Kolme tapaa tehostaa Microsoft 365 -investointia
Microsoft 365 (entinen Office 365) on digitaalisen tuottavuuden markkinoiden kiistaton markkinajohtaja, ja sillä on yli 80 prosenttia tuottavuusohjelmistojen maailmanlaajuisesta osuudesta. Tutut nimet, kuten Microsoft Excel, Microsoft SharePoint, Microsoft OneDrive, Word ja PowerPoint, ovat kiinteä osa lähes minkä tahansa toimiston jokapäiväistä toimintaa.
Vaikka Microsoft 365 tarjoaa laajan valikoiman tehokkaita ja helppokäyttöisiä tuottavuustyökaluja, paketin parhaat edut voivat myös aiheuttaa ongelmia myöhemmin.
Kun Microsoft 365 -työkalut kehittyvät jatkuvasti ja niiden käyttö helpottuu entisestään, tuloksena syntyvän tuotoksen tehokas hallinta voi paradoksaalisesti luoda uusia tuottavuushaasteita. Asiakirjojen rönsyilyyn, siiloutuneeseen tietoon ja vaatimustenmukaisuuden puutteisiin liittyvät riskit vain kasvavat, kun minkä tahansa tietotyöntekijän on helpompi luoda, monistaa ja jakaa sisältöä nopeasti.
Edistykselliset organisaatiot voivat hyödyntää tietotyön automatisointialustan tehoa lisätäkseen Microsoft 365:n tehoa, turvatakseen tietoprosesseja ja varmistaakseen vaatimustenmukaisuuden uhraamatta koko ohjelmistoinvestoinnin tuottavuushyötyjä. Näin:
Tiedon kaaoksen poistaminen
Organisaatioiden kasvaessa myös tiedot lisääntyvät. Kun tieto kasvaa, tieto leviää. Tulos? Tietotyöntekijät kamppailevat usein löytääkseen oikean tiedon tietomerestä, joka on levinnyt hajallaan oleviin tietovarastoihin, kuten Microsoft SharePoint ja Microsoft OneDrive, sekä muihin kuinMicrosoft -järjestelmiin.
Hämmästyttävät 56 prosenttia tutkituista organisaatioista sanoo, että niiden asiakirjahallintajärjestelmät eivät ole yhteydessä muihin käytössä oleviin järjestelmiin.
Vaikka Microsoft tarjoaa tehokkaita tietojen tallennus- ja hallintatyökaluja, Microsoft 365 ei sisällä valmista suunnitelmaa tai käytäntöä, jossa kartoitetaan, miten tietoja hallitaan. Asiakirjoja kopioidaan, versionhallinta epäonnistuu, eikä käyttöoikeuksien hallinta pysty mukautumaan kaoottiseen muutokseen. Tietotyöntekijät tuhlaavat aikaa oikean tiedon etsimiseen, turhautuvat ja "keksivät pyörän uudelleen" omilla tallennussuunnitelmillaan, mikä johtaa heikkoon tuottavuuteen.
Tietotyön automatisointialusta yhdistää Microsoft ja muut kuinMicrosoft -järjestelmät ja luo näin yhden totuuden lähteen yritystietoihin. Se tarjoaa myös hakuominaisuuksia, jotka auttavat löytämään tietoa pikemminkin sen perusteella, mitä se on, kuin sen perusteella, missä se on, sekä mahdollistavat asiakirjojen saatavuuden, versioiden, julkaisemisen ja jakelun hallinnan.
Työnkulkujen virtaviivaistaminen osoitteessa Microsoft SharePoint
Microsoft Microsoft SharePoint auttaa virtaviivaistamaan työnkulkuja ja maksimoimaan tuottavuuden. SharePoint integroituu automaatio-ohjelmistoihin, joten organisaatiot voivat suunnitella, ottaa käyttöön ja hallita työnkulkuja tehokkaammin. Microsoft
Tietotyön automaatioalustan integroiminen luo tehokkaan sähköisen asiakirjajärjestelmän, jossa käytetään tekoälyä tiedostojen jakamiseen ja sisällönhallintaan pilvipalvelussa.
Työnkulkujen automatisointi osoitteessa Microsoft Teams
Microsoft Teams on tehokas työkalu yhteistyön tehostamiseen, ja se tarjoaa useita lisäautomaatio-ohjelmistoja. Alusta helpottaa yhteistyötä, mahdollistaa reaaliaikaisen viestinnän ja varmistaa, että tiimit työskentelevät aina viimeisimmän tiedon pohjalta.
Microsoft Tiimit ovat ratkaisevan tärkeä väline toimivassa automatisoidussa työpaikassa, koska ne muokkaavat tuottavaa työympäristöä. Integroimalla automatisoidut työnkulut Microsoft Teamsin kanssa hyödynnät kehittyneitä ominaisuuksia, kuten tekoälyllä toimivia mukautettavia työnkulkuja. Tämä tehostaa tietotyön tehokkuutta.
Varmistetaan pääsynvalvonnan noudattaminen
Uusimmat artikkelit
Kokeile M-Files ilmaiseksi 30 päivän ajan!
Tutustu M-Files Aino GenAI-ominaisuuksiin, tehosta yhteistyötä kollegoiden kanssa, automatisoi työnkulkuja ja avaa loputtomia mahdollisuuksia.
