Innisfree tarina

Vuonna 1997 perustettu Innisfree M&A Incorporated ja sen kokonaan omistama, Lontoossa sijaitseva tytäryhtiö Lake Isle M&A Incorporated ovat osakkeenomistajien toimintaan erikoistuneita yrityksiä, jotka tarjoavat osakkeenomistajille tiedustelutietoa, strategista neuvontaa ja valtakirjojen hankkimispalveluja maailman johtaville yrityksille ja sijoittajille. Innisfree tarjoaa asiantuntevaa neuvontaa osakkeenomistajien aktivismista, johdon palkitsemisehdotuksista, hallinnointi- ja ohjausjärjestelmäkysymyksistä, sijoittajasuhteista ja muusta.

NetDocuments osti viime vuonna Innisfree:n asiakirjahallintajärjestelmätoimittajan Worldoxin. Asiakirjahallintajärjestelmää viisi vuotta käyttänyt Innisfree Senior Data Strategist Cody Pannella kertoi, että yritys oli jo harkinnut siirtymistä uuteen järjestelmään. Tämä suunnitelma nousi Codyn prioriteettilistalle viime vuonna, kun NetDocuments ilmoitti lakkauttavansa Worldoxin.

"Nyt se muuttui mahdollisuudesta vaatimukseksi, joka tavallaan pani asiat liikkeelle, jotta voimme todella alkaa etsiä uutta asiakirjahallintajärjestelmää", Cody sanoi.

Metatietoihin perustuva lähestymistapa

New Yorkissa, Lontoossa, Pittsburghissa ja Richmondissa, VA:ssa, Innisfree edustaa satoja asiakkaita yli 20 maassa. Cody ja hänen tiiminsä tiesivät, että heidän oli varmistettava saumaton siirtyminen ja jatkettava metatietoon perustuvan asiakirjahallintajärjestelmän käyttöä.
"Halusimme varmistaa, että uusi tuote on hyvin metatietopainotteinen ja hyödyntää tapaa, jolla tallennamme tiedostoja", hän sanoo.
Aluksi 10 yritystä, Innisfree , valitsi lopulta M-Files uudeksi metatietopohjaiseksi asiakirjahallinta-alustakseen. Kun IT-tiimi oli pohtinut haasteita, joita se kohtaa ottaessaan käyttöön uuden järjestelmän, Cody sanoo, että M-Files -lähestymistapa vastasi jokaiseen niistä - ajoituksesta helppokäyttöisyyteen ja saumattomaan käyttöönottoon.

Helppokäyttöisyys

M-Files avulla Cody ja tiimi saivat käyttöönsä järjestelmän, joka muistutti aiempaa käyttöliittymää, mutta lisäsi toiminnallisuutta. "[M-Files tarjosi] minulle enemmän toiminnallisuutta, enemmän vaihtoehtoja käyttämissäni metatiedoissa, jotta en voi vain kopioida vanhaa järjestelmää, vaan voin ottaa askeleen pidemmälle ja korjata vanhaan rakenteeseen liittyviä ongelmia ja korvata ne uusilla metatietotoiminnoilla, joita M-Files tarjoaa", Cody sanoi.

Kaikki on kiinni ajoituksesta

Vaikka Cody johtaa viiden ammattilaisen tiimiä, jokaisen jäsenen oli otettava aikaa jatkaa päätoimisia tehtäviään ja lisäksi työskennellä uuden asiakirjahallintajärjestelmän testauksen ja konseptin todentamisen parissa. Ajoitus oli kaikki kaikessa.

"Halusimme varmistaa, että priorisoimme tärkeimmät osat: Pystyimme priorisoimaan ja testaamaan - mitkä ovat suurimmat huolenaiheemme, mitkä ovat suurimmat ongelmamme, mitkä ovat suurimmat ominaisuutemme, joita haluaisimme ylläpitää - ja käymään läpi ja löytämään tarkalleen, mikä sopii parhaiten", Cody sanoi.

"M-Files on tehnyt tärkeäksi auttaa tässä haasteessa", hän lisäsi. "Ajanhukkaa ei oikeastaan ollut liikaa - M-Files oli helpompi esitellä, mikä oli meille järkevää". Ja sitten meidän ei tarvinnut edes käsitellä joitakin pienempiä asioita, koska isommat asiat oli hoidettu heti."

Tulevaisuutta ajatellen Innisfree toivoo voivansa viedä tiedonhallintapelinsä seuraavalle tasolle. Cody lisää: Cody:"Työnkulkujen automatisointi on iso osa, jota tarkastelemme nyt, jotta voisimme automatisoida ja joskus virtaviivaistaa joitakin toimintoja ja prosesseja, joita meillä on sisäisesti."

Voit katsoa koko asiakastarinan videolta Innisfree klikkaamalla tästä.