Yksinkertaisen tallennuksen lisäksi dokumenttienhallintajärjestelmä (DMS) voi hallita dokumentteja aktiivisesti automaation ja älykkäiden ominaisuuksien avulla, jotka parantavat johdonmukaisuutta ja vähentävät manuaalista työtä.

Miten työnkulun automatisointi virtaviivaistaa dokumenttiprosesseja

Dokumenttienhallintajärjestelmä on enemmän kuin paikka tiedostojen tallentamiseen. Se voi hallita dokumenttejasi aktiivisesti automatisoimalla työnkulkuja, vähentämällä manuaalisia vaiheita ja auttamalla tiimiäsi pysymään johdonmukaisena ja tehokkaana.

Tässä artikkelissa selitetään, miten DMS-työnkulun automatisointi toimii, ja tuodaan esiin tärkeimmät edistyneet ominaisuudet, kuten versionhallinta, muutosten seuranta, hyväksynnät ja mukauttaminen.

Miten työnkulun automatisointi toimii asiakirjahallintajärjestelmässä?

DMS-järjestelmän työnkulun automatisointi reitittää asiakirjat automaattisesti ennalta määritettyjen vaiheiden, kuten tarkistuksen, hyväksynnän ja arkistoinnin, läpi. Sähköpostiketjujen tai manuaalisten siirtojen sijaan järjestelmä siirtää tiedostot oikealle henkilölle oikeaan aikaan.

Esimerkiksi kun joku lataa sopimuksen, asiakirjahallintajärjestelmä voi ilmoittaa siitä lakitiimille, reitittää sen esimiehelle hyväksyttäväksi ja tallentaa sitten allekirjoitetun version asianmukaisilla tunnisteilla. Prosessi on joka kerta yhdenmukainen ja vaatii vain vähän valvontaa.

Automaatio auttaa myös varmistamaan vaatimustenmukaisuuden, estämään viivästyksiä ja vähentämään inhimillisiä virheitä pitämällä työn sujuvuuden ja ennustettavuuden yllä.

Ratkaisuja, kuten M-Files antaa tiimien määrittää nämä työnkulut visuaalisesti, mikä helpottaa prosessien mukauttamista ilman mukautettua kehitystä.

Miten asiakirjahallintajärjestelmän versionhallintaominaisuudet auttavat estämään virheitä?

Asiakirjanhallintajärjestelmän versionhallinta estää virheitä seuraamalla muutoksia automaattisesti ja säilyttämällä täydellisen historian dokumenttien muokkauksista. Käyttäjät voivat nähdä, kuka teki mitäkin muutoksia ja milloin, ja tarvittaessa palata edelliseen versioon.

Näin vältetään ongelmia, kuten jonkun työn päällekirjoittaminen, väärän tiedoston muokkaaminen tai vanhentuneiden dokumenttien lähettäminen. Sen sijaan, että arvailtaisiin, mikä tiedosto on ajan tasalla, tiimit työskentelevät yhden totuuden lähteen pohjalta – selkeästi merkittyjen, aikaleimattujen ja turvallisten tiedostojen pohjalta.

Alustoilla, kuten M-Files versiohistoriaa hallitaan taustalla, mikä antaa käyttäjille varmuuden siitä, ettei mitään yksityiskohtia koskaan katoa.

Voinko seurata asiakirjojen muokkauksia ja muutoksia asiakirjahallintajärjestelmän avulla?

Kyllä, useimmat asiakirjahallintajärjestelmät sisältävät yksityiskohtaisen muutosten seurannan. Voit tarkastella dokumenttien historiaa, vertailla versioita ja tarkastaa, kuka teki kunkin muutoksen.

Tämä ominaisuus tukee vastuullisuutta, yksinkertaistaa tarkastuksia ja tarjoaa digitaalisen dokumentaatiopolun vaatimustenmukaisuuden ja laadunvarmistuksen varmistamiseksi. Olipa kyse sitten sisäisten luonnosten tai säännellyn dokumentaation hallinnasta, muokkausten seuranta auttaa tiimejä pysymään linjassa ja läpinäkyvinä.

Tukeeko asiakirjahallintajärjestelmä sähköisiä allekirjoituksia ja digitaalisia hyväksyntöjä?

Useimmat nykyaikaiset asiakirjahallintajärjestelmät tukevat sähköisiä allekirjoituksia ja digitaalisia hyväksyntöjä. Näin käyttäjät voivat allekirjoittaa tai hyväksyä asiakirjoja turvallisesti ilman tulostusta tai skannausta.

Allekirjoitukset aikaleimataan usein, linkitetään käyttäjän tunnistetietoihin ja kirjataan järjestelmään tarkastustarkoituksiin. Hyväksynnät voidaan sitoa automatisoituihin työnkulkuihin, jotka käynnistävät prosessin seuraavan vaiheen, kuten sidosryhmän ilmoittamisen, tiedoston tilan päivittämisen tai asiakirjan arkistoinnin.

Tämä nopeuttaa prosesseja, kuten sopimusten allekirjoittamista, laskujen hyväksymistä ja vaatimustenmukaisuuden dokumentointia, samalla vähentäen paperinkulutusta.

Jotkin järjestelmät, mukaan lukien M-Files , tukevat natiiveja sähköisen allekirjoituksen työkaluja ja integraatioita johtavien allekirjoituspalveluntarjoajien kanssa.

Miten automaattinen reititys asiakirjahallintajärjestelmässä parantaa työnkulun tehokkuutta?

Automaattinen reititys parantaa tehokkuutta poistamalla manuaaliset vaiheet asiakirjojen käsittelystä. Järjestelmä lähettää tiedostot seuraavalle henkilölle tai vaiheelle määriteltyjen sääntöjen, kuten asiakirjatyypin, osaston tai tilan, perusteella.

Esimerkiksi ostopyyntö voi siirtyä automaattisesti työntekijältä esimiehelle ja taloustiimille ilman, että kenenkään tarvitsee lähettää sähköpostia tai määrittää tehtävää manuaalisesti. Hälytykset ja muistutukset pitävät prosessin aikataulussa, mikä vähentää viivästyksiä ja pullonkauloja.

Tällainen automaatio auttaa yrityksiä reagoimaan nopeammin, lyhentämään läpimenoaikoja ja standardoimaan prosesseja tiimien välillä.

Ratkaisuja, kuten M-Files tue näitä automaatioita sääntöpohjaisella reitityksellä ja alustaan ​​sisäänrakennetuilla reaaliaikaisilla ilmoituksilla.

Voinko mukauttaa asiakirjahallintajärjestelmää vastaamaan organisaationi työnkulkua?

Kyllä, useimmat asiakirjahallintajärjestelmät tarjoavat työnkulun mukauttamista. Voit suunnitella prosesseja, jotka heijastavat tiimiesi todellista työskentelytapaa, mukautetuilla vaiheilla, ehdoilla, ilmoituksilla ja asiakirjatyypeillä.

Tämä tarkoittaa, että sinun ei tarvitse muuttaa prosessiasi työkalun mukaan – työkalu mukautuu tarpeisiisi. Olipa kyseessä sitten työntekijöiden perehdytys, asiakassopimukset, vaatimustenmukaisuustarkastukset tai suunnittelun hyväksynnät, räätälöity työnkulku pitää kaiken johdonmukaisena ja jäljitettävänä.

Myös räätälöinti auttaa käyttöönottoa. Kun käyttäjät näkevät järjestelmän, joka heijastaa heidän olemassa olevaa prosessiaan, mutta poistaa kiireisen työn, he todennäköisemmin käyttävät sitä.

M-Files mahdollistaa räätälöinnin vähäkoodauksen käyttöliittymän kautta, jolloin tiimit voivat rakentaa ja muokata työnkulkuja ilman IT-osaston puuttumista asiaan.

Miksi työnkulun automatisointi on mullistava tekijä

Työnkulun automatisointi on yksi nykyaikaisen asiakirjahallintajärjestelmän (DMS) tehokkaimmista ominaisuuksista. Se auttaa tiimejä poistamaan toistuvia tehtäviä, vähentämään virheitä ja viemään työtä eteenpäin nopeammin. Yhdessä ominaisuuksien, kuten versionhallinnan, muokkausten seurannan, digitaalisten hyväksyntöjen ja mukautettujen työnkulkujen, kanssa asiakirjahallintajärjestelmästä tulee enemmän kuin tallennustilaa; siitä tulee moottori älykkäämmille ja sujuvammille toimille.

Jos nykyinen prosessisi on hidas, manuaalinen tai epäjohdonmukainen, nämä edistyneet ominaisuudet voivat luoda todellista arvoa eri osastoille ja rooleille.

Työkaluja, kuten M-Files helpottavat automaation upottamista jokapäiväisiin asiakirjatehtäviin, mikä auttaa yrityksiä työskentelemään nopeammin säilyttäen samalla rakenteen ja hallinnan.

Opi, miten työnkulun automatisointi sopii osaksi dokumenttienhallinnan laajempaa kokonaisuutta, dokumenttienhallinnan perimmäisestä oppaastamme , joka kattaa kaikki tärkeimmät ominaisuudet.