Parin viime vuoden aikana asiakirjojen automatisoinnista ja oikeudellisesta teknologiasta on tullut kaupungin puheenaihe. M-Files Ment on ottanut askeleen eteenpäin vanhoista tavoista tehdä asiakirjojen automatisointia. Käytämme ratkaisustamme mielellämme termiä täysin visuaalinen, kooditon asiakirjojen automatisointi. Mitä tämä tarkoittaa käytännössä?

Otetaanpa askel taaksepäin ja käydään läpi muut mahdollisuudet luoda automatisoituja asiakirjoja. Voit käyttää esim:

• Merkintä: Luodaan kysymystä kuvaava tunniste ja vastausta kuvaava tunniste ja sijoitetaan ne oikeaan paikkaan asiakirjassa.
• Koodaus: Koodaus: Voit koodata koko asiakirjan yksittäisenä työnä. Kuulostaako se työläältä? Sitä se onkin. Periaatteessa tämä tarkoittaisi useimmille yrityksille sitä, että ne joutuisivat palkkaamaan sisäisiä tai ulkoisia asiantuntijoita työn tekemiseen.
• Esituotetut päätöspuut: Tämä on suosittu ratkaisu, joka on edelleen markkinoilla. Ensin määritetään kysymykset ja vastaukset, minkä jälkeen päätöspuu on yhdistettävä asiakirjaan. Prosessi itsessään sisältää enemmän vaiheita (esim. testaus) ja vaatii siksi enemmän aikaa verrattuna koodittomaan, visuaaliseen automaatioon.
• Nelikulmainen sulku: Tämä on aikaa vievä tehtävä.

Useimpiin edellä mainittuihin menetelmiin sisältyy aikaa vieviä valmisteluvaiheita: Molempiin vaiheisiin kuuluu paljon klikkailua ja työn tuloksen tarkistamista. Automaatioiden tekemiseen tarvitaan yleensä sisäisiä tai ulkoisia asiantuntijoita, mikä maksaa enemmän aikaa ja rahaa.

Visuaalisessa automaatiossa kaikki tapahtuu reaaliajassa, mikä heijastaa jokaista luomasi muutosta tai automaatiota. Voit lisätä, raahata ja poistaa automatisoituja kysymyksiä sekä vastauksia niihin, kaikki samassa näkymässä selaimessasi. Koska todennäköisesti tunnet automatisoitavan asiakirjan, voit aloittaa automatisointien työstämisen heti ilman, että sinun tarvitsee suorittaa toista automaation rakentamisvaihetta ennen sitä. Lataat vain asiakirjan osoitteeseen M-Files Ment ja aloitat asiakirjan läpikäynnin, lisäät tarvittavat automaatiot oikeisiin paikkoihin ja näet lopputuloksen samassa näkymässä, kaikki reaaliajassa.

Entäpä työn tarkistaminen sen jälkeen, kun automatisoinnit on tehty? Yhdellä napsautuksella osoitteessa M-Files Ment näet asiakirjan esikatselun ja voit testata sitä aivan kuten loppukäyttäjät. Toisin sanoen asiakirjaa voi tarkistaa koko ajan, ja se heijastaa muutoksia ja vastauksia automaattisiin kysymyksiin vastaavasti.

Tästä visuaalisessa asiakirjojen automatisoinnissa on kyse - helppokäyttöisyydestä, nopeudesta ja tehosta.

Tutustu tarkemmin

Katso M-Files Ment toiminnassa. Ota yhteyttä jo tänään ja tutustu alustan eri ominaisuuksiin ja siihen, miten voit hyötyä niistä.