somppi totesi lopuksi.