Mitä on tiedon demokratisointi? Helppo esimerkki ja ilmeinen varoitus

Ah. Demokratia. Pyhitetty termi, joka on aina inspiroinut vapaan maailman kansalaisia. Sana, joka muistuttaa meitä Abraham Lincolnin kuuluisasta kuvauksesta: "Kansan puolesta, kansan toimesta, kansan puolesta." Lincolnin sanamuotoa mukaillen kuvaamme samalla tavalla tiedon demokratisointia yrityksessä. Tiedon demokratisointi tarkoittaa, että laajennamme ihmisten luoman yritystiedon voimaa ihmisten käyttöön.

Tietojen demokratisointi yrityksessä

Toisin sanoen se tarkoittaa, että työntekijöiden luoma tieto tulee kaikkien muiden työntekijöiden saataville. Eikö olekin parempi näin? Kun henkilöstöllä on pääsy tietoihin, he voivat tehdä parempia päätöksiä; se antaa heille näkyvyyttä, perspektiiviä ja keskeisiä näkemyksiä; se on avoimuuden perikuva. Tiedon demokratisointi on suuri tasa-arvon lisääjä.

Tietosiilot vs. tiedon demokratisointi

Annetaan esimerkki:

On vuosi 2005. Yritystieto on hajallaan koko organisaatiossa kuin autio joutomaa, ja PDF-tiedostot ja taulukkolaskentaohjelmat leijailevat ympäriinsä kuin risut. Osa on pääverkkoasemalla. Osa on ERP-ratkaisussa. Suurin osa asiakirjoista elää kuitenkin siiloutuneena yksittäisten henkilöiden tietokoneilla, kaukana kaikkien muiden silmistä.

Myyjä John saa oivalluksen ja vaihtaa muutaman dian myyntiesitykseen. Näillä muutoksilla on ollut valtava vaikutus, ja hänen myyntinsä on kasvanut. Hän aikoo kertoa näistä muutoksista tiimilleen, mutta sähköpostiviesti jää luonnosvaiheeseen, kun hän siirtyy muihin asioihin.

Kukaan ei tule koskaan huomaamaan parannuksia, ennen kuin John selittää ne.

Taloushallinnon työntekijä Elaine säilyttää laskut työpöydällään kansiossa ja lataa ne taloushallinnon ohjelmistoon maksun yhteydessä, kun hänellä on aikaa. Muut osastot ihmettelevät, missä tämä lasku on tai onko se maksettu.

Kukaan ei oikeastaan tiedä laskuista, ennen kuin Elaine kertoo, mitä on tapahtunut, tai ne näkyvät talousohjelmistossa.

Tämä on yksinkertaistettu versio siiloutuneesta tiedosta. Katsotaanpa nyt tiedon demokratisointia käytännössä.

Vuosi on 2020. Organisaatiolla on käytössä M-Files, joka toimii keskitettynä tietokeskuksena ja yhdistää verkko-kansioissa, ERP-järjestelmässä, taloushallinto-ohjelmistossa, SharePointissa ja muissa liiketoimintasovelluksissa olevat tiedot.

Myyjä Sam tutkii nykyistä asiakasta etsiessään keinoja laajentaa asiakkuutta. Hän etsii asiaankuuluvaa tietoa M-Files löytää:

• Edellisen myyjän muistiinpanot toisesta mahdollisuudesta asiakasorganisaatiossa.
• Äänitallenne asiakkaan ja hänen asiakaspalvelutiiminsä välisestä puhelinkeskustelusta, jossa asiakas kertoo, miksi hän on niin tyytyväinen yrityksen tuotteisiin.
• Aiemmat laskut, joista käy ilmi hinnanalennukset ja kampanjat, joita asiakas on hyödyntänyt.
• Asiakkaan vuosi sitten julkaisema lehdistötiedote.
• Keskeneräinen tapaustutkimusluonnos, jota markkinointitiimi työstää tämän asiakkaan kanssa.

Ja Sam saa kaiken tämän yhdellä siistillä näkymällä. Hänen ei tarvinnut kysyä 264:ltä kollegaltaan, olivatko he koskaan olleet tekemisissä tämän asiakkaan kanssa. Hän etsi ja löysi tietoa muilta ihmisiltä, tietoa, joka auttoi häntä tekemään parempia päätöksiä, auttoi häntä laatimaan arvolupauksen asiakkaan laajentamiseksi.

Tämä on tiedon demokratisointia yrityksessä.

Varoitus

Tiedon täysimääräisen demokratisoinnin ainoa huomioitava seikka on tietoturva ja käyttöoikeudet. On ilmeistä, että arkaluonteiset tiedot on suojattava ja niiden on oltava saatavilla vain niille, joilla on niihin pääsyoikeus. M-Files kaltaisten tiedonhallinta-alustojen tarjoamien dynaamisten käyttöoikeuksien ansiosta esimerkiksi työntekijöiden palkkatiedot, asiakkaiden maksutiedot ja muut arkaluonteiset tiedot näkyvät vain niille, joilla on tarvittavat käyttöoikeudet.

Kaikkialla liike-elämässä tapahtuu demokratisoitumista.

Uber antoi kaikille mahdollisuuden toimia kuljettajana ja matkustajana - omistamatta yhtään taksia.

Airbnb antoi kaikille mahdollisuuden omistaa vuokra-asuntoja ja toimia vuokranantajana – ilman, että heidän tarvitsi omistaa kiinteistöä.

Amazon antoi kaikille mahdollisuuden toimia vähittäiskauppiaana ja kuluttajana omistamatta tuotteita (ainakin useimmissa tapauksissa).

Samoin yritysten on demokratisoitava yritystiedot. Niiden on annettava työntekijöilleen valta olla tiedon luojia ja tiedon etsijöitä, kaikki samalla nopealla liikkeellä. Tie tähän digitaalisen muutoksen pilariin voi olla mutkitteleva, mutta se on sen arvoinen.

Kuten Taiwanin entinen presidentti Chen Shui-Bian sanoi: "Tie demokratiaan voi olla mutkainen ja muistuttaa jokea, joka kulkee monissa mutkissa, mutta lopulta joki saavuttaa valtameren."